公司個人信息管理制度總則目的本制度旨在規范公司對員工個人信息的收集、存儲、使用、共享、保護及管理等活動，確保員工個人信息的安全與合法使用，維護員工的合法權益，同時符合國家相關法律法規及監管要求。適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作方以及因工作需要接觸員工個人信息的第三方服務提供商。基本原則1.合法性原則：公司收集、使用、處理員工個人信息應遵守國家法律法規的規定，確保各項活動合法合規。2.正當性原則：公司獲取員工個人信息應基于正當、合理的目的，不得超出工作需要過度收集。3.必要性原則：公司處理員工個人信息應限于實現處理目的的最小范圍，選擇對員工權益影響最小的方式。4.保密性原則：公司應采取必要的保密措施，防止員工個人信息泄露、篡改或丟失。5.安全性原則：公司應確保員工個人信息的存儲、傳輸等過程安全可靠，具備相應的技術防護手段。個人信息的收集收集范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式（如手機號碼、電子郵箱）、家庭住址等。2.教育背景：學歷、畢業院校、專業等。3.工作經歷：過往工作單位、職位、工作時間等。4.薪酬福利信息：工資、獎金、福利、社保繳納等情況。5.考勤信息：出勤記錄、請假情況等。6.培訓記錄：參加的內部培訓、外部培訓課程等信息。7.績效評估信息：績效考核結果、能力評估等。8.其他信息：根據工作需要收集的其他與員工相關的個人信息，如緊急聯系人信息等。收集方式1.入職資料填寫：員工在入職時需填寫《員工入職登記表》，提供上述相關個人信息。2.系統錄入：人力資源部門將員工提供的信息錄入公司人力資源管理系統。3.業務部門補充：因工作需要，業務部門可在權限范圍內要求員工補充特定的個人信息，但應說明收集目的和用途。4.其他途徑：如員工主動提交的與工作相關的個人信息變更申請等。告知義務1.在收集員工個人信息前，公司應通過適當方式向員工明確告知收集的目的、范圍、方式以及員工享有的權利等內容。2.對于通過入職資料填寫等方式收集信息的，應在相關表格中顯著位置進行提示說明。個人信息的存儲存儲方式1.公司主要通過人力資源管理系統存儲員工個人信息，確保數據的電子化管理和便捷查詢。2.對于重要的紙質個人信息文件，如員工檔案等，應存放在專門的檔案柜中，并進行分類管理。存儲安全措施1.對人力資源管理系統采取訪問控制措施，設置不同的用戶權限，只有經過授權的人員才能訪問和修改員工個人信息。2.定期對系統數據進行備份，備份數據存儲在安全的位置，并定期進行恢復測試，確保數據的可恢復性。3.對存放紙質檔案的場所安裝監控設備，限制無關人員進入，確保檔案的安全。4.采取數據加密技術，對存儲的員工個人信息進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。存儲期限1.員工在職期間，其個人信息將按照公司規定的期限進行存儲，以滿足公司正常的人力資源管理和業務運營需求。2.員工離職后，公司將根據法律法規及公司政策規定的期限繼續存儲其個人信息，主要用于處理可能出現的勞動糾紛、稅務申報等事宜。存儲期限屆滿后，將按照規定進行妥善銷毀或匿名化處理。個人信息的使用使用目的1.人力資源管理：用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利核算、職業發展規劃等人力資源管理活動。2.業務運營：支持公司的日常業務運作，如客戶服務、項目執行等，確保員工能夠履行工作職責。3.合規要求：滿足國家法律法規、稅務申報、勞動監察等方面的合規要求。使用方式1.公司內部各部門根據工作需要，在授權范圍內通過人力資源管理系統查詢和使用員工個人信息。2.在進行薪酬核算、績效評估等工作時，相關部門可依據系統中的信息進行數據處理和分析，但應確保數據使用的準確性和合法性。3.如需將員工個人信息用于其他特定目的，應經過員工本人同意，并按照相關規定進行審批。限制與禁止1.公司不得將員工個人信息用于與本制度規定的目的無關的其他用途。2.未經員工書面同意，公司不得向任何第三方披露員工個人信息，但法律法規另有規定或經法定程序要求披露的除外。個人信息的共享共享范圍1.公司內部共享：在人力資源管理、財務、法務等不同部門之間，根據工作流程和職責需要共享員工個人信息，以確保各項工作的協同開展。2.第三方合作伙伴：與公司有業務合作關系的第三方服務提供商，如社保代理機構、薪酬發放銀行、培訓服務機構等，在必要范圍內共享員工個人信息，以完成相關業務操作。共享原則1.公司與第三方共享員工個人信息時，應確保第三方具備合法處理個人信息的能力和資質，并與其簽訂保密協議，明確雙方在個人信息保護方面的權利和義務。2.共享的員工個人信息應限于實現合作目的所必需的范圍，不得超出合作事項的要求進行共享。共享審批1.公司內部部門之間共享員工個人信息，應填寫《個人信息共享申請表》，說明共享目的、共享信息內容、接收部門等，經本部門負責人審批后，提交至人力資源部門備案。2.與第三方合作伙伴共享員工個人信息，需由相關業務部門發起申請，詳細說明合作事項、共享信息范圍、第三方情況等，經業務部門負責人、法務部門審核、公司分管領導審批后，方可進行共享。個人信息的保護安全培訓1.公司定期組織員工進行個人信息保護方面的培訓，提高員工對個人信息安全的認識和保護意識。2.培訓內容包括個人信息保護法律法規、公司個人信息管理制度、安全操作規范等，確保員工了解個人信息保護的重要性及自身在保護工作中的責任。安全意識教育1.在公司內部宣傳個人信息保護的重要性，通過內部通告、宣傳欄、郵件等方式，向員工傳達個人信息保護的相關知識和要求。2.提醒員工注意保護個人信息，如不隨意透露個人賬號密碼、謹慎對待外部信息收集請求等，增強員工的自我保護能力。安全審計與監督1.公司定期對個人信息管理情況進行內部審計，檢查個人信息收集、存儲、使用、共享等環節是否符合本制度規定和法律法規要求。2.設立專門的監督機制，接受員工對個人信息保護問題的反饋和投訴，及時處理并跟蹤整改情況。應急處理1.制定個人信息安全事件應急預案，明確在發生個人信息泄露、丟失等安全事件時的應急處理流程和責任分工。2.一旦發生安全事件，應立即采取措施進行處置，如停止相關操作、評估影響范圍、通知受影響的員工和相關部門、向監管部門報告等，并及時進行調查和整改，防止類似事件再次發生。員工個人信息權利保障知情權1.員工有權了解公司收集、存儲、使用、共享其個人信息的情況，公司應按照員工要求，以適當方式提供相關信息。2.員工對公司個人信息管理活動有疑問或異議時，有權向公司人力資源部門或相關負責人咨詢和反映。更正權1.員工發現其個人信息存在錯誤或不準確的情況時，有權向公司提出更正申請。2.公司收到更正申請后，應及時進行核實，并在規定時間內完成信息更正。刪除權1.在符合法律法規規定的情形下，員工有權要求公司刪除其個人信息。2.公司應在收到刪除申請并核實后，按照規定流程進行個人信息刪除操作，但法律法規另有規定需留存的除外。拒絕權1.對于公司超出本制度規定目的收集、使用其個人信息的行為，員工有權拒絕。2.對于公司未經其同意向第三方共享個人信息的情況，員工有權提出異