人防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司人防檔案管理，確保人防檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮人防檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門與人防工作相關的檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則。公司人防檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則。檔案內容必須真實反映公司人防工作的實際情況。3.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及國家機密、商業秘密的人防檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司人防檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司人防檔案，包括文件、資料、圖表、聲像等各種載體的檔案。3.對各部門形成的人防檔案進行定期收集、整理、歸檔、保管和統計。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案的開發利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務。6.指導和監督各部門的人防檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓。（二）各部門職責1.負責本部門人防檔案的形成、積累和初步整理工作，并按規定定期向檔案管理部門移交。2.配備兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.認真履行崗位職責，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用等工作。3.積極參加檔案業務培訓，不斷提高業務水平和工作能力。4.對所管理的檔案進行定期檢查和核對，發現問題及時處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國家和地方有關人防工作的法律法規、政策文件。2.公司制定的人防工作相關制度、規定、辦法等。3.人防工程建設項目的立項、規劃、設計、施工、驗收等文件資料。4.人防設備設施的采購、安裝、調試、維護等記錄。5.人防演練計劃、方案、總結及相關記錄。6.人防宣傳教育活動的資料，包括圖片、文字、影像等。7.與其他單位或部門簽訂的人防工作相關協議、合同。8.人防工作中形成的各類報表、統計數據。9.其他與人防工作有關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的人防檔案材料，應進行原件收集；如無法收集原件的，應收集具有同等效力的復印件，并注明出處。4.收集的檔案材料應按照一定的分類標準進行初步整理，便于移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類。根據人防檔案的內容和性質，分為法律法規類、制度文件類、工程建設類、設備設施類、演練活動類、宣傳教育類、協議合同類、報表統計類等類別。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂。對紙張規格不一致、破損或折疊的檔案材料進行整理和修復，然后按照一定的順序進行裝訂。4.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和檢索。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應在每年年底前將本年度形成的人防檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。對于重大人防項目或緊急事項形成的檔案，應在項目結束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的質量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細列出檔案的名稱、數量、編號等信息。3.將檔案及移交清單一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進行核對驗收。4.經核對無誤后，檔案管理部門在移交清單上簽字確認，并將檔案入庫保管。五、檔案的保管（一）保管期限人防檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及國家機密、重要歷史資料、具有長期查考利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對檔案應進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、業務部門人員和有關領導組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容重要性、利用價值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經鑒定小組批準后，進行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、數量、編號、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應經檔案管理部門負責人和公司主管領導簽字批準。4.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀檔案時，應有專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱人防檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱公司人防檔案的，須經公司主管領導批準。（二）利用手續1.公司內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容和期限等信息，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。2.外部單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信和查閱、借閱申請表，經公司主管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。3.檔案管理部門應對查閱、借閱申請進行審核，對符合條件的，予以辦理手續，并提供必要的幫助和指導。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按規定辦理復印手續。4.查閱、借閱檔案的期限應嚴格按照申請表上注明的期限執行，如需延期，應辦理續借手續。5.查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行核對，確保檔案的完整和安全。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數據庫檔案管理部門應利用現代信息技術，建立公司人防檔案信息數據庫，將檔案的目錄信息和全文信息錄入數據庫，實現檔案信息的數字化管理。（二）檔案信息錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理和編目的要求，及時將檔案信息錄入數據庫，確保錄入信息的準確、完整。2.定期對檔案信息數據庫進行維護和更新，對新形成的檔案及時錄入，對已變更的檔案信息及時修改，保證數據庫信息與實際檔案一致。（三）檔案信息查詢與利用1.公司內部人員可通過檔案信息管理系統查詢人防檔案信息，提高檔案利用效率。2.檔案管理部門應加強對檔案信息管理系統的安全管理，設置不同的用戶權限，防止檔案信息泄露。九、監督與檢查（一）監督檢查內容1.各部門檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。（二）監督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門每年對各部門的檔案管理工作進行一次全面檢查，檢查結果進行通報。2.不定期抽查。檔案管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查