會所預定管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會所的預定管理，確保會所資源的合理利用，提高服務質量和效率，滿足公司內部活動及客戶接待的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、員工以及外部客戶對公司會所的預定申請、審批、使用及相關管理活動。（三）基本原則1.公平公正原則：所有預定申請均按照既定的流程和標準進行審核，確保機會均等，不偏袒任何一方。2.先申請先得原則：根據預定申請的先后順序，在資源允許的情況下進行安排，優先滿足最早提出申請的部門或客戶。3.合理利用原則：鼓勵各部門和客戶充分合理地利用會所資源，避免浪費和閑置。4.服務至上原則：以提供優質、高效的服務為宗旨，確保會所的使用過程順暢、舒適，滿足各類活動的需求。二、會所概述（一）會所設施公司會所擁有多種功能區域和設施，包括但不限于會議室、多功能廳、宴會廳、茶室、棋牌室、健身房等，可滿足不同類型活動的需求。（二）會所容量1.會議室：根據會議室的大小，可容納人數從[X]人到[X]人不等。2.多功能廳：最大可容納[X]人，適合舉辦大型會議、培訓、文藝演出等活動。3.宴會廳：可同時容納[X]人用餐，配備專業的餐飲服務設施。4.茶室：提供舒適的品茶環境，可容納[X]人左右。5.棋牌室：設有多個棋牌室，可供[X]人同時娛樂。6.健身房：配備各類健身器材，可同時容納[X]人使用。三、預定申請（一）申請主體1.公司內部部門：因工作需要舉辦會議、培訓、團建等活動，可向行政部門提交會所預定申請。2.員工個人：因私人聚會、慶祝活動等特殊情況，經所在部門負責人同意后，可向行政部門申請使用會所部分區域。3.外部客戶：公司業務往來中的客戶，因商務洽談、合作簽約等活動需要使用會所，由公司相關業務部門負責協調并向行政部門提交預定申請。（二）申請時間1.原則上，內部部門和員工個人應提前[X]個工作日提交預定申請；外部客戶應提前[X]個工作日提交預定申請。2.對于緊急情況的預定申請，應盡量提前通知行政部門，并說明情況，行政部門將根據實際情況進行協調安排。（三）申請內容1.預定日期：明確申請使用會所的具體日期和時間段。2.使用部門/個人：填寫申請部門名稱或個人姓名。3.活動類型：如會議、培訓、宴會、私人聚會等。4.預計參與人數：根據活動規模，預估參與活動的人數。5.特殊要求：如有特殊的場地布置、設備需求、餐飲安排等要求，需在申請中詳細說明。（四）申請流程1.申請人登錄公司內部辦公系統，進入會所預定申請模塊，按照系統提示填寫申請信息。2.填寫完畢后，提交申請至所在部門負責人進行審核。3.部門負責人審核通過后，申請將流轉至行政部門。4.行政部門收到申請后，對申請信息進行完整性和合理性審核。如審核通過，將根據會所資源情況進行預定安排，并反饋預定結果給申請人；如審核不通過，將注明原因并退回申請，申請人需根據反饋意見進行修改后重新提交申請。四、預定審批（一）審批權限1.內部部門預定：預計參與人數在[X]人以下的會議、培訓等活動，由行政部門負責人審批。預計參與人數在[X]人以上的會議、培訓等活動，需經分管領導審批。涉及重要客戶接待、公司重大活動等使用會所的情況，需經總經理審批。2.員工個人預定：由所在部門負責人審批，如涉及費用問題，還需財務部門審核通過。3.外部客戶預定：普通商務活動使用會所，由相關業務部門負責人審核，行政部門負責人審批。重要商務活動或大型客戶接待使用會所，需經分管領導審批，總經理核準。（二）審批標準1.活動必要性：審核活動是否與公司業務發展、員工培訓、客戶關系維護等相關，是否確有必要使用會所資源。2.時間合理性：檢查預定時間是否與公司其他重要活動沖突，是否符合會所的整體使用安排。3.人數匹配性：根據活動類型和規模，評估預計參與人數是否合理，是否與會所的容量相匹配。4.特殊要求可行性：對于申請人提出的特殊要求，如場地布置、設備租賃等，審核是否具備實施條件和資源支持。（三）審批流程1.行政部門將收到的預定申請按照審批權限分發給相應的審批人。2.審批人在收到申請后的[X]個工作日內完成審批，并在辦公系統中填寫審批意見。3.如審批通過，申請進入預定確認環節；如審批不通過，行政部門將及時通知申請人，并說明原因。五、預定確認（一）確認方式行政部門在收到審批通過的預定申請后，將通過電話、郵件或辦公系統消息等方式向申請人發送預定確認信息，告知預定成功，并明確以下內容：1.預定日期和時間段：詳細說明會所的使用時間范圍。2.使用區域：明確申請人所預定的具體會所區域。3.相關費用：告知活動可能產生的費用項目及標準，如場地租賃費用、設備使用費用、餐飲費用等。4.注意事項：提醒申請人在使用會所過程中的相關注意事項，如遵守會所管理制度、愛護設施設備、提前做好準備工作等。（二）變更與取消1.變更：申請人如需變更預定信息，如預定日期、使用時間、參與人數、特殊要求等，應至少提前[X]個工作日向行政部門提交變更申請。行政部門將根據變更內容重新進行審核和協調，如涉及費用調整，將及時通知申請人。變更申請經審批通過后，行政部門將發送變更確認信息給申請人。2.取消：申請人如需取消預定，應至少提前[X]個工作日向行政部門提交取消申請。因特殊原因無法提前[X]個工作日取消的，需經行政部門同意。取消申請經審批通過后，行政部門將確認取消，并根據實際情況處理相關事宜。如因申請人取消預定給公司造成損失的，申請人應承擔相應的賠償責任。六、會所使用（一）使用前準備1.申請人應在預定使用時間前[X]個小時到達會所，與行政部門工作人員進行場地交接：檢查場地布置是否符合申請要求，如桌椅擺放、音響設備、投影儀、燈光等是否正常運行。確認餐飲安排是否到位，包括食品種類、數量、質量等是否符合要求。檢查其他特殊要求的準備情況，如場地裝飾、設備租賃等。如有任何問題或需要調整的地方，及時與行政部門工作人員溝通解決。2.行政部門工作人員應在申請人到達前做好會所的清潔、設備調試等準備工作，并協助申請人進行場地布置和相關準備工作：確保會所各區域干凈整潔，無雜物和灰塵。對會所內的設備進行全面檢查和調試，確保設備正常運行，如音響設備音質清晰、投影儀畫面清晰、燈光亮度適中且可正常控制等。根據申請人的特殊要求，協助進行場地裝飾布置，如懸掛橫幅、擺放鮮花、設置展示區等。準備好相關的服務用品，如飲用水、茶杯、文具等。（二）使用期間管理1.申請人應嚴格遵守會所管理制度，愛護會所設施設備，保持會所環境整潔：不得在會所內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等，如需吸煙，應到指定的吸煙區域。不得隨意損壞會所的桌椅、門窗、電器設備、裝飾物品等，如有損壞，應照價賠償。使用完畢后，應及時將會所內的物品歸位，保持場地整潔有序。2.行政部門安排專人負責會所使用期間的服務和監督工作：為活動提供必要的服務支持，如茶水供應、設備操作協助、餐飲服務協調等。監督活動的進行情況，確保活動按照預定安排有序進行，不出現違規行為或安全事故。及時處理活動過程中出現的問題和突發情況，如設備故障、人員沖突等，并向行政部門負責人匯報。3.如因活動需要臨時增加設備或服務項目，申請人應提前與行政部門溝通協商，并按照規定辦理相關手續：填寫臨時增加設備或服務項目申請表，詳細說明增加的內容、原因和預計使用時間等。行政部門根據實際情況進行審核，如資源允許，將安排提供相應的設備或服務，并告知申請人相關費用標準。申請人確認后，按照規定支付費用，并在活動結束后進行結算。（三）使用后清理1.活動結束后，申請人應組織參與人員及時將會所清理干凈：清理場地內的垃圾和雜物，將垃圾裝入垃圾袋并放置在指定地點。整理桌椅，恢復場地原狀，確保場地整潔有序。關閉電器設備、燈光、門窗等，確保會所安全。2.行政部門工作人員在活動結束后進行全面檢查和驗收：檢查場地是否清理干凈，設施設備是否完好無損且已關閉。核對活動期間使用的物品數量和狀態，如有缺失或損壞，及時與申請人溝通處理。如驗收合格，在會所使用記錄上簽字確認；如驗收不合格，要求申請人限期整改，直至達到要求為止。七、費用管理（一）費用標準1.場地租賃費用：根據會所不同區域和使用時間段，制定不同的收費標準。具體標準如下：會議室：[X]元/小時（[X]人以下），[X]元/小時（[X]人以上）。多功能廳：[X]元/小時（[X]人以下），[X]元/小時（[X]人以上）。宴會廳：[X]元/桌（根據菜品標準和服務檔次不同有所差異）。茶室：[X]元/小時。棋牌室：[X]元/小時/間。健身房：[X]元/次（會員免費，非會員收費）。2.設備使用費用：音響設備：[X]元/小時。投影儀：[X]元/小時。燈光設備：[X]元/小時。其他特殊設備根據實際租賃情況收費。3.餐飲費用：根據公司制定的餐飲標準和菜單進行收費，具體價格以實際結算為準。4.服務費用：如茶水服務、場地布置服務等，根據服務內容和工作量收取相應費用。（二）費用結算1.內部部門使用會所產生的費用，由行政部門定期與財務部門核對賬目后，按照公司財務制度進行結算：行政部門每月[X]日前匯總上月內部部門會所使用費用明細，提交給財務部門。財務部門審核費用明細無誤后，從各部門的費用預算中扣除相應金額，并進行賬務處理。2.員工個人使用會所產生的費用，如涉及費用自理的情況，由員工個人在活動結束后[X]個工作日內到財務部門辦理結算手續：員工填寫費用報銷單，附上行政部門開具的費用明細清單和相關發票。財務部門審核報銷單和相關憑證，如符合報銷規定，予以報銷；如不符合規定，將退回報銷單并說明原因。3.外部客戶使用會所產生的費用，由公司相關業務部門負責與客戶溝通結算事宜：業務部門在活動結束后及時向客戶發送費用賬單，明確費用金額和支付方式。客戶應在收到賬單后的[X]個工作日內支付費用。如客戶逾期未支付，業務部門應及時跟進催收，并向公司匯報情況。（三）費用報銷1.內部部門和員工個人使用會所符合公司費用報銷規定的，可按照報銷流程進行報銷：申請人填寫費用報銷單，詳細注明會所使用的日期、區域、活動內容、費用明細等信息。附上行政部門開具的費用發票、預定申請單、審批表等相關憑證。按照公司費用報銷審批流程，依次提交給所在部門負責人、財務部門審核、分管領導審批（如有需要）、總經理核準（如有需要）。審批通過后，財務部門予以報銷，將費用支付到申請人指定的賬戶。2.外部客戶支付的會所使用費用，由公司財務部門統一入賬：財務部門收到客戶支付的費用后，及時進行賬務處理，確認收入到賬。按照公司財務制度和稅務規定，開具相應的發票給客戶，并做好收入記錄和統計工作。八、監督與考核（一）監督機制1.行政部門負責對會所預定和使用情況進行日常監督檢查，定期檢查會所設施設備的維護情況、使用記錄的完整性、費用結算的準確性等。2.設立投訴舉報渠道，接受公司內部員工和外部客戶對會所預定和使用過程中違規行為的投訴舉報。投訴舉報渠道包括電話、郵箱、意見箱等，行政部門應及時受理并調查處理投訴舉報事項。（二）考核辦法1.對內部部門和員工個人的會所使用情況進行考核，考核內容包括預定申請的及時性、活動組織的規范性、費用使用的合理性、對會所設施設備的愛護程度等。2.考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對于在會所使用過程中表現優秀的部門和個人，給予適當的獎勵；對于違反會所管理制度、造成不良影響或損失的部門和個人，按照公司相關規定進行處罰，如扣除績效分數