會務接洽管理制度一、總則（一）目的為規范公司會務接洽工作，確保各類會議的順利召開，提高會議效率和質量，加強公司內部溝通與協作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓會議等，以及公司參與的外部會議的接洽工作。（三）基本原則1.高效協作原則：會務接洽各環節工作人員應密切配合，高效協作，確保會議籌備、組織、服務等工作有序進行，以滿足會議的各項需求。2.嚴謹細致原則：對待會議相關的各項事務要嚴謹認真，注重細節，避免因疏忽導致會議出現失誤或差錯。3.保密原則：涉及會議的重要信息、文件、資料等應嚴格保密，防止信息泄露。4.服務至上原則：以參會人員為中心，提供優質、周到的會議服務，確保會議順利進行，參會人員滿意。二、會務接洽職責分工（一）會議發起部門1.負責提出會議需求，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員范圍、議程安排等基本信息，并填寫《會議申請表》。2.根據會議性質和需求，準備相關會議資料，如匯報材料、議題文件、培訓教材等，并確保資料的準確性和完整性。3.協助會務接洽人員進行會議籌備工作，如提供必要的背景信息、協調參會人員時間等。（二）行政部門1.負責統籌安排公司內部會議的場地、設備、餐飲等后勤保障工作。根據會議需求，提前預訂合適的會議室，確保會議室環境整潔、設備正常運行，并配備必要的文具、茶水等。2.協助會議發起部門確定參會人員名單，并負責會議通知的發送工作。確保參會人員及時收到會議通知，明確會議的各項信息。3.在會議召開期間，負責會議現場的服務工作，如引導參會人員入場、維持會議秩序、提供臨時需要的物品等。4.會議結束后，負責清理會議場地，整理會議設備和資料，確保場地恢復原狀。（三）會務接洽專員1.接收會議發起部門提交的《會議申請表》，對會議信息進行初步審核和整理。如發現信息不完整或不合理，及時與會議發起部門溝通補充或調整。2.根據會議需求，制定詳細的會議籌備計劃，明確各階段工作任務、責任人及時間節點，并跟蹤各項任務的執行情況。3.負責會議資料的收集、整理和歸檔工作。對會議發起部門提供的資料進行審核和編輯，確保資料格式規范、內容清晰。同時，根據會議需要，準備會議簽到表、會議記錄紙等相關文件。4.協助會議發起部門進行會議議程的安排和調整。根據會議主題和目的，合理規劃會議流程，確保會議高效有序進行。5.負責與外部會議主辦方或相關機構進行溝通接洽，了解會議的具體要求和安排，并及時向公司內部傳達。同時，辦理公司參與外部會議的報名、注冊等相關手續。6.在會議召開期間，負責現場的協調和溝通工作。及時處理會議過程中出現的突發情況，確保會議順利進行。如遇重要問題，及時向相關領導匯報。7.會議結束后，負責收集參會人員的反饋意見，對會議效果進行評估，并撰寫會議總結報告。針對會議中存在的問題，提出改進建議和措施，為今后的會議組織提供參考。（四）參會人員1.收到會議通知后，應仔細閱讀通知內容，明確會議的時間、地點、主題、議程等信息，按時參加會議。2.提前做好會議準備工作，如熟悉會議資料、準備發言內容等。如有特殊情況不能參會，應提前向會議發起部門請假，并說明原因。3.在會議期間，應遵守會議紀律，保持良好的會風會紀。認真聽取會議內容，積極參與討論和交流，尊重他人發言，不得隨意打斷或私下交談。4.按照會議要求，及時提供相關資料或信息，配合會議的各項安排。三、會議籌備（一）會議申請1.會議發起部門需提前[X]個工作日填寫《會議申請表》，提交至行政部門。申請表應詳細注明會議的各項信息，包括但不限于：會議名稱：準確概括會議主題和性質。會議時間：具體到年、月、日、時、分，如有多個時間段可供選擇，應分別列出。會議地點：明確會議室的具體位置或外部會議的舉辦地點。參會人員：列出參會人員的姓名、部門、職位等信息，如有參會人員范圍限制，應注明。會議議程：詳細描述會議的各項議題及時間安排。會議目的：闡述召開本次會議的主要目的和期望達成的結果。會議資料：列出需要準備的會議資料清單，如匯報材料、文件、圖表等。2.行政部門對《會議申請表》進行初步審核，檢查各項信息是否完整、準確，會議時間和地點是否與其他會議沖突等。如發現問題，及時與會議發起部門溝通修改。（二）籌備計劃制定1.會務接洽專員根據審核通過的《會議申請表》，制定詳細的會議籌備計劃。籌備計劃應包括以下內容：籌備階段工作任務：明確各個籌備階段的具體工作內容，如場地預訂、設備調試、資料準備、通知發送等。責任人：指定每個工作任務的具體負責人，確保責任落實到人。時間節點：確定各項工作任務的完成時間，以確保籌備工作按計劃有序進行。工作要求：對每個工作任務提出具體的質量和標準要求，如資料格式規范、會議室布置整潔等。2.籌備計劃制定完成后，提交至行政部門審核。行政部門根據公司資源和實際情況，對籌備計劃進行合理性評估，如有必要，提出修改意見。（三）場地安排1.行政部門根據會議規模和需求，選擇合適的會議室或外部場地。選擇場地時應考慮以下因素：場地大小：確保能夠容納參會人員，并留有適當的活動空間。場地設施：配備必要的會議設備，如投影儀、音響系統、麥克風、白板等，并保證設備正常運行。場地環境：環境安靜、整潔、舒適，交通便利，便于參會人員到達。配套服務：提供餐飲、茶水、文具等基本服務，滿足會議期間的需求。2.確定場地后，提前與場地管理方溝通協調，辦理預訂手續，并簽訂相關協議。同時，根據會議需要，對會議室進行布置，如擺放桌椅、調整燈光、懸掛橫幅等，營造良好的會議氛圍。（四）設備準備1.行政部門負責會議設備的調試和檢查工作。在會議前[X]小時，安排專人對投影儀、音響系統、麥克風、白板等設備進行全面調試，確保設備正常運行，圖像清晰、聲音正常。2.準備好會議所需的文具，如筆記本、筆、便簽紙等，并放置在會議室指定位置。同時，確保茶水、水杯等供應充足，擺放整齊。（五）資料準備1.會務接洽專員根據會議發起部門提供的資料清單，收集、整理和編輯會議資料。資料應內容準確、邏輯清晰、格式規范，便于參會人員閱讀和理解。2.將整理好的會議資料進行打印、裝訂，并按照參會人員名單進行分類。在會議前[X]小時，將資料放置在會議室每個座位上，確保參會人員能夠及時拿到。3.對于重要會議或涉及機密信息的會議，應采取必要的保密措施，如對資料進行加密、設置訪問權限等，防止信息泄露。（六）會議通知1.行政部門根據會議發起部門確定的參會人員名單，負責會議通知的發送工作。通知應采用書面（郵件、短信）或口頭（電話）等方式，確保每位參會人員都能收到通知。2.會議通知應明確會議的時間、地點、主題、議程、要求等信息，并提醒參會人員提前做好準備。對于重要會議，還應強調會議的重要性和嚴肅性。3.在會議通知發出后，及時跟蹤參會人員的反饋情況。如有人員因特殊原因不能參會，應要求其填寫《請假申請表》，說明請假原因，并提交給會議發起部門審批。四、會議組織（一）會議簽到1.在會議開始前[X]分鐘，會務接洽專員在會議室入口處設置簽到臺，準備好會議簽到表和筆。2.參會人員到達會議現場后，應在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職位、到達時間等信息。會務接洽專員對簽到情況進行記錄和統計，確保參會人員按時到會。（二）會議開場1.會議開始前，會務接洽專員提醒參會人員關閉手機或調至靜音狀態，保持會議安靜。2.會議主持人應提前到達會議室，熟悉會議議程和相關資料。會議開始時，主持人應簡要介紹會議的目的、議程、參會人員等基本情況，宣布會議開始。（三）會議進行1.會議期間，會務接洽專員應密切關注會議進展情況，及時為參會人員提供必要的服務和支持。如添加茶水、更換會議資料等。2.會議主持人應把控會議節奏，引導參會人員圍繞會議主題進行發言和討論。確保會議按照預定議程有序進行，避免出現跑題、拖延等情況。3.參會人員應積極參與會議討論，尊重他人發言，不得隨意打斷或私下交談。如有不同意見，應在主持人允許后，禮貌地表達自己的觀點。4.對于重要會議或需要記錄會議決議的會議，會務接洽專員應安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括發言要點、討論結果、決議事項等。會議記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，并提交給會議發起部門審核。（四）會議中場休息1.根據會議時長和實際需要，合理安排會議中場休息時間。一般會議休息時間為[X]分鐘左右。2.在休息期間，會務接洽專員負責維持會議室秩序，確保參會人員在休息區域保持安靜。同時，為參會人員提供必要的服務，如補充茶水、點心等。（五）會議結束1.會議結束時，主持人應對會議進行總結，回顧會議主要內容和達成的決議，明確下一步工作安排和責任人。2.參會人員有序離開會議室，會務接洽專員和行政部門工作人員負責清理會議現場，整理會議設備和資料。將會議資料進行分類整理，妥善保管，以備后續查閱。五、會議后續工作（一）會議紀要撰寫1.會務接洽專員根據會議記錄，在會議結束后[X]個工作日內撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議重點，準確記錄會議決議和工作安排，語言簡潔明了。2.會議紀要初稿完成后，提交給會議發起部門審核。會議發起部門對會議紀要內容進行核對和修改，確保紀要準確反映會議精神。審核通過后的會議紀要，由會務接洽專員發送給參會人員及相關部門。（二）會議決議跟蹤1.會議發起部門負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促。根據會議紀要中明確的工作任務和責任人，制定詳細的跟蹤計劃，定期檢查工作進展情況。2.對于執行過程中出現的問題或困難，責任部門應及時向會議發起部門匯報。會議發起部門根據實際情況，協調相關資源，幫助解決問題，確保會議決議得到有效執行。（三）會議效果評估1.會務接洽專員在會議結束后[X]周內，收集參會人員對會議的反饋意見。反饋意見可以通過問卷調查、面談等方式進行收集。2.根據收集到的反饋意見，對會議效果進行評估。評估內容包括會議組織、會議內容、會議時間安排、會議資料準備等方面。分析會議存在的優點和不足之處，提出改進建議和措施。3.將會議效果評估報告提交給行政部門和會議發起部門。行政部門根據評估報告，對會務接洽工作進行總結和反思，不斷改進工作方法和流程，提高會議組織水平。六、會議保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息的會議資料和討論內容。2.會議期間參會人員之間交流的尚未公開的敏感信息。（二）保密措施1.對涉及保密內容的會議資料，應進行加密存儲和傳輸，并設置訪問權限。只有經過授權的人員才能查看和使用相關資料。2.會議場所應選擇具有保密條件的會議室，避免在公共場所或易泄露信息的環境中召開涉及保密內容的會議。3.參會人員應嚴格遵守保密規