一級實驗室檔案管理制度一、總則1.目的為加強一級實驗室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實驗室工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于一級實驗室全體工作人員及與實驗室相關(guān)的各類檔案管理工作。3.定義本制度所稱檔案是指實驗室在科研、教學(xué)、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則集中統(tǒng)一管理原則：實驗室檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責。分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于保管和利用。真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、可靠，如實反映實驗室的工作歷程和實際情況。保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負責實驗室檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。制定和執(zhí)行檔案管理制度，指導(dǎo)并監(jiān)督各部門的檔案管理工作。對檔案進行分類、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。做好檔案的安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為實驗室的科研、教學(xué)、管理等提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍科研項目檔案：包括項目申報書、任務(wù)書、開題報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、成果鑒定材料、專利申請文件等。教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、授課記錄、學(xué)生成績冊、實習(xí)報告、畢業(yè)論文等。行政管理檔案：實驗室的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。對外交流檔案：與國內(nèi)外其他機構(gòu)的合作協(xié)議、交流材料、來訪接待記錄等。儀器設(shè)備檔案：儀器設(shè)備的購置申請、合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。聲像檔案：實驗室的重要活動照片、錄像帶、錄音帶等。其他具有保存價值的檔案。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。對于科研項目檔案，項目負責人應(yīng)在項目完成后[X]個月內(nèi)將檔案整理好并移交檔案管理部門。教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)移交。行政管理檔案應(yīng)隨時形成隨時收集，定期移交。檔案收集過程中要注意檢查檔案的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時與形成部門溝通解決。3.整理方法檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。對破損的檔案進行修復(fù)，對字跡模糊或褪色的檔案進行復(fù)制。按照檔案形成的時間順序或邏輯順序進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。四、檔案的歸檔1.歸檔時間科研項目檔案應(yīng)在項目驗收后[X]個月內(nèi)歸檔。教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔。行政管理檔案應(yīng)在次年[X]月底前歸檔上一年度的檔案。儀器設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗收合格后[X]個月內(nèi)歸檔。聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后[X]周內(nèi)整理歸檔。2.歸檔程序檔案形成部門對檔案進行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入檔案庫房。五、檔案的保管1.保管條件檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。配備必要的檔案保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥等。2.檔案存放方式按照檔案分類方案，將檔案分類存放在檔案架上，每個檔案架應(yīng)標明類別和序號。對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，異地存放。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：實驗室的重大決策、重要會議記錄、科研成果及獎勵材料、涉及國家機密和重要商業(yè)秘密的檔案等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括：科研項目檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案等。短期保管的檔案保管期限為[X]年以下，主要包括：一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。4.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對檢查情況應(yīng)做好記錄，并建立檔案檢查臺賬。5.檔案的修復(fù)與保護對破損、褪色、霉變等受損檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)。采用科學(xué)合理的修復(fù)方法，確保檔案的原貌和信息安全。加強對檔案保護技術(shù)的研究和應(yīng)用，提高檔案的保管水平。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實性和完整性不受損害。嚴格遵守檔案保密制度，對涉及保密內(nèi)容的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、復(fù)制和傳播。2.利用范圍實驗室內(nèi)部人員因科研、教學(xué)、管理等工作需要查閱檔案。上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱實驗室檔案。司法機關(guān)因辦案需要查閱實驗室檔案。3.利用手續(xù)實驗室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)實驗室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。司法機關(guān)查閱檔案，需持有相關(guān)法律文書，經(jīng)實驗室負責人簽字同意后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱時間、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制情況等。5.檔案的借閱因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和實驗室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、抄錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。2.鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，對檔案進行鑒定。3.鑒定程序檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出需鑒定的檔案清單。檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。將檔案銷毀清冊報實驗室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀實施經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)在指定地點進行，并確保檔案徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字。5.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量、銷毀人員等信息，并將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案檢索軟件，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案在線利用平臺，方便實驗室內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位查閱檔案。檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化管理流程檔案數(shù)字化流程：檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲。檔案檢索流程：用戶登錄系統(tǒng)、輸入檢索條件、系統(tǒng)檢索并顯示結(jié)果。檔案利用流程：用戶提交利用申