管委會資料管理制度總則目的為了加強管委會資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率和決策科學性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于管委會各部門及全體工作人員在日常工作中涉及的各類資料管理，包括但不限于文件、報告、會議記錄、合同、檔案等。基本原則1.集中統一原則：管委會資料實行集中管理，由專門的資料管理部門或崗位負責統籌協調，確保資料管理的一致性和規范性。2.分類管理原則：根據資料的性質、來源、用途等進行分類，便于查找、使用和管理。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保資料的安全性和保密性。4.動態更新原則：資料應及時更新，確保其時效性和有效性，以適應工作發展的需要。資料分類與編號資料分類1.行政管理類：包括管委會發布的各類政策文件、通知、公告、工作計劃、總結、會議紀要等。2.業務工作類：涵蓋各部門在履行職責過程中產生的專業資料，如項目申報材料、調研報告、業務報表、技術文件等。3.合同協議類：涉及管委會對外簽訂的各類合同、協議、合作意向書等。4.人事檔案類：包含員工的個人信息、簡歷、績效考核記錄、培訓記錄、獎懲情況等。5.財務審計類：有關財務預算、決算報告、財務報表、審計報告等資料。6.其他類：上述類別未涵蓋的其他資料。資料編號為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統一編號。編號規則如下：1.行政管理類：以“XZ”開頭，后跟四位數字，如“XZ0001”。2.業務工作類：根據不同業務部門，分別以“YW1”、“YW2”等開頭，再跟四位數字，如“YW10001”。3.合同協議類：以“HT”開頭，后跟四位數字，如“HT0001”。4.人事檔案類：以“RS”開頭，后跟四位數字，如“RS0001”。5.財務審計類：以“CW”開頭，后跟四位數字，如“CW0001”。6.其他類：以“QT”開頭，后跟四位數字，如“QT0001”。編號應遵循唯一性原則，一份資料對應一個編號，不得重復。資料收集與整理收集渠道1.主動收集：各部門應定期主動向相關人員收集本部門工作中產生的資料，確保資料的及時、完整收集。2.被動接收：對于外部單位或個人提交的與管委會工作相關的資料，由資料管理部門或相關業務部門負責接收。3.電子數據采集：利用信息化手段，從辦公系統、數據庫等中采集相關資料。收集要求1.及時準確：資料收集應及時進行，確保資料的時效性，并保證資料內容真實、準確，數據完整。2.齊全完整：收集的資料應涵蓋工作的各個環節和方面，避免遺漏重要信息。3.清晰規范：資料的格式應符合規定要求，字跡清晰，簽字蓋章齊全。整理方法1.分類排序：按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類，并按時間順序或重要程度進行排序。2.編號登記：對每份資料進行編號，并在專門的資料登記冊上進行詳細登記，記錄資料的名稱、編號、來源、日期、內容摘要等信息。3.裝訂歸檔：對于紙質資料，應進行裝訂成冊，確保牢固整齊；對于電子資料，應按照分類建立文件夾，進行有序存儲。資料存儲與保管存儲方式1.紙質存儲：設立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、貨架等存儲設備，對紙質資料進行分類存放。2.電子存儲：利用服務器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，建立電子資料存儲系統，對電子資料進行備份存儲。同時，應定期對電子資料進行清理和維護，確保數據的安全性和可用性。3.異地存儲：為防止自然災害、意外事故等原因導致資料丟失，重要資料應進行異地存儲，可選擇專業的檔案存儲機構或采用云存儲等方式。保管要求1.環境要求：檔案室應保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度應符合國家相關標準，以防止資料受潮、發霉、蟲蛀等損壞。2.安全防護：檔案室應安裝防盜門窗、監控設備等安全設施，配備必要的消防器材，確保資料的安全。同時，要嚴格限制無關人員進入檔案室，對進入檔案室的人員進行登記。3.定期盤點：資料管理部門應定期對資料進行盤點，核對資料的數量、編號、存儲位置等信息，確保資料賬實相符。如發現資料丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。資料借閱與使用借閱權限1.內部借閱：管委會內部人員因工作需要借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、預計歸還日期等信息，經所在部門負責人簽字同意后，方可到資料管理部門辦理借閱手續。2.外部借閱：外部單位或個人因特殊原因需要借閱管委會資料，必須經管委會領導批準，并簽訂《資料借閱保密協議》后，方可辦理借閱手續。借閱期限1.短期借閱：一般資料的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。2.長期借閱：對于重要資料或特殊用途的資料，可根據實際情況確定長期借閱期限，但最長不得超過[X]個月。使用要求1.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、污損、標記等。2.使用資料時應嚴格按照規定的用途使用，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非工作目的。3.借閱人員歸還資料時，應確保資料完好無損，如有損壞、丟失等情況，應按照規定進行賠償。資料保密與安全保密措施1.人員管理：對涉及資料管理工作的人員進行保密教育和培訓，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.權限控制：根據資料的保密級別，設置不同的訪問權限，嚴格限制人員對資料的訪問范圍。3.物理隔離：對于涉及機密的資料，應進行物理隔離存儲，防止信息泄露。4.加密處理：對重要的電子資料進行加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。安全防范1.防火防盜：加強檔案室的防火防盜措施，配備必要的消防器材和防盜設備，定期進行檢查和維護。2.防磁防潮：對電子存儲設備采取防磁防潮措施，避免因磁場干擾或濕度變化導致數據丟失或損壞。3.網絡安全：加強網絡安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全軟件，防止網絡攻擊和數據泄露。資料銷毀與處置銷毀原則1.定期清理：資料管理部門應定期對已過期、無用或無需留存的資料進行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.嚴格審批：銷毀資料應經管委會領導批準，確保銷毀行為的合法性和合規性。3.安全銷毀：采取適當的方式對資料進行安全銷毀，防止資料被非法獲取或利用。銷毀方式1.紙質資料：可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。對于機密資料，應在專門的銷毀場所進行銷毀，并由專人負責監督。2.電子資料：應采用數據擦除、格式化等技術手段進行銷毀，確保數據無法恢復。銷毀后的存儲介質應進行物理破壞，如粉碎硬盤、消磁磁帶等。處置記錄對資料銷毀的過程應進行詳細記錄，包括銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式、批準人等信息，記錄應妥善保存，以備查閱。資料管理的監督與考核監督機制1.內部監督：資料管理部門應定期對各部門的資料管理情況進行檢查，發現問題及時督促整改。2.外部審計：管委會應定期委托專業審計機構對資料管理工作進行審計，評估資料管理的合規性和有效性。3.投訴舉報：設立投訴舉報渠道，接受管委會內部人員和外部單位或個人對資料管理違規行為的投訴舉報，對經查實的違規行為進行嚴肅處理。考核辦法1.建立考核指標體系：制定資料管理工作考核指標，包括資料收集的完整性、整理的規范性、存儲的安全性、借閱使用的合規性等方面。2.定期考核：資料管理部門應定期對各部門的資料管理工作進行考核評分，考核結果納入管委會年度績效考核體