產(chǎn)品結(jié)算管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司產(chǎn)品結(jié)算管理工作，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，保障公司資金的正常流轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品銷售、采購及相關(guān)服務(wù)的結(jié)算業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映產(chǎn)品交易的實(shí)際情況，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。2.及時(shí)性原則：各相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成結(jié)算工作，及時(shí)傳遞結(jié)算信息，避免延誤。3.合規(guī)性原則：結(jié)算業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保結(jié)算過程合法合規(guī)。4.保密性原則：涉及結(jié)算的各類信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露給公司造成損失。二、結(jié)算流程（一）銷售結(jié)算流程1.訂單確認(rèn)銷售部門與客戶簽訂銷售合同或訂單后，應(yīng)及時(shí)將訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并確保訂單內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。訂單信息包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等。2.發(fā)貨通知生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)，并在產(chǎn)品發(fā)貨前通知銷售部門。銷售部門確認(rèn)發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨信息錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨單號(hào)、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨日期等，并通知客戶。3.發(fā)票開具財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨信息，在產(chǎn)品交付后及時(shí)開具銷售發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與銷售合同或訂單一致，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。銷售發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求開具，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。4.收款跟進(jìn)銷售部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶的付款情況，及時(shí)與客戶溝通催款事宜。對(duì)于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)填寫《逾期應(yīng)收賬款明細(xì)表》，提交給財(cái)務(wù)部門和信用管理部門。信用管理部門根據(jù)客戶的信用狀況，制定相應(yīng)的催收措施，并協(xié)助銷售部門進(jìn)行催收工作。5.結(jié)算核對(duì)財(cái)務(wù)部門在收到客戶付款后，應(yīng)及時(shí)與銷售部門核對(duì)結(jié)算信息，包括銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款記錄等。核對(duì)無誤后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)銷售收入，并將結(jié)算結(jié)果反饋給銷售部門。6.壞賬處理對(duì)于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司壞賬管理制度進(jìn)行壞賬核銷。壞賬核銷前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同銷售部門、信用管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并提交書面報(bào)告，經(jīng)公司管理層審批后進(jìn)行核銷。（二）采購結(jié)算流程1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。2.到貨驗(yàn)收倉庫管理部門在收到供應(yīng)商交付的產(chǎn)品后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等，確保產(chǎn)品符合采購訂單要求。驗(yàn)收合格后，倉庫管理部門填寫《到貨驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。3.發(fā)票審核財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。發(fā)票審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票內(nèi)容與采購訂單、到貨驗(yàn)收單是否一致等。對(duì)于審核無誤的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)采購成本；對(duì)于審核發(fā)現(xiàn)問題的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其重新開具或更正發(fā)票。4.付款申請(qǐng)采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗(yàn)收情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)填寫《付款申請(qǐng)表》，并提交給財(cái)務(wù)部門。《付款申請(qǐng)表》應(yīng)包括采購訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、發(fā)票號(hào)碼、付款金額、付款方式等信息。財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后提交給公司管理層審批。5.款項(xiàng)支付公司管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見進(jìn)行款項(xiàng)支付。款項(xiàng)支付方式應(yīng)符合采購合同約定，包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。財(cái)務(wù)部門在支付款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)登記付款記錄，并將付款憑證交相關(guān)部門存檔。三、結(jié)算相關(guān)部門職責(zé)（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同或訂單，并確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。2.及時(shí)跟進(jìn)客戶的發(fā)貨需求，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息通知客戶。3.負(fù)責(zé)客戶的收款跟進(jìn)工作，及時(shí)與客戶溝通催款事宜，填寫《逾期應(yīng)收賬款明細(xì)表》，提交給財(cái)務(wù)部門和信用管理部門。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行銷售結(jié)算核對(duì)工作，提供相關(guān)銷售訂單、發(fā)貨單等資料。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)完成。2.在產(chǎn)品發(fā)貨前通知銷售部門，并提供產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度信息。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)產(chǎn)品的出入庫管理，確保產(chǎn)品數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.在收到供應(yīng)商交付的產(chǎn)品后，及時(shí)組織驗(yàn)收，并填寫《到貨驗(yàn)收單》。3.根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知，及時(shí)辦理產(chǎn)品出庫手續(xù)，并提供發(fā)貨記錄。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)銷售發(fā)票的開具和采購發(fā)票的審核工作，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。2.根據(jù)銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款記錄等進(jìn)行銷售結(jié)算核對(duì)，確認(rèn)銷售收入，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.根據(jù)采購訂單、到貨驗(yàn)收單、發(fā)票等進(jìn)行采購結(jié)算核對(duì)，確認(rèn)采購成本，并進(jìn)行賬務(wù)處理。4.負(fù)責(zé)款項(xiàng)支付的審核和辦理工作，確保付款符合公司規(guī)定和采購合同約定。5.定期編制結(jié)算報(bào)表，向公司管理層匯報(bào)結(jié)算情況，并提供相關(guān)財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。（五）信用管理部門1.建立客戶信用檔案，評(píng)估客戶信用狀況，制定信用額度和信用期限。2.負(fù)責(zé)逾期應(yīng)收賬款的催收工作，協(xié)助銷售部門制定催收措施，并跟蹤催收結(jié)果。3.定期對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。四、結(jié)算數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)結(jié)算數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.結(jié)算數(shù)據(jù)錄入應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作規(guī)范進(jìn)行，錄入后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)無誤。3.對(duì)于結(jié)算數(shù)據(jù)的變更或調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)結(jié)算數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.結(jié)算數(shù)據(jù)備份的頻率應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況確定，至少每周備份一次，重要數(shù)據(jù)應(yīng)每天備份。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.各部門因工作需要查詢結(jié)算數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自查詢和使用無關(guān)數(shù)據(jù)。2.查詢結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)填寫《數(shù)據(jù)查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照審批意見提供查詢服務(wù)，并對(duì)查詢過程進(jìn)行記錄。五、結(jié)算監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性等。2.審計(jì)部門應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)方法和審計(jì)時(shí)間，并組織實(shí)施審計(jì)工作。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和監(jiān)管要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)，其中包括對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)的審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和專業(yè)能力，審計(jì)工作應(yīng)按照審計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。3.公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作，提供必要的資料和信息，確保審計(jì)工作順利進(jìn)行。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定的結(jié)算流程，擅自更改結(jié)算數(shù)據(jù)或操作結(jié)算業(yè)務(wù)的。2.未按照規(guī)定時(shí)間完成結(jié)算工作，導(dǎo)致結(jié)算延誤或影響公司資金流轉(zhuǎn)的。3.提供虛假結(jié)算資料，騙取公司資金或造成公司損失的。4.泄露結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)信息，給公司造成不良影響或損失的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并視情節(jié)輕重追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造