公司業務電話管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務電話的管理，規范業務電話的使用行為，確保業務溝通的順暢、高效，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用的業務電話，包括固定電話和移動電話。（三）基本原則1.規范使用原則：員工應按照本制度規定規范使用業務電話，確保通話內容清晰、準確、禮貌。2.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密規定，不得利用業務電話傳遞涉及公司機密、商業秘密或個人隱私的信息。3.高效便捷原則：以提高工作效率、便捷業務溝通為目標，合理使用業務電話資源，避免不必要的通話和費用浪費。二、業務電話的配備與管理（一）電話配備1.根據工作需要，為各部門配備必要的固定電話和移動電話。員工因工作需要可申請配備工作用移動電話，由公司統一安排或根據公司規定自行購置后按程序報銷。2.各部門應指定專人負責業務電話的日常管理，包括電話的保管、維護、故障報修等工作。（二）電話管理1.公司行政部門負責業務電話的統一登記、編號和調配工作，建立業務電話臺賬，記錄每部電話的型號、號碼、所屬部門、使用人等信息。2.定期對業務電話進行檢查和維護，確保電話設備正常運行。如發現電話故障，使用人應及時向部門負責人報告，由部門負責人安排專人進行維修或聯系公司行政部門協助處理。3.業務電話的使用人應妥善保管電話設備，不得擅自拆卸、改裝或轉借他人。如有遺失、損壞，應照價賠償。4.因工作調動、離職等原因不再使用業務電話時，使用人應及時將電話交回公司行政部門，辦理相關交接手續。三、業務電話的使用規范（一）固定電話使用規范1.接聽規范電話鈴響三聲內必須接聽，接聽電話應使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱/部門名稱]”。認真傾聽對方講話，做好記錄，并及時給予回應。如有不清楚的地方，應禮貌地請對方重復或解釋。如遇找錯電話，應禮貌告知對方，并提供正確的電話號碼。當接到與工作無關的電話時，應委婉拒絕，并說明自己正在工作，不便閑聊。2.撥打規范撥打業務電話前，應明確通話目的，整理好通話內容，確保表達清晰、簡潔。撥打外線電話時，應先撥打公司總機號碼，由總機轉接；如需直接撥打外線，應在電話號碼前加撥相應的區號。通話結束時，應禮貌道別，待對方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。3.會議電話規范如需召開會議電話，應提前通知參會人員會議時間、會議主題、參會人員名單等信息，并確保參會人員熟悉會議電話的使用方法。會議電話過程中，主持人應控制好會議節奏，確保每位參會人員都有機會發言，避免出現冷場或混亂局面。會議結束后，及時整理會議記錄，并將會議電話設備歸位。（二）移動電話使用規范1.接聽規范保持手機暢通，及時接聽工作電話。如因特殊原因無法及時接聽，應在事后盡快回電，并說明原因。接聽移動電話時，應注意周圍環境，避免在嘈雜或不方便的場合接聽電話，影響工作或泄露公司信息。與固定電話接聽規范相同，使用禮貌用語，認真傾聽對方講話，做好記錄，并及時給予回應。2.撥打規范合理安排移動電話的使用時間，避免在工作時間內頻繁撥打與工作無關的電話。如需撥打私人電話，應盡量選擇休息時間或工作間隙。撥打工作電話時，應確保通話內容與工作相關，表達清晰、簡潔，避免浪費時間。因工作需要外出時，應及時開啟手機，并保持與公司的聯系，以便及時接收工作任務和信息。3.信息安全規范妥善保管移動電話，設置開機密碼和鎖屏密碼，防止他人未經授權使用。不得在移動電話中存儲公司機密、商業秘密或個人隱私信息。如需存儲工作相關資料，應進行加密處理，并定期備份。不得利用移動電話從事違法違規活動，如發送不良信息、泄露公司機密等。四、業務電話費用管理（一）費用標準1.公司根據業務需要制定業務電話費用標準，包括固定電話月租費、通話費、移動電話套餐費、通話費等。具體費用標準由公司行政部門會同財務部門根據市場行情和公司實際情況定期進行調整。2.員工應在規定的費用標準內使用業務電話，超出部分由個人承擔。（二）費用報銷1.員工因工作需要使用業務電話產生的費用，按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時應提供正規發票，并注明費用明細和用途。2.移動電話費用報銷應根據公司規定的報銷標準和報銷流程進行，如公司統一購置的移動電話，按照公司規定的套餐費用標準進行報銷；員工自行購置的移動電話，按照公司規定的補貼標準進行報銷。3.財務部門應嚴格審核業務電話費用報銷憑證，對不符合規定的費用不予報銷。（三）費用監控1.公司行政部門定期對業務電話費用進行統計和分析，監控費用支出情況。如發現費用異常，應及時與相關部門和人員溝通，查明原因，并采取相應措施進行處理。2.對于因個人原因導致業務電話費用超支的員工，公司將進行批評教育，并要求其說明原因。如因故意浪費或違規使用業務電話導致費用超支，公司將視情節輕重給予相應的處罰。五、業務電話的信息安全管理（一）保密要求1.員工在使用業務電話過程中，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司機密、商業秘密或個人隱私信息。2.涉及公司機密、商業秘密的通話內容，應采取加密措施或在保密環境下進行，防止信息泄露。3.不得在業務電話中討論敏感話題或傳播未經證實的消息，以免引起不必要的麻煩和影響公司形象。（二）數據備份1.對于重要的業務電話通話記錄和相關數據，應定期進行備份，以防止數據丟失或損壞。2.備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并妥善保管。如遇數據丟失或損壞，應及時恢復備份數據，確保工作不受影響。（三）安全審計1.公司行政部門會同信息部門定期對業務電話的使用情況進行安全審計，檢查是否存在違規使用、信息泄露等安全問題。2.對于發現的安全問題，應及時采取措施進行整改，并追究相關人員的責任。六、業務電話的違規處理（一）違規行為界定1.未經批準擅自使用業務電話處理私人事務。2.利用業務電話傳遞公司機密、商業秘密或個人隱私信息。3.故意損壞業務電話設備或擅自拆卸、改裝電話。4.因個人原因導致業務電話費用超支且拒不說明原因或故意浪費業務電話資源。5.在業務電話中使用不文明語言或進行惡意爭吵，影響公司形象。6.違反業務電話使用規范，導致工作延誤或出現重大失誤。（二）違規處理措施1.對于首次違規的員工，公司將給予批評教育，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。3.因違規行為給公司造成經濟損失的，違規員工應承擔相應的賠償責任。4.如違規行為涉嫌違法犯罪，公司將依法移送司法機關處理。