it檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司IT檔案的管理，確保IT檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與IT相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于IT設(shè)備采購合同、維護(hù)記錄、軟件使用許可協(xié)議、技術(shù)文檔、網(wǎng)絡(luò)配置文件、數(shù)據(jù)備份等。（三）職責(zé)分工1.人事行政部負(fù)責(zé)制定和完善IT檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)IT檔案的集中收集、整理、分類、編號、存儲和保管。定期對IT檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。按照規(guī)定提供IT檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。2.各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的IT檔案的收集、整理，并定期移交至人事行政部。配合人事行政部做好IT檔案的管理工作，及時提供相關(guān)資料和信息。嚴(yán)格遵守IT檔案查閱、借閱制度，不得擅自復(fù)制、傳播或銷毀檔案。二、檔案收集（一）收集范圍1.IT設(shè)備相關(guān)檔案設(shè)備采購申請、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。設(shè)備配置清單、使用說明書、維護(hù)手冊等。設(shè)備維修記錄、故障報(bào)告、更換部件記錄等。2.軟件相關(guān)檔案軟件采購合同、使用許可協(xié)議、授權(quán)文件等。軟件安裝手冊、操作指南、技術(shù)文檔等。軟件升級記錄、版本信息等。3.網(wǎng)絡(luò)相關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖、IP地址分配表、子網(wǎng)掩碼等。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置文件、路由器設(shè)置、交換機(jī)配置等。網(wǎng)絡(luò)安全策略、防火墻規(guī)則、入侵檢測記錄等。4.數(shù)據(jù)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)備份計(jì)劃、備份記錄、恢復(fù)測試報(bào)告等。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)字典、存儲過程等。數(shù)據(jù)遷移記錄、數(shù)據(jù)清理記錄等。5.其他IT相關(guān)檔案IT項(xiàng)目文檔，如項(xiàng)目計(jì)劃、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測試報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。IT培訓(xùn)資料、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。與IT相關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請示報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門IT檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對于重要的IT檔案資料，應(yīng)在收集后及時進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）收集時間1.對于日常產(chǎn)生的IT檔案，各部門應(yīng)在每月底前將本月的檔案資料整理后移交至人事行政部。2.對于IT項(xiàng)目結(jié)束后產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目文檔整理后移交至人事行政部。三、檔案整理（一）分類原則1.按照IT檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，確保分類清晰、合理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。（二）分類方法1.設(shè)備類服務(wù)器檔案存儲設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案終端設(shè)備檔案（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）2.軟件類操作系統(tǒng)軟件檔案辦公軟件檔案業(yè)務(wù)軟件檔案安全軟件檔案3.網(wǎng)絡(luò)類網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置檔案網(wǎng)絡(luò)安全檔案4.數(shù)據(jù)類數(shù)據(jù)備份檔案數(shù)據(jù)庫檔案數(shù)據(jù)遷移檔案5.項(xiàng)目類項(xiàng)目文檔檔案項(xiàng)目培訓(xùn)檔案項(xiàng)目會議檔案6.其他類IT培訓(xùn)資料檔案IT會議紀(jì)要檔案IT工作匯報(bào)檔案（三）編號規(guī)則1.IT檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份為檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類方法確定，如“SB”表示設(shè)備類，“RJ”表示軟件類等。4.順序號為同一類別檔案的流水號，從“001”開始依次編號。例如：2023SB001表示2023年形成的設(shè)備類檔案中的第1份檔案。（四）裝訂要求1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案的類別和順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂厚度不宜超過[X]厘米。3.對于檔案中的文件資料，應(yīng)在右上角加蓋頁碼章，確保頁碼清晰、準(zhǔn)確。四、檔案存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保檔案資料的安全和有效利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。（二）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持溫度適宜、濕度適中，避免陽光直射和強(qiáng)磁場干擾。2.紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）存儲期限1.對于一般性的IT檔案，存儲期限為[X]年。2.對于重要的IT檔案，如涉及公司核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等檔案，存儲期限為[X]年或按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限執(zhí)行。3.存儲期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱IT檔案的，應(yīng)填寫《IT檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到人事行政部查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的IT檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司IT檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字同意后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《IT檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和期限等。2.申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至人事行政部檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表的要求，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《IT檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.人事行政部應(yīng)建立《IT檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的、查閱期限等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱IT檔案的，應(yīng)填寫《IT檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事行政部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱涉及公司機(jī)密的IT檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司IT檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)提交正式的借閱申請函，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字同意。借閱時應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定繳納押金。（二）借閱流程1.借閱申請人填寫《IT檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至人事行政部檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表的要求，查找并準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案資料。4.借閱人員與檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案資料的數(shù)量和完整性，并在《IT檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向人事行政部提出申請，并經(jīng)同意后方可延期。6.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）借閱記錄1.人事行政部應(yīng)建立《IT檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱記錄應(yīng)定期進(jìn)行清理和核對，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案保密（一）保密措施1.接觸IT檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案資料，確保檔案的安全。對于機(jī)密檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，防止檔案資料的丟失或泄露。4.對于因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或泄露。（二）保密責(zé)任1.公司員工有義務(wù)保守公司IT檔案的秘密，如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.檔案管理人員如因工作失誤導(dǎo)致檔案資料泄露或丟失的，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.存儲期限屆滿且經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的IT檔案。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因不再使用或已失效的IT檔案。3.涉及公司機(jī)密但已過保密期限且經(jīng)批準(zhǔn)可以銷毀的IT檔案。（二）銷毀流程1.人事行政部檔案管理人員定期對庫存的IT檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《IT檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.申請表經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及編號、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。5.對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)