社工站文書管理制度一、總則（一）目的為加強社工站文書管理，確保文書工作的規范化、制度化、科學化，提高工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工站全體工作人員。（三）文書管理原則1.準確規范原則：文書內容應準確無誤，格式符合規定要求。2.及時高效原則：及時處理文書，提高工作效率，確保各項工作順利進行。3.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，確保文書信息安全。二、文書種類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是指社工站在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2.適用范圍：用于傳達上級指示、部署工作、匯報情況、請示問題、答復事項等。（二）事務文書1.定義：事務文書是指社工站在日常工作中形成的各類文書，主要包括工作計劃、工作總結、工作簡報、調研報告、會議記錄、大事記等。2.適用范圍：用于記錄工作進展、總結經驗教訓、反映工作動態、開展調查研究等。（三）專業文書1.定義：專業文書是指社工站在開展專業服務過程中形成的各類文書，主要包括服務計劃、服務記錄、服務評估報告、個案記錄、小組記錄、社區活動記錄等。2.適用范圍：用于指導專業服務的開展、記錄服務過程、評估服務效果等。三、文書起草（一）起草要求1.主題明確：文書內容應圍繞主題展開，突出重點，觀點鮮明。2.內容準確：數據準確、事實清楚、邏輯嚴密，避免出現錯誤或歧義。3.語言規范：使用規范的漢字和標點符號，語言簡潔明了，通俗易懂。4.格式統一：按照規定的格式要求起草文書，確保格式規范、整齊。（二）起草流程1.明確任務：根據工作需要，確定文書起草的任務和要求。2.收集資料：收集與文書主題相關的資料，為起草工作提供依據。3.擬定提綱：根據文書主題和內容要求，擬定文書的提綱。4.起草初稿：按照提綱進行起草，形成初稿。5.修改完善：對初稿進行修改完善，確保內容準確、語言規范、格式統一。（三）審核與簽發1.審核：初稿完成后，由起草人所在部門負責人進行審核，重點審核文書內容的準確性、完整性、規范性和可行性。2.簽發：審核通過后，由社工站負責人進行簽發。重要文件需經上級主管部門審核或批準后簽發。四、文書收發與傳遞（一）收文管理1.簽收：收到外來文件后，由專人負責簽收，并在收文登記簿上詳細記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數等信息。2.登記：對簽收的文件進行編號登記，建立收文檔案。3.傳閱：根據文件內容和工作需要，確定傳閱范圍，按照規定的順序進行傳閱。傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。4.辦理：根據文件要求，由相關部門或人員負責辦理。辦理結果應及時反饋給發文單位或相關領導。5.歸檔：文件辦理完畢后，按照檔案管理規定進行歸檔保存。（二）發文管理1.擬稿：按照文書起草要求，由相關部門或人員擬寫發文稿。2.審核：發文稿擬好后，由起草人所在部門負責人進行審核，重點審核文件內容的準確性、完整性、規范性和可行性。3.簽發：審核通過后，由社工站負責人進行簽發。重要文件需經上級主管部門審核或批準后簽發。4.編號：對簽發后的文件進行編號，建立發文檔案。5.印制：根據文件內容和格式要求，進行印制。印制過程中，應確保文件質量，避免出現錯誤或瑕疵。6.蓋章：文件印制完成后，按照規定加蓋公章。7.分發：將蓋好章的文件分發給相關部門或人員，并在發文登記簿上詳細記錄文件的名稱、文號、分發單位、日期、份數等信息。（三）傳遞方式1.紙質傳遞：對于重要文件或需要存檔的文件，采用紙質傳遞方式。傳遞過程中，應確保文件安全，避免丟失或損壞。2.電子傳遞：對于一般性文件或需要快速傳遞的文件，采用電子傳遞方式。電子傳遞應使用安全可靠的網絡平臺或郵件系統，并確保文件的完整性和保密性。五、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.行政公文：包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2.事務文書：包括工作計劃、工作總結、工作簡報、調研報告、會議記錄、大事記等。3.專業文書：包括服務計劃、服務記錄、服務評估報告、個案記錄、小組記錄、社區活動記錄等。4.其他文件：包括上級主管部門下發的文件、與其他單位簽訂的合同協議、各類證書獎狀等。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文書種類和時間順序進行分類整理，確保歸檔文件的系統性和完整性。2.編號編目：對歸檔文件進行編號編目，建立檔案目錄，便于查找和利用。3.裝訂成冊：對于紙質文件，應進行裝訂成冊，確保文件的牢固和整齊。4.電子歸檔：對于電子文件，應進行備份存儲，并按照檔案管理規定進行分類整理和編號編目。（三）保管期限1.永久保管：對于具有重要歷史價值和查考利用價值的文件，應永久保管。2.長期保管：對于在一定時期內具有查考利用價值的文件，應長期保管，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管：對于在較短時期內具有查考利用價值的文件，應短期保管，保管期限一般為1年至5年。（四）保管措施1.檔案庫房：應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好。2.檔案設備：應配備必要的檔案設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等，確保檔案的安全保管。3.檔案管理人員：應配備專業的檔案管理人員，負責檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作。檔案管理人員應具備一定的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理規定。六、文書查閱與借閱（一）查閱管理1.查閱范圍：社工站工作人員因工作需要，可以查閱本部門或相關部門的檔案資料。2.查閱手續：查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續。3.查閱方式：檔案管理人員應根據查閱人的申請，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。如需復制檔案資料，應經檔案管理人員同意，并按照規定的程序進行辦理。4.查閱記錄：檔案管理人員應建立《檔案查閱登記簿》，詳細記錄查閱人的姓名、部門、查閱時間、查閱內容、查閱結果等信息。（二）借閱管理1.借閱范圍：因工作需要，確需借閱檔案資料的，應經社工站負責人批準。2.借閱手續：借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經社工站負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱責任：借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉借、復印、摘錄、泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案資料丟失、損壞的，借閱人應承擔相應的責任。5.歸還手續：借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案資料。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的數量和完整性，如有缺失或損壞，應及時查明原因，并要求借閱人予以賠償。七、文書保密（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件。2.在一定時期內需要保密的文件，如工作計劃、工作總結、調研報告等。（二）保密措施1.人員管理：加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。2.制度建設：建立健全保密制度，規范保密行為，加強對保密工作的監督和檢查。3.物理防范：采取必要的物理防范措施，如設置保密室、安裝監控設備、加密存儲等，確保文件信息安全。4.網絡安全：加強對網絡信息的安全管理，采取防火墻、加密傳輸、訪問控制等技術手段，防止文件信息泄露。（三）保密責任1.工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露工作中知悉的機密信息。2.如因工作需要，確需使用機密信息的，應經相關領導批準，并采取必要的保密措施。3.如發現機密信息泄露，應及時報告，并采取措施防止損失擴大。對泄露機密信息的責任人，將依法追究其責任。八、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復文件、錯誤文件等。3.涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件，經批準后予以銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理人員對擬銷毀的文件進行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見經社工站負責人批準后，方可進行銷毀。3.