物業公司報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務管理，規范費用報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本報銷管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：報銷費用必須真實、合法，不得虛報、瞞報。2.合理性原則：費用報銷應符合公司業務實際需要，具有合理性。3.審批流程原則：嚴格按照規定的審批流程進行報銷，確保審批環節完整、有效。4.及時性原則：員工應及時報銷費用，避免逾期。二、費用報銷范圍及標準（一）差旅費1.定義：員工因工作需要到公司所在地以外的地區出差所發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用飛機票：根據實際出差情況，經審批后可乘坐經濟艙。如因特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙，需提前報上級領導批準。火車票：優先選擇高鐵二等座，如因特殊情況需乘坐一等座或軟臥，需提前報上級領導批準。長途汽車票：根據實際情況選擇合適的車次，按照票面金額報銷。市內交通費：出差期間，市內交通費用按照每人每天[X]元的標準報銷，憑有效票據實報實銷。如因特殊情況需要乘坐出租車，需注明事由并經上級領導批準。3.住宿費用員工出差住宿標準根據地區差異分為不同檔次，具體標準如下：一線城市：每人每天[X]元。二線城市：每人每天[X]元。三線及以下城市：每人每天[X]元。同性員工兩人以上（含兩人）一同出差，應根據實際情況安排合住，如需單獨住宿，需經上級領導批準，超出標準部分自理。4.餐飲費用出差期間的餐飲補貼按照每人每天[X]元的標準執行，不再報銷其他餐飲費用。如因業務需要發生的招待費用，按照公司招待費管理制度執行。（二）業務招待費1.定義：公司因業務需要而發生的宴請、禮品贈送、娛樂等費用。2.審批流程業務招待費應提前填寫《業務招待費申請表》，詳細注明招待事由、招待對象、預計金額等信息，經部門負責人審核后報分管領導審批。招待費發生后，應及時憑有效票據報銷，并附上《業務招待費申請表》。3.標準業務招待費應嚴格控制，不得超支。招待費用應根據招待對象和業務性質合理安排，原則上每次招待費用不得超過[X]元。禮品贈送應符合公司規定，不得贈送貴重禮品，禮品費用應在業務招待費總額中合理控制。（三）辦公用品及低值易耗品1.定義：公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、辦公家具等物品。2.采購流程各部門根據實際工作需要，填寫《辦公用品采購申請表》，經部門負責人審核后報行政部門。行政部門匯總各部門需求后，統一進行采購。采購應選擇正規供應商，確保物品質量和價格合理。3.報銷標準辦公用品及低值易耗品應憑有效發票報銷，發票上應注明物品名稱、規格、數量、單價等信息。對于批量采購的辦公用品及低值易耗品，應附采購清單，并由采購人員和驗收人員簽字確認。（四）通訊費1.定義：員工因工作需要發生的手機通訊費用。2.報銷標準公司根據員工崗位性質和工作需要，制定不同的通訊費報銷標準。具體標準如下：管理人員：每人每月[X]元。業務人員：每人每月[X]元。員工應憑通訊費發票報銷，發票上應注明手機號碼、費用所屬期間等信息。（五）車輛費用1.定義：公司車輛發生的加油費、過路費、停車費、維修保養費等費用。2.報銷流程車輛費用由車輛使用部門或駕駛員負責報銷，報銷時應填寫《車輛費用報銷單》，注明費用明細、行駛里程等信息。車輛費用報銷應附上加油發票、過路費發票、停車費發票、維修保養清單等有效票據，并經車輛使用部門負責人審核后報財務部門。3.標準加油費應根據實際行駛里程和油耗標準報銷，過路費、停車費憑有效票據實報實銷。車輛維修保養費應提前填寫《車輛維修保養申請表》，經車輛管理部門審核后報分管領導審批，維修保養費用應在預算范圍內，憑維修保養發票和清單報銷。三、報銷流程（一）費用報銷申請1.員工發生費用支出后，應及時填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發生日期、事由、金額、附件張數等信息。2.《費用報銷單》應按照費用類別分別填寫，如差旅費、業務招待費、辦公用品及低值易耗品等。（二）部門負責人審核1.員工所在部門負責人對費用報銷的真實性、合理性進行審核，確認費用與工作相關且符合公司規定后，在《費用報銷單》上簽字審批。2.部門負責人應重點審核費用支出是否符合業務實際需要，是否超出預算范圍，附件是否齊全、有效。（三）財務審核1.財務部門對費用報銷進行審核，主要審核票據的真實性、合法性、完整性，費用計算是否準確，報銷流程是否合規等。2.財務審核人員如發現問題，應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關信息。如報銷不符合規定，財務審核人員有權拒絕報銷。（四）分管領導審批1.根據公司審批權限規定，部分費用報銷需經分管領導審批。分管領導對費用報銷進行最終審批，確認無誤后在《費用報銷單》上簽字。2.分管領導應重點審核費用支出對公司業務的影響，是否符合公司整體利益。（五）總經理審批1.對于重大費用支出或超出預算的費用報銷，需經總經理審批。總經理對費用報銷進行全面審查，做出最終決策。2.總經理審批通過后，費用報銷方可進入報銷支付環節。（六）報銷支付1.財務部門根據審批通過的《費用報銷單》，按照公司財務制度和相關規定進行報銷支付。2.報銷支付方式包括現金支付、銀行轉賬等，具體支付方式根據公司規定和實際情況確定。四、報銷時間規定（一）日常費用報銷員工應在費用發生后的[X]個工作日內填寫《費用報銷單》，并按照報銷流程進行審批報銷。如遇特殊情況無法及時報銷，應提前向財務部門說明原因。（二）差旅費報銷員工出差返回后，應在[X]個工作日內整理好出差期間的費用票據，填寫《差旅費報銷單》，按照報銷流程進行審批報銷。（三）年終報銷每年年底，財務部門將對全年費用報銷情況進行清理和結算。員工應在規定時間內完成當年所有費用的報銷，逾期未報銷的費用將不再受理。五、報銷票據要求（一）真實性報銷票據必須是真實發生的，不得偽造、變造。票據內容應與實際業務相符，包括發票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務名稱、規格型號、數量、單價、金額等信息。（二）合法性報銷票據應符合國家法律法規和稅務規定，發票應加蓋發票專用章，收據等其他票據應加蓋財務專用章或收款專用章。不符合規定的票據不得作為報銷憑證。（三）完整性報銷票據應完整無缺，不得有涂改、挖補等情況。發票應附相應的清單，清單內容應與發票一致。對于需要審批的票據，審批手續應齊全。（四）時效性報銷票據應在規定的有效期內報銷，過期票據不得報銷。一般情況下，發票的報銷有效期為開票日期后的[X]個月內。六、特殊情況處理（一）無發票情況1.如因特殊原因無法取得發票，應填寫《無發票費用報銷說明》，詳細說明費用發生的原因、金額、支付方式等信息，并經部門負責人、財務審核人員、分管領導簽字確認后，方可報銷。2.無發票費用報銷金額應嚴格控制，原則上不得超過同類有發票費用報銷標準的[X]%。（二）多人共同費用1.對于多人共同發生的費用，如出差期間的住宿費、車輛費用等，應由一人統一填寫《費用報銷單》，并注明其他參與人員姓名、分攤金額等信息。2.報銷時應附上所有參與人員的身份證復印件，并由參與人員簽字確認分攤金額。（三）費用調整1.如因業務需要對已報銷的費用進行調整，應填寫《費用報銷調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額等信息，并按照原報銷流程進行審批。2.費用調整應在費用發生后的[X]個工作日內提出，逾期不予受理。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對費用報銷情況進行審計，檢查報銷制度的執行情況，是否存在違規報銷行為。（二）財務監督財務部門負責對費用報銷進行日常審核和監督，發現問題及時糾正，并向公司領導報告。