業主簽證管理制度一、總則（一）目的為規范公司業主簽證管理流程，加強對簽證事項的有效控制，確保簽證的準確性、合理性與及時性，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內所有涉及業主簽證的項目及相關部門與人員。（三）基本原則1.依法依規原則：簽證辦理過程必須嚴格遵守國家法律法規、行業規范及公司相關規定。2.實事求是原則：簽證內容應真實反映項目實際情況，不得弄虛作假。3.及時有效原則：各部門及人員應及時處理簽證事項，確保簽證能夠快速、準確地發揮作用。4.權責明確原則：明確各部門及人員在簽證管理中的職責與權限，避免推諉扯皮。二、簽證管理職責分工（一）項目部門1.負責提出簽證申請，詳細記錄簽證事項的發生背景、原因、具體情況等信息。2.收集、整理與簽證相關的原始資料，如現場照片、視頻、會議紀要、工程聯系單等，并確保資料的真實性與完整性。3.對簽證事項進行初步評估，判斷其必要性與合理性，并及時與相關部門溝通協調。4.配合造價部門對簽證進行成本核算，提供必要的現場情況說明與解釋。（二）造價部門1.對項目部門提交的簽證申請進行成本分析，評估簽證對工程造價的影響。2.根據公司成本控制目標，對簽證內容進行審核，提出合理的造價建議。3.協助項目部門與業主進行簽證費用的協商與談判，確保簽證費用的合理性與公平性。4.負責將簽證費用納入項目預算，并對簽證費用的支付進行跟蹤與監督。（三）法務部門1.審核簽證文件的合法性與合規性，確保簽證內容不違反法律法規及公司相關規定。2.對簽證過程中涉及的法律風險進行評估，并提供相應的法律意見與建議。3.參與重大簽證事項的談判與協商，保障公司合法權益。（四）審批部門1.根據公司授權，對簽證申請進行審批，簽署審批意見。2.對簽證事項的必要性、合理性、合規性進行綜合審查，確保簽證符合公司整體利益。3.協調解決簽證審批過程中出現的問題，推動簽證事項的順利辦理。（五）財務部門1.根據審批通過的簽證文件，辦理簽證費用的支付手續。2.對簽證費用的支付進行賬務處理，確保費用支出的準確性與合規性。3.定期對簽證費用進行統計與分析，為公司成本控制提供數據支持。三、簽證申請與受理（一）申請時機1.在項目實施過程中，當發生需要簽證的事項時，項目部門應立即填寫簽證申請表。2.對于隱蔽工程簽證，項目部門應在隱蔽工程覆蓋前及時提出申請。（二）申請表內容簽證申請表應包含以下內容：1.工程名稱：填寫簽證事項所在項目的名稱。2.簽證編號：由公司統一編號，便于管理與查詢。3.簽證日期：填寫申請簽證的具體日期。4.簽證事項描述：詳細說明簽證事項的發生背景、原因、具體情況等，應清晰、準確、完整。5.涉及金額：預估簽證事項涉及的費用金額。6.申請部門：填寫提出簽證申請的項目部門名稱。7.申請人：填寫簽證申請表的具體責任人姓名。（三）申請流程1.項目部門填寫簽證申請表后，附上相關原始資料，提交給造價部門進行成本分析。2.造價部門在收到簽證申請表及資料后，應在[X]個工作日內完成成本分析，并提出審核意見，反饋給項目部門。3.項目部門根據造價部門的審核意見，對簽證申請表進行修改與完善，如涉及重大調整或補充資料，應及時與造價部門溝通協調。4.修改完善后的簽證申請表及資料，經項目部門負責人簽字確認后，提交給審批部門進行審批。四、簽證審核與審批（一）造價部門審核1.造價部門對項目部門提交的簽證申請進行詳細審核，重點關注以下內容：簽證事項的必要性與合理性，是否屬于合同約定范圍之外的新增工作或變更。簽證內容與原始資料的一致性，資料是否真實、完整、有效。簽證費用的計算依據與方法是否準確，是否符合公司成本控制要求。2.造價部門審核后，應在簽證申請表上簽署審核意見，明確簽證事項的審核結果及建議造價金額。如審核通過，提交給審批部門進行審批；如審核不通過，應及時反饋給項目部門，并說明原因，要求項目部門進行補充或調整。（二）法務部門審核1.法務部門對簽證文件進行合法性審核，主要審查以下方面：簽證內容是否符合國家法律法規及行業規范的要求。簽證文件的簽署是否符合法定程序，相關人員的簽字是否有效。簽證事項是否存在潛在的法律風險，對公司權益是否構成影響。2.法務部門審核后，在簽證申請表上簽署法律意見，如簽證文件合法合規，提交給審批部門；如存在法律問題，應及時與項目部門溝通，提出修改意見，確保簽證文件符合法律要求。（三）審批部門審批1.審批部門根據公司授權及相關規定，對簽證申請進行審批。審批時應綜合考慮以下因素：簽證事項對項目進度、質量、成本的影響。與項目整體目標及公司戰略的契合度。與業主的溝通情況及業主可能的反饋。2.審批部門審批通過后，在簽證申請表上簽署審批意見，并注明同意簽證的金額及支付方式等；如審批不通過，應明確原因，要求項目部門重新提交或調整簽證申請。五、簽證實施與跟蹤（一）實施1.項目部門根據審批通過的簽證文件，組織相關人員實施簽證事項。在實施過程中，應嚴格按照簽證內容及相關標準規范進行操作，確保工作質量與進度。2.如在簽證實施過程中發現問題或需要調整，項目部門應及時與相關部門溝通協調，辦理相應的變更手續，并重新履行簽證審批程序。（二）跟蹤1.造價部門負責對簽證事項的實施情況及費用支付進行跟蹤。定期檢查簽證事項的執行進度，確保按計劃完成。2.財務部門根據造價部門的跟蹤反饋，及時辦理簽證費用的支付手續。在支付前，應對簽證文件的審批情況、費用金額等進行再次核對，確保支付的準確性與合規性。3.各部門應建立簽證事項臺賬，詳細記錄簽證的申請時間、審核審批過程、實施情況、費用支付等信息，便于查詢與統計分析。六、簽證費用結算與支付（一）結算1.簽證事項完成后，項目部門應及時整理相關資料，向造價部門提交簽證費用結算申請。結算申請應包含簽證申請表、原始資料、實施記錄、費用計算清單等。2.造價部門收到結算申請后，對簽證費用進行最終核算。核算時應依據合同約定、簽證文件及實際發生情況，確保費用結算的準確性。3.造價部門核算完成后，出具簽證費用結算報告，明確最終結算金額，并提交給財務部門。（二）支付1.財務部門根據造價部門出具的簽證費用結算報告，審核相關資料的完整性與合規性。審核無誤后，按照公司財務制度及合同約定辦理費用支付手續。2.對于涉及預付款的簽證項目，財務部門應嚴格按照合同約定的比例與時間支付預付款；對于結算款，在扣除質保金等相關款項后，一次性支付或分期支付給相關單位或個人。3.財務部門在支付簽證費用后，應及時進行賬務處理，并將支付情況反饋給造價部門及項目部門。七、簽證資料管理（一）資料收集項目部門在簽證事項發生過程中及完成后，負責收集與簽證相關的各類資料，包括但不限于：1.簽證申請表及審批文件。2.原始照片、視頻資料。3.工程聯系單、會議紀要等相關文件。4.施工記錄、驗收報告等。5.與簽證事項相關的其他書面資料。（二）資料整理與歸檔1.項目部門應及時對收集到的簽證資料進行整理，確保資料的完整性與準確性。按照資料類別與時間順序進行分類編號，便于查閱。2.在簽證事項結算完成后，項目部門應將整理好的簽證資料移交公司檔案管理部門進行歸檔保存。檔案管理部門應建立專門的簽證檔案目錄，對簽證資料進行妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。八、簽證的監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對簽證管理情況進行審計監督，檢查簽證流程的執行情況、資料的完整性與合規性、費用結算的準確性等。2.審計部門如發現簽證管理中存在問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保簽證管理工作規范、有序進行。（二）外部監督1.接受業主、監理單位及相關政府部門對簽證管理工作的監督與檢查。對于提出的意見與建議，應認真對待，及時整改。2.積極配合外部監督工作，提供真實、準確的簽證資料與信息，維護公司良好的形象。九、責任追究（一）責任界定1.因項目部門原因導致簽證申請資料不全、內容虛假、延誤辦理等，給公司造成損失的，由項目部門承擔相應責任。2.造價部門在審核簽證時，因疏忽大意或專業失誤導致審核結果不準確，給公司造成損失的，由造價部門承擔相應責任。3.法務部門在簽證合法性審核過程中，未履行職責或審核失誤，導致公司面臨法律風險或損失的，由法務部門承擔相應責任。4.審批部門未嚴格履行審批職責，導致不合理簽證通過審批，給公司造成損失的，由審批部門承擔相應責任。5.財務部門在簽證費用支付過程中，未按規定審核或支付錯誤，給公司造成損失的，由財務部門承擔相應責任。（二）責任追究方式1.根據責任大小與損失程度，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因簽證管理問題給公司造成重大經濟損