公司內部禮品管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司內部禮品的管理，明確禮品的使用范圍、審批流程、采購與發放等環節，確保禮品的合理使用，維護公司正常運營秩序，增強員工歸屬感和忠誠度，促進公司與員工、合作伙伴之間的良好關系。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構全體員工，以及因業務往來涉及的合作伙伴。3.禮品定義本制度所指禮品包括但不限于節日禮品、生日禮品、商務禮品、員工福利禮品、表彰獎勵禮品等各類用于公司內部溝通、員工關懷、業務拓展及關系維護的物品。二、禮品管理原則1.合規性原則禮品的管理應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保各項操作合法合規。2.必要性原則禮品的發放應基于實際需求，避免不必要的浪費，注重禮品的實用性和價值性。3.公平性原則在禮品的選擇、發放等環節應遵循公平、公正的原則，確保員工及合作伙伴享有平等的待遇。4.預算控制原則嚴格控制禮品費用預算，確保禮品支出在公司財務預算范圍內，避免超支。三、禮品管理職責分工1.人力資源部門負責制定和完善公司內部禮品管理制度，并監督執行。統籌規劃公司年度禮品預算，根據不同節日、活動等需求，合理分配預算額度。組織員工生日禮品、節日禮品等常規福利禮品的采購、發放工作。負責對各部門提交的特殊禮品申請進行審核，并報公司領導審批。建立員工禮品檔案，記錄員工禮品領取情況。2.行政部門協助人力資源部門進行禮品的采購工作，負責與供應商溝通、洽談，確保禮品的質量和供應及時性。負責禮品的倉儲管理，做好禮品的驗收、入庫、保管、出庫等工作，確保禮品的安全與完整。根據人力資源部門的安排，組織禮品的發放工作，確保發放過程的有序進行。3.各業務部門根據業務需要，提出商務禮品、表彰獎勵禮品等特殊禮品的申請，并詳細說明申請理由、禮品用途、預計金額等信息。配合人力資源部門和行政部門做好禮品的相關工作，如提供員工信息、協助禮品發放等。四、禮品預算管理1.預算編制人力資源部門應于每年年底前，根據公司下一年度的經營計劃、員工人數、業務發展需求等因素，編制公司下一年度禮品預算草案。禮品預算草案應明確各類禮品的預算金額、預算用途、發放對象等內容，并提交公司財務部門進行審核。財務部門根據公司整體財務狀況和預算安排，對禮品預算草案進行審核，提出調整意見后，報公司領導審批。2.預算執行禮品預算一經批準，應嚴格執行。各部門應在預算范圍內合理安排禮品的采購和使用，不得超預算支出。人力資源部門應定期對禮品預算的執行情況進行監控和分析，及時發現并解決預算執行過程中出現的問題。如遇特殊情況需要調整預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。3.預算調整在禮品預算執行過程中，如因業務發展、市場變化、政策調整等原因需要調整預算，相關部門應及時向人力資源部門提出預算調整申請。人力資源部門對預算調整申請進行審核后，會同財務部門提出調整方案，報公司領導審批。經批準后的預算調整方案應作為預算執行的依據。五、禮品采購管理1.供應商選擇人力資源部門和行政部門應共同建立禮品供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行綜合評估，選擇優質供應商作為禮品采購合作伙伴。禮品供應商應具備合法經營資質，能夠提供符合公司需求的禮品產品，并能按照合同約定及時、準確地交付禮品。定期對禮品供應商進行評估和考核，對于不符合要求的供應商，應及時淘汰并更新供應商庫。2.采購流程各部門根據實際需求填寫禮品采購申請表，詳細注明禮品名稱、規格、數量、用途、預計金額等信息，并提交至人力資源部門。人力資源部門對禮品采購申請表進行審核，審核通過后，根據禮品預算情況，確定采購方式（集中采購或分散采購）。對于集中采購的禮品，由行政部門負責與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。對于分散采購的禮品，由申請部門按照公司相關規定自行選擇供應商進行采購，但需在采購完成后及時將采購發票、采購清單等資料提交至人力資源部門和財務部門備案。采購人員應嚴格按照采購合同或相關規定進行采購，確保禮品的質量和交貨期。在采購過程中，如發現供應商提供的禮品存在質量問題或其他違約行為，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如更換禮品、追究違約責任等。3.采購驗收禮品到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、規格、質量、外觀等是否與采購合同或申請要求一致。對于驗收合格的禮品，行政部門應辦理入庫手續，并填寫禮品入庫單。入庫單應注明禮品名稱、規格、數量、供應商名稱等信息。對于驗收不合格的禮品，行政部門應及時與供應商聯系，要求供應商限期更換或處理。如因供應商原因造成的損失，公司有權追究供應商的違約責任。六、禮品發放管理1.常規禮品發放員工生日禮品、節日禮品等常規福利禮品，由人力資源部門根據員工檔案信息，制定禮品發放清單，并通知行政部門進行發放。行政部門按照禮品發放清單，組織禮品發放工作。發放過程中，應做好記錄，確保禮品準確無誤地發放到員工手中。員工領取禮品時，需在禮品發放登記表上簽字確認。對于因員工離職、調動等原因不再符合發放條件的，人力資源部門應及時調整禮品發放清單，避免禮品誤發。2.特殊禮品發放商務禮品、表彰獎勵禮品等特殊禮品的發放，由相關業務部門填寫禮品發放申請表，詳細說明禮品發放對象、發放原因、禮品內容等信息，并提交至人力資源部門審核。人力資源部門對禮品發放申請表進行審核，審核通過后報公司領導審批。經批準后，由行政部門按照審批意見進行禮品發放。在特殊禮品發放過程中，應注重禮品的針對性和實用性，確保禮品能夠充分體現公司對員工或合作伙伴的關懷與認可。同時，要做好禮品發放的宣傳工作，營造良好的企業文化氛圍。3.禮品發放記錄與存檔人力資源部門應建立禮品發放臺賬，詳細記錄禮品的發放時間、發放對象、禮品名稱、規格、數量等信息，以便查詢和統計分析。行政部門應妥善保管禮品發放過程中的相關資料，如禮品采購合同、發票、入庫單、發放清單、員工簽字記錄等，作為禮品管理的重要檔案資料進行存檔。存檔期限按照公司檔案管理規定執行。七、禮品使用規范1.員工個人使用員工領取的生日禮品、節日禮品等福利禮品，歸員工個人所有，員工可根據自身需求合理使用。員工在使用禮品過程中，應遵守公司各項規章制度，不得將禮品用于違法違規或損害公司利益的行為。2.商務用途商務禮品的使用應與公司業務活動相關，旨在維護公司與合作伙伴的良好關系，促進業務合作的順利開展。在贈送商務禮品時，應注重禮品的檔次和文化內涵，體現公司的誠意和形象。同時，要遵循適度、得體的原則，避免過度贈送禮品造成不良影響。商務禮品的贈送應按照公司相關規定履行審批手續，明確禮品贈送的對象、時間、金額等信息，并做好禮品贈送記錄。3.表彰獎勵用途表彰獎勵禮品主要用于對在工作中表現優秀、為公司做出突出貢獻的員工或團隊進行獎勵，激勵員工積極進取，提升工作績效。表彰獎勵禮品的選擇應具有一定的價值和紀念意義，能夠充分體現公司對受獎人員的認可和鼓勵。在頒發表彰獎勵禮品時，應舉行莊重的頒獎儀式，營造良好的表彰氛圍，增強受獎人員的榮譽感和歸屬感。八、禮品監督與審計1.監督機制公司設立禮品管理監督小組，由人力資源部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督小組負責對公司禮品管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保禮品管理工作規范、透明。人力資源部門應定期向公司領導匯報禮品管理工作情況，包括禮品預算執行情況、采購與發放情況、禮品使用效果等，接受公司領導的監督和指導。員工有權對禮品管理過程中的違規行為進行舉報，公司將對舉報內容進行調查核實，并根據調查結果進行相應處理。2.審計要求財務部門應定期對禮品費用進行審計，檢查禮品費用的支出是否符合公司財務制度和禮品預算規定，確保禮品費用的合理性和合規性。審計部門應不定期對禮品管理工作進行專項審計，重點審查禮品采購、發放、使用等環節的內部控制制度執行情況，發現問題及時提出整改意見，