嚴(yán)控公文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部相關(guān)單位之間的公文往來(lái)。包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等各種公文形式。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)觀點(diǎn)明確、條理清晰、文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)注重時(shí)效性，做到及時(shí)起草、傳遞、審核、審批和辦理，避免延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文在處理過(guò)程中的安全，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司公文管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定和完善公文管理制度。負(fù)責(zé)公文格式標(biāo)準(zhǔn)的制定和培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門正確使用公文格式。負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、登記、編號(hào)、傳閱、歸檔等工作。對(duì)各部門公文處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正不規(guī)范行為。2.各部門負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核、報(bào)送工作。按照規(guī)定程序和要求，及時(shí)處理收文，并將處理結(jié)果反饋給行政部。負(fù)責(zé)本部門公文的整理、保管和歸檔工作，定期向行政部移交。3.公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)重要公文進(jìn)行審批簽發(fā)，對(duì)公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。二、公文種類及格式（一）公文種類1.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。3.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。4.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。6.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。11.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。13.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。三、公文起草（一）起草要求1.公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策及公司相關(guān)規(guī)定，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字簡(jiǎn)潔，標(biāo)點(diǎn)正確。2.起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，充分了解實(shí)際情況，確保公文具有針對(duì)性和可操作性。3.涉及多個(gè)部門的公文，起草部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商，征求意見(jiàn)，共同研究，確保公文內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題，確定公文類型。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行分析整理。3.擬定公文框架，撰寫正文內(nèi)容。4.對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核修改，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言通順。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策及公司相關(guān)規(guī)定，是否完整準(zhǔn)確，是否與公司整體工作部署相協(xié)調(diào)。3.涉及有關(guān)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，意見(jiàn)是否一致。4.文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。5.公文格式是否符合要求。（二）審核流程1.起草部門完成公文初稿后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核通過(guò)后報(bào)送行政部。2.行政部收到公文初稿后，對(duì)公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)，反饋給起草部門。3.起草部門根據(jù)行政部提出的修改意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后，再次報(bào)送行政部審核。4.行政部審核通過(guò)后，將公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、公文審批（一）審批權(quán)限1.公司內(nèi)部一般性公文，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策、資金使用等公文，由部門負(fù)責(zé)人審核后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理審批。3.上行文、平行文和涉及多個(gè)部門的下行文，按照上述權(quán)限依次審批。（二）審批流程1.行政部將審核后的公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)。3.對(duì)于需要修改的公文，行政部將領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)反饋給起草部門，起草部門進(jìn)行修改后再次報(bào)送審批，直至通過(guò)。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文經(jīng)審批通過(guò)后，行政部按照公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版、校對(duì)。2.排版應(yīng)確保頁(yè)面整潔、格式規(guī)范、字體統(tǒng)一、行距適中。3.校對(duì)應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤等問(wèn)題。（二）印發(fā)流程1.行政部完成公文排版、校對(duì)后，進(jìn)行編號(hào)登記。2.根據(jù)公文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息，進(jìn)行發(fā)文印制。3.公文印制完成后，進(jìn)行裝訂、分發(fā)。對(duì)于涉密公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印制、分發(fā)和管理。七、公文收發(fā)（一）收文處理1.行政部負(fù)責(zé)公司各類公文的簽收、登記工作，對(duì)收到的公文進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保公文的完整性和準(zhǔn)確性。2.登記內(nèi)容包括公文的文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、來(lái)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)等。3.行政部根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行分類處理。對(duì)于需要辦理的公文，及時(shí)送呈公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。4.承辦部門收到行政部轉(zhuǎn)來(lái)的公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給行政部。（二）發(fā)文處理1.行政部負(fù)責(zé)公司各類公文的發(fā)文工作，根據(jù)公文審批結(jié)果，按照發(fā)文流程進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)、印制、分發(fā)等操作。2.發(fā)文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫發(fā)文登記表，注明公文的文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等信息。3.對(duì)于重要公文，行政部應(yīng)跟蹤公文的傳遞和辦理情況，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人，并得到妥善處理。八、公文傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。（二）傳閱流程1.行政部將需要傳閱的公文放置在指定的傳閱文件夾中，并按照傳閱范圍進(jìn)行傳遞。2.傳閱人收到公文后，應(yīng)在傳閱登記表上簽字，并注明傳閱日期。3.傳閱人應(yīng)盡快閱讀公文，并根據(jù)公文內(nèi)容和要求進(jìn)行處理。如需批示，應(yīng)及時(shí)在公文上簽署意見(jiàn)后傳遞給下一人。4.公文傳閱完畢后，行政部應(yīng)及時(shí)收回公文，進(jìn)行整理歸檔。九、公文歸檔（一）歸檔范圍公司各類公文在辦理完畢后，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。包括但不限于上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。（二）歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)齊全完整，確保公文內(nèi)容、格式、附件等均無(wú)缺失。2.歸檔公文應(yīng)按照年度、保管期限、發(fā)文機(jī)關(guān)等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.公文歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案信息的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.各部門在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)公文整理成冊(cè)，移交行政部。2.行政部對(duì)各部門移交的公文進(jìn)行審核、整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類編號(hào)、裝訂成冊(cè)。3.將整理好的公文檔案存入檔案室，并建立檔案索引，便于查詢和利用。十、公文保密（一）保密責(zé)任公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，履行保密義務(wù)，確保公文信息安全。（二）保密措施1.對(duì)涉密公文應(yīng)按照保密等級(jí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.涉密公文的起草、審核、印制、傳遞、保管、借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上處理涉密公文。如需處理，應(yīng)使用專用的涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。4.對(duì)離職員工，應(yīng)及時(shí)收回其手中的涉密公文，并進(jìn)行清退處理。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門公文處理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文起草質(zhì)量、審核審批程序、收發(fā)傳遞情況、歸檔管理等方面。（二