互聯(lián)網(wǎng)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、會議紀要、技術(shù)資料、客戶信息等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性、完整性、準確性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項經(jīng)營活動，確保檔案內(nèi)容完整、準確。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.負責(zé)檔案的保管、安全保密工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織檔案鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。7.負責(zé)對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交至綜合管理部門。2.指定專人負責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的準確、完整和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時歸還所借檔案。4.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責(zé)。3.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、借閱等。4.對檔案進行定期檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機密，維護檔案安全。6.積極參與檔案管理的各項培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營活動中形成的各類文件，如公司章程、股東會議記錄、董事會決議、管理制度、通知、報告等。2.各類合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.會議紀要、工作匯報、工作總結(jié)等。5.技術(shù)資料，如研發(fā)文檔、技術(shù)方案、測試報告等。6.客戶信息，包括客戶檔案、合作協(xié)議、往來信函等。7.人力資源檔案，如員工入職檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原件或原始記錄，如有特殊情況需要進行復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制原因和復(fù)制日期，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、內(nèi)容屬性、時間順序等進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)包括紙質(zhì)目錄和電子目錄。4.裝訂：對需要裝訂的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案內(nèi)容，避免損壞。四、檔案的保管（一）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年不等，主要包括各類業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、重要技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年不等，主要包括一般性文件、會議紀要、工作匯報等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。4.對存放檔案的貨架、櫥柜等應(yīng)進行定期檢查和維護，確保檔案存放安全。（三）檔案的存放與排列1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別、年度等進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。（四）檔案的清查與盤點1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行記錄，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)填寫《機密檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司綜合管理部門負責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離公司。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.將申請表提交至綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，借閱申請人應(yīng)填寫《機密檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.外部單位或個人因工作需要借閱公司檔案的，按照查閱程序辦理審批手續(xù)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱時應(yīng)繳納一定的押金，借閱期滿后如無檔案損壞、丟失等情況，押金予以退還。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.所在部門負責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.將申請表提交至綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作。借閱登記內(nèi)容包括借閱時間、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、預(yù)計歸還時間等。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負責(zé)人及檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的歷史價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。4.檔案是否已失去保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，交綜合管理部門組織實施銷毀。3.綜合管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式。4.檔案銷毀時，應(yīng)由兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)將《檔案銷毀清冊》交綜合管理部門存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、借閱和利用。3.確保檔案信息的安全、可靠和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、存儲等管理。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保數(shù)據(jù)安全。4.安全防護：采取安全技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止檔案信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理