物料申領(lǐng)申購管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司物料申領(lǐng)申購流程，加強物料管理，確保物料的合理使用與及時供應(yīng)，提高公司運營效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在生產(chǎn)、辦公等活動中涉及的物料申領(lǐng)申購管理。（三）基本原則1.按需申領(lǐng)申購原則：各部門及員工應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申領(lǐng)申購物料，避免浪費和積壓。2.歸口管理原則：物料的申領(lǐng)申購工作由指定的歸口管理部門負責(zé)，確保流程的統(tǒng)一與規(guī)范。3.預(yù)算控制原則：物料申領(lǐng)申購應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進行，嚴格控制費用支出。4.高效及時原則：簡化流程，提高工作效率，確保物料能夠及時供應(yīng)，不影響公司正常運營。二、職責(zé)分工（一）使用部門1.負責(zé)根據(jù)工作實際需求，準(zhǔn)確填寫物料申領(lǐng)申購申請，詳細說明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.對申領(lǐng)申購的物料進行驗收，確保物料的質(zhì)量、數(shù)量等符合要求，并及時將驗收情況反饋給相關(guān)部門。3.負責(zé)本部門物料的合理使用與保管，定期盤點，避免物料的丟失、損壞等情況發(fā)生。（二）歸口管理部門1.采購部門負責(zé)審核物料申領(lǐng)申購申請，根據(jù)庫存情況、采購周期等因素，確定采購計劃，并組織實施采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估與管理。負責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行與跟蹤，確保采購物料按時、按質(zhì)、按量到貨。負責(zé)辦理采購物料的入庫、付款等手續(xù)。2.倉庫管理部門負責(zé)物料的入庫、存儲、發(fā)放等管理工作，確保物料的安全與完整。建立物料庫存臺賬，及時更新庫存信息，定期進行盤點，做到賬實相符。根據(jù)物料申領(lǐng)申購申請，及時發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。對庫存物料進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找與管理。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核物料申領(lǐng)申購申請的費用預(yù)算，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負責(zé)對采購合同的付款條款進行審核，辦理付款手續(xù)，并對物料采購成本進行核算與分析。3.定期對物料采購費用進行統(tǒng)計與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）審批部門1.部門負責(zé)人負責(zé)對本部門物料申領(lǐng)申購申請進行初審，確保申請的合理性與必要性，并簽字確認。2.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對物料申領(lǐng)申購申請進行最終審批。三、物料分類與編碼（一）物料分類1.生產(chǎn)物料：包括原材料、零部件、半成品、包裝材料等，用于產(chǎn)品的生產(chǎn)制造過程。2.辦公物料：如辦公用品、辦公設(shè)備、耗材等，用于日常辦公活動。3.維修物料：用于設(shè)備維修、保養(yǎng)的各類零部件、工具等。4.其他物料：不屬于以上分類的其他物料。（二）物料編碼1.公司建立統(tǒng)一的物料編碼體系，對每一種物料賦予唯一的編碼。2.物料編碼應(yīng)包含物料類別、規(guī)格型號、版本等信息，便于識別與管理。3.各部門在申領(lǐng)申購物料時，應(yīng)按照統(tǒng)一的編碼填寫申請，確保物料信息的準(zhǔn)確與一致。四、物料申領(lǐng)流程（一）填寫申領(lǐng)申請1.使用部門根據(jù)工作需要，在公司規(guī)定的物料申領(lǐng)系統(tǒng)中填寫物料申領(lǐng)申請，詳細注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.對于緊急需求的物料，應(yīng)在申請中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。（二）部門初審1.使用部門負責(zé)人對本部門的物料申領(lǐng)申請進行初審，審核申請的合理性與必要性，確認是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。2.如申請合理，部門負責(zé)人簽字確認后提交至歸口管理部門。（三）歸口管理部門審核1.采購部門采購部門收到物料申領(lǐng)申請后，首先查詢庫存系統(tǒng)，確認是否有足夠的庫存可供發(fā)放。若庫存充足，采購部門直接通知倉庫管理部門發(fā)放物料，并在系統(tǒng)中記錄發(fā)放情況。若庫存不足，采購部門根據(jù)物料的采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，評估采購需求，確定采購計劃，并填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)包含物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間、采購預(yù)算等信息。2.倉庫管理部門倉庫管理部門收到采購部門的發(fā)放通知或采購申請單后，對庫存物料進行核對。如庫存物料與申請信息一致，倉庫管理部門及時辦理物料發(fā)放手續(xù)，將物料發(fā)放給使用部門，并更新庫存臺賬。如發(fā)現(xiàn)庫存物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，倉庫管理部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并處理。（四）審批1.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，采購申請單提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點審核采購申請的必要性、預(yù)算合理性、采購渠道的可靠性等，如無異議則簽字批準(zhǔn)。（五）采購實施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。（六）驗收與入庫1.物料到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具等。2.物料到貨時，倉庫管理部門會同使用部門按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物料進行驗收。3.驗收內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，確保物料符合要求。4.如驗收合格，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，將物料存入倉庫，并更新庫存臺賬；如驗收不合格，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）發(fā)放與使用1.倉庫管理部門根據(jù)物料申領(lǐng)申請或發(fā)放通知，及時將物料發(fā)放給使用部門。2.使用部門在收到物料后，應(yīng)檢查物料的質(zhì)量、數(shù)量等是否與申請一致，并在物料發(fā)放記錄上簽字確認。3.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途合理使用物料，不得挪作他用或浪費。五、物料申購流程（一）提出申購需求1.當(dāng)公司需要采購新的物料或現(xiàn)有物料無法滿足工作需求時，使用部門應(yīng)填寫物料申購申請。2.申購申請應(yīng)詳細說明申購物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)要求、預(yù)計使用時間等信息。3.對于特殊規(guī)格或定制的物料，應(yīng)提供詳細的技術(shù)圖紙、技術(shù)協(xié)議等資料。（二）部門初審1.使用部門負責(zé)人對物料申購申請進行初審，審核申購的必要性、合理性，確認是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。2.如申購申請合理，部門負責(zé)人簽字確認后提交至歸口管理部門。（三）歸口管理部門審核1.采購部門采購部門收到物料申購申請后，對申購物料進行市場調(diào)研，了解供應(yīng)商情況、價格走勢等信息。評估申購物料的必要性與可行性，審核申購數(shù)量、規(guī)格型號等是否合理。如申購申請合理，采購部門填寫采購申請單，并提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.技術(shù)部門（如有需要）對于技術(shù)含量較高的物料申購，技術(shù)部門應(yīng)參與審核，提供技術(shù)支持與建議。審核申購物料的技術(shù)要求是否明確、合理，是否符合公司產(chǎn)品或業(yè)務(wù)需求。（四）審批1.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，采購申請單提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮申購物料的必要性、預(yù)算合理性、技術(shù)可行性、市場供應(yīng)情況等因素，如無異議則簽字批準(zhǔn)。（五）采購實施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單，按照物料申領(lǐng)流程中的采購實施環(huán)節(jié)進行操作，包括選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同、跟蹤采購進度等。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)與使用部門、技術(shù)部門等保持密切溝通，及時反饋采購進展情況。（六）驗收與入庫1.物料到貨后，按照物料申領(lǐng)流程中的驗收與入庫環(huán)節(jié)進行操作，確保物料質(zhì)量合格并及時入庫。六、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對物料進行盤點，確保賬實相符。2.盤點周期分為月度小盤點、季度大盤點和年度全面盤點。3.月度小盤點由倉庫管理部門自行組織，對部分重點物料進行盤點；季度大盤點由財務(wù)部門牽頭，會同倉庫管理部門、使用部門等共同進行；年度全面盤點由公司統(tǒng)一組織，對所有物料進行全面盤點。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點報告，說明盤點結(jié)果、盤盈盤虧情況及原因分析等。5.對于盤盈盤虧的物料，應(yīng)查明原因，按照公司規(guī)定的審批流程進行處理，調(diào)整庫存臺賬。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門根據(jù)物料的庫存周轉(zhuǎn)率、安全庫存等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫存低于或高于預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息，通知采購部門和使用部門。3.采購部門根據(jù)庫存預(yù)警信息，及時調(diào)整采購計劃，確保物料的合理庫存水平。（三）呆滯物料處理1.倉庫管理部門定期對庫存物料進行清查，識別呆滯物料。2.呆滯物料是指庫存時間較長、使用量極少、已無使用價值或價值不大的物料。3.對于呆滯物料，倉庫管理部門應(yīng)填寫呆滯物料處理申請單，說明呆滯原因、數(shù)量、價值等信息。4.經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，倉庫管理部門可采取降價銷售、報廢處理、與供應(yīng)商協(xié)商換貨等方式處理呆滯物料。5.處理呆滯物料產(chǎn)生的損益，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行核算與處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對物料申領(lǐng)申購及庫存管理情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料申領(lǐng)申購流程的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、物料使用的合理性等。3.檢查方式包括查閱文件記錄、實地盤點、現(xiàn)場詢問等。（二）考核機制1.建立物料申領(lǐng)申購及庫存管理考核機制，對各部門及相關(guān)責(zé)任人進行考核。2.考核指標(biāo)包括物料申領(lǐng)申購的及時性、準(zhǔn)確性、合理性，庫存周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率、呆滯物料處理情況等。3.考核結(jié)果與部門績效、個人績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對