保險公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保險公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有檔案管理工作，包括但不限于業務檔案、人事檔案、財務檔案、行政檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項業務活動和管理工作的實際情況，確保檔案內容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規章制度和操作流程。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按照規定程序進行銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.積極推進檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化，提高檔案管理工作效率和服務質量。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續。3.協助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參加檔案管理部門組織的檔案業務培訓和學習活動，不斷提高自身的檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業的檔案管理知識和技能，熟悉公司檔案管理的各項規章制度和操作流程。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、鑒定、銷毀和利用等環節，確保檔案管理工作的規范、有序進行。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。4.積極主動地為公司各部門提供檔案利用服務，及時準確地查找和提供所需檔案資料，滿足公司工作需要。5.定期對檔案管理工作進行總結和分析，及時發現問題并提出改進措施，不斷提高檔案管理工作質量和效率。6.協助檔案管理部門做好檔案信息化建設工作，負責檔案數據的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統的正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、合同、協議、報表等各類紙質和電子檔案。2.公司員工在工作中形成的重要文件、報告、總結、論文、著作等個人業務檔案。3.公司在行政管理、財務管理、人力資源管理等方面形成的各類檔案資料，如會議紀要、工作計劃、財務報表、人事檔案等。4.公司在對外交往中形成的各類文件、函件、協議、合同等檔案資料。5.其他與公司業務活動和管理工作相關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.對于重要的檔案資料，應在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。對于涉及多個部門的檔案資料，由主辦部門負責收集，并及時與相關部門溝通協調，確保檔案資料的完整性。3.檔案資料應保持原始記錄狀態，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷毀。對于不符合要求的檔案資料，應及時退回相關部門進行補充或更正。4.電子檔案應與紙質檔案同步收集，并確保電子檔案的格式規范、內容完整、存儲安全。電子檔案應按照公司規定的命名規則進行命名，并存儲在指定的存儲介質和文件夾中。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、合理、清晰。3.檔案整理應做到規范化、標準化，統一采用國家規定的檔案整理方法和標準，如《歸檔文件整理規則》等。（四）整理方法1.分類：根據檔案的性質和內容，將檔案分為業務檔案、人事檔案、財務檔案、行政檔案等大類，然后在每大類下再根據具體情況進行細分。例如，業務檔案可分為保險業務檔案、理賠檔案、客戶檔案等；人事檔案可分為員工履歷檔案、考核檔案、培訓檔案等。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數字編碼、字母編碼或數字與字母相結合的方式，如“YYYYMMDD001”，其中“YYYYMMDD”表示檔案形成日期，“001”表示該日期下的檔案順序號。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準確、完整。檔案目錄可采用紙質形式或電子形式進行保存，以便于查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立的重要文件、重大業務合同、財務審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。如一般性業務文件、短期的人事檔案等。3.保管期限的劃分應根據國家有關規定和公司實際情況進行確定，確保檔案的保管期限合理、準確。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。檔案管理人員應定期對庫房進行檢查和維護，及時發現和處理問題。3.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放位置，方便檔案管理人員快速查找檔案。4.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。電子檔案的存儲應采用異地備份的方式，防止因自然災害、設備故障等原因導致電子檔案丟失。5.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數量準確、完整。如發現檔案丟失、損壞或其他異常情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。（三）庫房管理制度1.檔案庫房實行專人負責制，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。2.進入檔案庫房人員應遵守庫房管理制度，不得在庫房內吸煙、飲食、喧嘩、亂扔雜物等，保持庫房整潔衛生。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案機密信息。4.庫房內的檔案設備和設施應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。如發現設備設施損壞或故障，應及時報告并安排維修。5.庫房管理人員應做好庫房的安全防范工作，下班前應關閉庫房門窗、電源、空調等設備設施，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應根據國家有關規定和公司實際情況，對檔案的保管期限、價值等進行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應形成鑒定報告，報告內容應包括鑒定的依據、范圍、方法、結果等，經鑒定小組負責人簽字后存檔。（二）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應按照規定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等內容，并經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門會同相關部門共同實施。銷毀過程應進行現場監督，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監銷人等內容，并由監銷人簽字確認。同時，應將《檔案銷毀申請表》與銷毀記錄一起存檔，以備查考。4.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉讓給其他單位或個人，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱、復印本部門或與本人工作相關的檔案資料。因特殊原因需要查閱、借閱其他部門檔案資料的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應根據員工的查閱需求，及時提供所需檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內容應包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、數量、借閱期限、借閱用途等內容，并經部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.復印：員工因工作需要復印檔案資料的，應填寫《檔案復印申請表》，注明復印檔案名稱、編號、數量、復印用途等內容，并經部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準。檔案管理人員應按照批準的復印內容進行復印，并做好復印登記工作。復印登記內容應包括復印日期、復印人姓名、復印檔案名稱、復印數量等。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需帶出檔案管理部門的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。3.借閱的檔案資料應按時歸還，如需延期歸還，應辦理續借手續。如發現檔案資料丟失、損壞或其他異常情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。對涉及公司機密的檔案資料，應嚴格按照保密規定進行管理和利用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質量。2.實現檔案信息資源的共享，為公司各部門提供及時、準確、全面的檔案信息服務，支持公司各項業務活動的開展。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有的紙質檔案進行數字化處理，將檔案內容掃描成電子圖像，存儲在檔案信息管理系統中。數字化檔案應按照檔案整理的要求進行分類、編號、編目等處理，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和準確性。2.檔案信息管理系統建設：建立檔案信息管理系統，實現檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。檔案信息管理系統應具備用戶權限管理、數據備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.檔案數據共享平臺建設：建立檔案數據共享平臺，實現公司各部門之間的檔案信息共享。檔案數據共享平臺應與公司其他業務系統進行集成，實現檔案信息的自動推送和共享，提高工作效率。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。