職業(yè)技術(shù)學(xué)院公務(wù)接待檔案管理工作實施辦法?

一、總則1.為加強我校公務(wù)接待檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用公務(wù)接待檔案資源，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，特制定本實施辦法。2.公務(wù)接待檔案是學(xué)校在公務(wù)接待活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校管理工作的重要組成部分。3.公務(wù)接待檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、便于利用的原則，確保檔案資料的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。二、管理職責1.學(xué)校辦公室-負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校公務(wù)接待檔案管理工作，制定和完善相關(guān)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-接收、整理、保管學(xué)校層面重要公務(wù)接待活動形成的檔案資料，定期對檔案進行清查、核對和統(tǒng)計。-負責指導(dǎo)、檢查各二級學(xué)院及職能部門的公務(wù)接待檔案管理工作，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。-負責向上級主管部門及其他相關(guān)單位提供公務(wù)接待檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)。2.各二級學(xué)院及職能部門-明確專人負責本部門公務(wù)接待檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。-按照學(xué)校辦公室的要求，定期將本部門公務(wù)接待檔案移交至學(xué)校辦公室統(tǒng)一保管，配合學(xué)校辦公室開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。-負責為本部門提供公務(wù)接待檔案利用服務(wù)，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，做好相關(guān)登記工作。三、檔案收集范圍1.接待審批文件-公務(wù)接待審批表，包括接待對象、接待事由、接待時間、接待地點、接待標準等內(nèi)容。-相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示文件，如對特殊接待事項的指示、要求等。2.接待方案-詳細的接待計劃，包括行程安排、活動內(nèi)容、陪同人員等。-涉及接待活動的專項方案，如會議接待方案、參觀考察方案等。3.接待過程資料-接待活動中的各類文字材料，如歡迎辭、致辭、講話、匯報材料等。-接待活動中的照片、錄像、錄音等聲像資料，記錄接待活動的重要場景、環(huán)節(jié)和講話內(nèi)容。-接待活動中的用餐、住宿、交通等費用報銷憑證及清單，包括發(fā)票、菜單、住宿登記單、租車合同等。-與接待對象交流的信件、電子郵件、傳真等往來資料，反映接待活動中的溝通協(xié)調(diào)情況。4.紀念品資料-用于公務(wù)接待的紀念品清單，包括紀念品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。-紀念品的采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。-贈送紀念品的相關(guān)記錄，如贈送對象、贈送時間等。四、檔案整理與歸檔1.整理原則-遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。-按照年度、類別、保管期限等進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理方法-文件材料分類：將收集到的公務(wù)接待檔案資料分為審批文件、接待方案、過程資料、紀念品資料等類別。-編號編目：對每份檔案資料進行編號，并編制目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文號、題名、日期、保管期限等。-裝訂成冊：對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。3.歸檔要求-各部門應(yīng)在公務(wù)接待活動結(jié)束后的[具體時間]內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至學(xué)校辦公室。-移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、移交部門、移交人、接收部門、接收人等信息，雙方簽字確認。-學(xué)校辦公室應(yīng)對接收的檔案資料進行認真審核，對于不符合歸檔要求的，應(yīng)及時通知移交部門進行補充或整改。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.保管期限-公務(wù)接待檔案的保管期限分為永久、長期和短期，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定。-具有重要歷史價值和長期查考利用價值的檔案應(yīng)永久保存；一般的接待活動檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。-保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.檔案清查與統(tǒng)計-學(xué)校辦公室應(yīng)定期對公務(wù)接待檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。-建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門報送統(tǒng)計報表。六、檔案利用1.利用原則-嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。-優(yōu)先滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。2.利用方式-查閱：校內(nèi)各部門因工作需要查閱公務(wù)接待檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到學(xué)校辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。-借閱：因特殊情況需要借閱公務(wù)接待檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和學(xué)校辦公室負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。-復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)學(xué)校辦公室負責人批準，可對公務(wù)接待檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋學(xué)校檔案管理專用章。3.利用登記-建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)校辦公室負責對各二級學(xué)院及職能部門的公務(wù)接待檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期通報檢查情況。2.將公務(wù)接待檔案管理工作納入學(xué)校對各部門的績效考核體系，對檔案管理工作