人影檔案管理制度一、總則（一）目的為加強人影檔案管理，確保人影工作中各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司人影工作相關(guān)的所有檔案管理活動，包括人影作業(yè)計劃、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)資料、作業(yè)效果評估等各類與人影工作有關(guān)的文件和資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的人影檔案管理部門，對人影檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映人影工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假和錯誤信息進(jìn)入檔案。3.安全保密原則加強檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便人影工作相關(guān)人員查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人影檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管人影檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立人影檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對人影檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.對各部門的人影檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門人影工作中各類文件、資料、數(shù)據(jù)的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和整理工作，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和鑒定銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時更新和維護(hù)檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人影作業(yè)計劃、方案、預(yù)案等文件。2.人影設(shè)備采購合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運行日志等。3.人影作業(yè)人員的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等。4.人影作業(yè)的相關(guān)通知、通報、報告等文件。5.人影作業(yè)效果評估報告、數(shù)據(jù)分析資料等。6.其他與人影工作有關(guān)的文件、資料和數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲介質(zhì)可靠，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保同一類檔案集中存放。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.作業(yè)計劃類：包括年度作業(yè)計劃、階段性作業(yè)計劃等。2.設(shè)備管理類：包括設(shè)備采購合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備運行日志等。3.人員培訓(xùn)類：包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等。4.作業(yè)文件類：包括作業(yè)通知、通報、報告等。5.作業(yè)效果評估類：包括作業(yè)效果評估報告、數(shù)據(jù)分析資料等。6.其他類：不屬于以上分類的其他與人影工作有關(guān)的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字。3.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，用兩位字母表示，如“ZY”表示作業(yè)計劃類，“SB”表示設(shè)備管理類等。4.順序號為每類檔案的流水號，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第一份作業(yè)計劃類檔案編號為“23ZY0001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管人影工作的重要法規(guī)、政策文件。公司人影工作的長期規(guī)劃、戰(zhàn)略決策文件。涉及重大人影作業(yè)項目的文件、資料。具有歷史價值和重要紀(jì)念意義的人影檔案。2.定期保管保管期限為30年的檔案：人影作業(yè)計劃、方案、預(yù)案等文件；人影設(shè)備采購合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。保管期限為10年的檔案：人影作業(yè)人員的培訓(xùn)記錄、考核成績等；人影作業(yè)的相關(guān)通知、通報、報告等文件。保管期限為5年的檔案：人影作業(yè)效果評估報告、數(shù)據(jù)分析資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序上架排列，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的完整性和可讀性。采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)對電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人影檔案的，應(yīng)填寫《人影檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外單位人員因工作需要查閱人影檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《人影檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和范圍。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審核簽字。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供所需檔案資料。4.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和清點，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用要求1.利用人影檔案應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.如需對檔案進(jìn)行引用、發(fā)表或公開披露，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，并注明檔案來源。3.檔案利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，以便及時處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的人影檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組確定需要銷毀的檔案，編制《人影檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《人影檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《人影檔案銷毀清冊》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司辦公室備案。4.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清冊，組織專人對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。5.銷毀完畢后，在銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門定期對人影檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《人影檔案統(tǒng)計報表》。2.《人影檔案統(tǒng)計報表》應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)，為公司決策提供參考依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)及時上報公司相關(guān)部門，并妥善保存統(tǒng)計資料。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對人影檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔