嚴格票證管理制度一、總則1.目的為加強公司票證管理，規(guī)范票證的領購、開具、保管、使用、繳銷等行為，確保公司財務信息的準確、完整和安全，維護公司的正常經濟秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及各類票證管理的部門和人員，包括但不限于財務部門、銷售部門、采購部門、行政部門等。3.定義本制度所稱票證，是指公司在經營活動中依法開具或取得的各類票據和憑證，包括但不限于發(fā)票、收據、支票、匯票、本票、出入庫單、提貨單、工資發(fā)放表等。二、票證管理職責分工1.財務部門負責制定和完善公司票證管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。負責各類票證的統(tǒng)一購買、保管、發(fā)放、回收和繳銷工作。負責指導和監(jiān)督各部門正確使用票證，對票證的使用情況進行定期檢查和不定期抽查。負責審核各類票證的開具內容和金額，確保票證的真實性、合法性和準確性。負責建立票證管理臺賬，詳細記錄票證的領購、開具、使用、結存等情況，并定期與實物進行核對。2.銷售部門負責銷售發(fā)票的開具工作，確保發(fā)票內容與銷售合同一致，發(fā)票開具及時、準確。負責將開具的發(fā)票及時交付給客戶，并做好交付記錄。負責收集客戶反饋的發(fā)票問題，及時與財務部門溝通協(xié)調解決。3.采購部門負責采購發(fā)票的取得工作，確保取得的發(fā)票真實、合法、有效。負責將取得的發(fā)票及時傳遞給財務部門，并做好傳遞記錄。負責配合財務部門對采購發(fā)票的審核工作，提供相關業(yè)務資料和說明。4.行政部門負責公司內部使用的收據、出入庫單、提貨單等票證的設計、印制和保管工作。負責按照財務部門的要求，定期對庫存的票證進行盤點，并將盤點結果報財務部門。負責協(xié)助財務部門做好票證的繳銷工作，提供相關的證明材料。5.其他部門負責本部門使用的各類票證的領購、保管、使用和繳銷工作，并按照財務部門的要求定期報送票證使用情況報表。負責配合財務部門對本部門票證使用情況的檢查和審計工作，如實提供相關資料和信息。三、票證的領購1.票證需求計劃各部門應根據業(yè)務需要，每月末編制下月度票證需求計劃，詳細填寫票證名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并報送財務部門。財務部門根據各部門的需求計劃，結合庫存情況，匯總編制公司月度票證采購計劃。2.票證購買財務部門指定專人負責票證的購買工作，購買時應選擇合法、正規(guī)的票證供應商，并簽訂購買合同。購買的票證應符合國家法律法規(guī)和稅務部門的要求，確保票證的質量和安全性。3.票證驗收票證購買后，財務部門應組織專人對票證進行驗收，檢查票證的種類、數(shù)量、規(guī)格、號碼等是否與購買合同一致，票證的印刷質量、防偽標識等是否符合要求。驗收合格的票證應及時入庫保管，驗收不合格的票證應及時與供應商聯(lián)系更換或退貨。四、票證的保管1.保管場所公司應設立專門的票證保管倉庫或專柜，確保票證存放安全、整潔、通風良好。票證保管倉庫或專柜應配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，保證票證的質量不受影響。2.保管方式票證應按照種類、號碼順序進行分類存放，并建立相應的臺賬進行記錄。對于重要的票證，如發(fā)票、支票等，應實行雙人保管制度，分別由財務部門負責人和指定的保管人員負責保管鑰匙和密碼。3.保管期限各類票證的保管期限應按照國家法律法規(guī)和稅務部門的要求執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為5年，其他票證的保管期限為3年。保管期限屆滿后，經財務部門負責人批準，可按照規(guī)定進行銷毀。五、票證的使用1.使用原則票證的使用應遵循真實、合法、準確、完整的原則，確保票證內容與實際業(yè)務相符，不得虛開、偽造、變造票證。2.開具要求開具票證時，應按照規(guī)定的格式和內容填寫，做到字跡清晰、項目齊全、內容真實、數(shù)字準確、印章齊全。發(fā)票的開具應按照稅務部門的規(guī)定，在規(guī)定的時間內開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票的開具金額應與實際交易金額一致，不得開具與實際交易不符的發(fā)票。收據、出入庫單、提貨單等其他票證的開具應按照公司內部的規(guī)定，在規(guī)定的時間內開具，并加蓋公司財務專用章或相關部門印章。3.使用登記各部門在使用票證時，應建立票證使用登記臺賬，詳細記錄票證的使用日期、號碼、開具對象、金額、用途等信息。票證使用登記臺賬應定期與財務部門核對，確保賬賬相符、賬實相符。4.作廢處理對于開具錯誤或因其他原因需要作廢的票證，應在票證上加蓋“作廢”字樣，并注明作廢原因和日期。作廢的票證應與存根聯(lián)一并保存，不得擅自銷毀。六、票證的繳銷1.繳銷期限各部門應按照財務部門的要求，定期將已使用完畢或不再使用的票證繳銷給財務部門。一般情況下，發(fā)票應在每月末或每季度末繳銷，其他票證應在每年末繳銷。2.繳銷要求繳銷票證時，應確保票證的號碼連續(xù)、完整，無缺頁、漏號等情況。繳銷票證時，應將票證的存根聯(lián)、記賬聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等相關聯(lián)次一并整理齊全，并加蓋“已繳銷”字樣。財務部門在收到各部門繳銷的票證后，應認真核對票證的號碼、數(shù)量、金額等信息，確認無誤后進行登記造冊，并按照規(guī)定進行銷毀。3.銷毀處理對于已繳銷的票證，財務部門應按照國家法律法規(guī)和稅務部門的要求，定期組織銷毀。銷毀票證時，應指定專人負責監(jiān)銷，并填寫銷毀清單，注明票證名稱、號碼、數(shù)量、銷毀日期等信息。銷毀清單應保存?zhèn)洳椤Ｆ摺⑵弊C的檢查與監(jiān)督1.定期檢查財務部門應定期對公司的票證管理情況進行檢查，檢查內容包括票證的領購、保管、使用、繳銷等環(huán)節(jié)。檢查方式可采用實地盤點、查閱臺賬、抽查票證等方法。2.不定期抽查財務部門應不定期對各部門的票證使用情況進行抽查，重點檢查票證的開具內容是否真實、合法、準確，票證的使用登記是否完整、規(guī)范等。3.內部審計公司內部審計部門應定期對公司的票證管理情況進行審計，審查票證管理制度的執(zhí)行情況、票證的使用和保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.責任追究對于違反本制度規(guī)定，導致票證管理出現(xiàn)問題的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。對于因違反票證管理規(guī)定，給公