公司前臺(tái)封閉管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司前臺(tái)管理，確保前臺(tái)工作的高效、規(guī)范運(yùn)行，維護(hù)公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺(tái)工作人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，保守公司機(jī)密。2.熱情、禮貌、周到地接待來訪人員和接聽電話。3.高效、準(zhǔn)確地處理各項(xiàng)前臺(tái)事務(wù)，及時(shí)傳達(dá)信息。二、前臺(tái)工作時(shí)間與考勤（一）工作時(shí)間前臺(tái)實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，每周工作[X]天，休息[X]天。具體工作時(shí)間為：上午：[上班時(shí)間][下班時(shí)間]下午：[上班時(shí)間][下班時(shí)間]（二）考勤管理1.前臺(tái)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請(qǐng)假，應(yīng)提前按照公司請(qǐng)假流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離崗。請(qǐng)假期間應(yīng)做好工作交接，確保前臺(tái)工作不受影響。3.考勤記錄由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)與監(jiān)督，每月公布一次考勤情況。對(duì)于違反考勤制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。三、前臺(tái)崗位職責(zé)（一）來訪接待1.熱情迎接來訪人員，主動(dòng)詢問來訪事由，并及時(shí)通知相關(guān)人員。2.引導(dǎo)來訪人員至指定接待區(qū)域就座，為其提供茶水等服務(wù)。3.對(duì)于預(yù)約來訪的人員，應(yīng)提前確認(rèn)預(yù)約信息，并做好接待準(zhǔn)備工作。4.認(rèn)真登記來訪人員信息，包括姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由等，確保信息準(zhǔn)確無誤。（二）電話接聽與轉(zhuǎn)接1.及時(shí)接聽公司電話，在電話鈴響三聲內(nèi)拿起話筒，禮貌問候并自報(bào)家門。2.認(rèn)真傾聽來電內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄重要信息，并根據(jù)情況及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員。對(duì)于無法立即轉(zhuǎn)接的電話，應(yīng)告知來電者稍候，并盡快轉(zhuǎn)接。3.對(duì)于咨詢類電話，應(yīng)耐心解答；對(duì)于投訴類電話，應(yīng)認(rèn)真記錄，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門處理。4.定期清理電話記錄，對(duì)于重要信息應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，以便查閱。（三）郵件與快遞收發(fā)1.負(fù)責(zé)公司郵件和快遞的收發(fā)工作，及時(shí)將郵件和快遞送達(dá)相關(guān)部門或人員手中。2.認(rèn)真登記郵件和快遞的收發(fā)信息，包括寄件人、收件人、郵件/快遞內(nèi)容、收發(fā)時(shí)間等，確保郵件和快遞的流轉(zhuǎn)記錄清晰可查。3.對(duì)于重要郵件和快遞，應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，并提醒其妥善保管。4.定期清理郵件和快遞存根，對(duì)于已處理完畢的郵件和快遞應(yīng)進(jìn)行分類歸檔，以便日后查閱。（四）辦公用品管理1.負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放和保管工作，建立辦公用品臺(tái)賬，記錄辦公用品的出入庫情況。2.根據(jù)辦公用品的使用情況，定期向行政部門申請(qǐng)補(bǔ)充辦公用品，確保前臺(tái)工作的正常開展。3.妥善保管辦公用品，防止辦公用品的丟失、損壞和浪費(fèi)。對(duì)于損壞或過期的辦公用品，應(yīng)及時(shí)清理并申請(qǐng)更換。（五）前臺(tái)區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)1.保持前臺(tái)區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每天上班前對(duì)前臺(tái)桌面、地面、門窗等進(jìn)行清潔，確保前臺(tái)環(huán)境干凈整潔。2.定期清理前臺(tái)區(qū)域的文件、資料和雜物，保持前臺(tái)工作區(qū)域的有序。3.注意前臺(tái)區(qū)域的綠植養(yǎng)護(hù)，及時(shí)澆水、修剪，確保綠植生長良好，為前臺(tái)環(huán)境增添生機(jī)。（六）信息傳達(dá)與通知發(fā)布1.及時(shí)傳達(dá)公司內(nèi)部的各類通知、文件和信息，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解公司動(dòng)態(tài)。2.根據(jù)公司要求，在前臺(tái)區(qū)域發(fā)布重要通知和公告，如會(huì)議通知、活動(dòng)通知等，確保員工能夠及時(shí)獲取相關(guān)信息。3.對(duì)于需要傳達(dá)給特定人員的信息，應(yīng)確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)，避免出現(xiàn)信息遺漏或錯(cuò)誤傳達(dá)的情況。四、前臺(tái)工作流程與規(guī)范（一）來訪接待流程1.來訪人員到達(dá)前臺(tái)時(shí)，前臺(tái)工作人員應(yīng)主動(dòng)起身迎接，微笑問候：“您好，請(qǐng)問您找哪位？”2.詢問來訪事由，如來訪人員為預(yù)約來訪，應(yīng)確認(rèn)預(yù)約信息：“請(qǐng)問您是[預(yù)約單位/人]的[預(yù)約人姓名]嗎？您預(yù)約的時(shí)間是[預(yù)約時(shí)間]，預(yù)約事項(xiàng)是[預(yù)約事項(xiàng)]。”3.如來訪人員無預(yù)約，應(yīng)禮貌告知：“不好意思，麻煩您稍等一下，我?guī)湍?lián)系一下[被訪部門/人員]，看是否方便接待您。”然后通過電話或內(nèi)部通訊工具聯(lián)系被訪部門/人員，確認(rèn)是否接待。4.得到被訪部門/人員同意接待后，引導(dǎo)來訪人員至指定接待區(qū)域就座，并為其提供茶水等服務(wù)：“請(qǐng)您這邊坐，我給您倒杯茶。”5.將來訪人員信息登記在《來訪人員登記表》上，包括姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由、被訪部門/人員等：“麻煩您填寫一下這張登記表。”6.在來訪人員等待期間，前臺(tái)工作人員應(yīng)保持微笑，關(guān)注來訪人員的需求，如有需要及時(shí)提供幫助。7.被訪部門/人員到來后，前臺(tái)工作人員應(yīng)進(jìn)行介紹：“[被訪人員姓名]，這位是[來訪人員姓名]，來自[來訪人員單位]。”然后引導(dǎo)雙方進(jìn)行交流。8.來訪結(jié)束后，前臺(tái)工作人員應(yīng)起身相送：“感謝您的來訪，祝您工作順利，再見！”并將來訪人員送出前臺(tái)區(qū)域。（二）電話接聽與轉(zhuǎn)接流程1.電話鈴響三聲內(nèi)，前臺(tái)工作人員拿起話筒，禮貌問候：“您好，[公司名稱]前臺(tái)，請(qǐng)問有什么可以幫您？”2.傾聽來電內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄重要信息，如來電者姓名、單位、聯(lián)系電話、來電事由等：“請(qǐng)您稍等一下，我記錄一下。”3.根據(jù)來電內(nèi)容，判斷是否需要轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員：如為內(nèi)部電話，直接轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員，并告知來電者：“請(qǐng)您稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)接到[部門名稱/人員姓名]。”如為外部電話，需要確認(rèn)是否為公司業(yè)務(wù)相關(guān)電話，如為業(yè)務(wù)相關(guān)電話，轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員；如為非業(yè)務(wù)相關(guān)電話，禮貌拒絕：“不好意思，我們這里是[公司名稱]，您可能打錯(cuò)電話了。”4.對(duì)于無法立即轉(zhuǎn)接的電話，應(yīng)告知來電者稍候，并每隔一分鐘向來電者反饋轉(zhuǎn)接情況：“請(qǐng)您稍等一下，[被轉(zhuǎn)部門/人員]正在忙，我再幫您催一下。”5.轉(zhuǎn)接成功后，告知來電者：“您的電話已接通，請(qǐng)講。”并做好電話記錄。6.電話結(jié)束后，輕輕放下話筒，整理電話記錄。（三）郵件與快遞收發(fā)流程1.收到郵件或快遞后，首先查看郵件或快遞的收件人信息，確認(rèn)是否為公司收件。2.對(duì)于收件人為公司具體部門或人員的郵件和快遞，在郵件和快遞登記簿上詳細(xì)登記寄件人、收件人、郵件/快遞內(nèi)容、收發(fā)時(shí)間等信息：“請(qǐng)您在這張登記簿上簽一下字。”3.將郵件和快遞按照收件人部門或人員進(jìn)行分類整理，對(duì)于緊急郵件和快遞，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取：“[收件人姓名]，您有一封緊急郵件，請(qǐng)盡快到前臺(tái)領(lǐng)取。”4.收件人領(lǐng)取郵件和快遞時(shí)，要求其在郵件和快遞登記簿上簽字確認(rèn)：“請(qǐng)您在這里簽個(gè)字，證明您已領(lǐng)取。”5.對(duì)于需要轉(zhuǎn)發(fā)給其他部門或人員的郵件和快遞，及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，并做好記錄：“這封郵件需要轉(zhuǎn)發(fā)給[轉(zhuǎn)發(fā)部門/人員]，我已經(jīng)做好記錄了。”6.定期清理郵件和快遞存根，對(duì)于已處理完畢的郵件和快遞存根，按照月份進(jìn)行分類歸檔，保存期限為[X]年：“這些郵件和快遞存根已經(jīng)處理完畢，我按照月份進(jìn)行了分類歸檔，保存期限為[X]年，以備查閱。”（四）辦公用品管理流程1.前臺(tái)工作人員根據(jù)辦公用品的使用情況，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息：“我需要領(lǐng)用[辦公用品名稱]，規(guī)格是[規(guī)格]，數(shù)量是[數(shù)量]。”2.將《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交給行政部門負(fù)責(zé)人審批：“請(qǐng)您審批一下這張申請(qǐng)表。”3.行政部門負(fù)責(zé)人審批通過后，前臺(tái)工作人員到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公用品，并在《辦公用品出入庫登記表》上簽字確認(rèn)：“我已領(lǐng)取[辦公用品名稱]，規(guī)格是[規(guī)格]，數(shù)量是[數(shù)量]。”4.妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，放置在指定位置，確保辦公用品的安全和整潔。5.定期檢查辦公用品的庫存情況，當(dāng)庫存不足時(shí)，及時(shí)填寫《辦公用品補(bǔ)充申請(qǐng)表》，提交給行政部門：“[辦公用品名稱]庫存不足了，請(qǐng)補(bǔ)充。”6.行政部門根據(jù)《辦公用品補(bǔ)充申請(qǐng)表》進(jìn)行采購或調(diào)配辦公用品，并更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》。（五）前臺(tái)區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)流程1.每天上班前，前臺(tái)工作人員首先清理前臺(tái)桌面，將文件、資料等整理擺放整齊，擦拭桌面灰塵：“先把桌面清理一下，把文件擺放整齊，再擦擦灰塵。”2.用掃帚清掃前臺(tái)地面，清除地面上的雜物和垃圾：“把地面掃一下，看看有沒有垃圾。”3.用拖把拖地，確保地面干凈、無水漬：“拖完地后，要把地拖干，別留下水漬。”4.擦拭前臺(tái)門窗玻璃，保持玻璃明亮干凈：“把門窗玻璃擦一下，要擦得透亮。”5.定期清理前臺(tái)區(qū)域的綠植，澆水、修剪枝葉：“給綠植澆點(diǎn)水，把多余的枝葉修剪一下。”6.檢查前臺(tái)區(qū)域的物品擺放是否整齊，如有物品擺放不規(guī)范的情況，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整：“看看這些物品擺放得整不整齊，不整齊的話調(diào)整一下。”（六）信息傳達(dá)與通知發(fā)布流程1.收到公司內(nèi)部通知、文件或信息后，仔細(xì)閱讀，確保理解通知、文件或信息的內(nèi)容和要求：“先把這個(gè)通知看一下，看看都有啥要求。”2.根據(jù)通知、文件或信息的性質(zhì)和要求，確定傳達(dá)范圍和傳達(dá)方式：對(duì)于全體員工的通知，通過公司內(nèi)部通訊工具、公告欄等方式進(jìn)行傳達(dá)：“這個(gè)通知需要發(fā)給全體員工，我在公司內(nèi)部通訊工具上發(fā)一下，再在公告欄上張貼一份。”對(duì)于特定部門或人員的通知，通過電話、郵件等方式進(jìn)行單獨(dú)傳達(dá)：“[部門/人員姓名]，有個(gè)通知需要傳達(dá)給您，我給您打個(gè)電話說一下。”3.在傳達(dá)通知、文件或信息時(shí)，確保傳達(dá)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如有疑問及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通確認(rèn)：“我對(duì)這個(gè)通知有點(diǎn)疑問，跟[相關(guān)部門/人員]再確認(rèn)一下。”4.對(duì)于需要發(fā)布在前臺(tái)區(qū)域的通知和公告，按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行制作，確保通知和公告內(nèi)容清晰、醒目：“這個(gè)通知要發(fā)布在前臺(tái)，我按照格式要求做一下，保證內(nèi)容清楚。”5.將制作好的通知和公告張貼在前臺(tái)區(qū)域的指定位置，并拍照留存：“通知做好了，張貼在前臺(tái)指定位置，我拍張照片留存。”6.定期檢查前臺(tái)區(qū)域的通知和公告，如有過期或不需要的通知和公告，及時(shí)進(jìn)行清理：“看看前臺(tái)的通知和公告，過期的就撕下來清理掉。”五、前臺(tái)工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從工作安排，不得擅自離崗、串崗。2.嚴(yán)禁在前臺(tái)區(qū)域吸煙、吃東西、玩手機(jī)、玩游戲等與工作無關(guān)的行為。3.保守公司機(jī)密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、客戶信息、內(nèi)部文件等。4.不得利用前臺(tái)工作之便謀取私利，不得接受供應(yīng)商或客戶的賄賂、禮品等。（二）行為規(guī)范1.前臺(tái)工作人員應(yīng)保持良好的形象和精神風(fēng)貌，著裝整潔、得體，言行舉止文明、禮貌。2.接待來訪人員和接聽電話時(shí)，應(yīng)使用文明用語，態(tài)度熱情、親切，不得使用生硬、冷漠的語言。3.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，提高工作效率和質(zhì)量，及時(shí)、準(zhǔn)確地處理各項(xiàng)前臺(tái)事務(wù)，不得推諉、拖延。4.團(tuán)結(jié)同事，積極配合其他部門的工作，共同維護(hù)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。5.不斷學(xué)習(xí)和提升自身業(yè)務(wù)能力，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)政策法規(guī)，為來訪人員和公司員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。六、前臺(tái)工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、服務(wù)意識(shí)等。2.工作能力：包括業(yè)務(wù)知識(shí)掌握程度、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。3.工作業(yè)績：包括來訪接待、電話接聽與轉(zhuǎn)接、郵件與快遞收發(fā)、辦公用品管理、前臺(tái)區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)、信息傳達(dá)與通知發(fā)布等工作的完成情況。（二）考核方式1.定期考核：每月由行政部門負(fù)責(zé)人對(duì)前臺(tái)工作人員進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，行政部門可隨時(shí)對(duì)前臺(tái)工作人員進(jìn)