會議例會管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司例會、部門例會、專項工作會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡會議議程，提高會議效率，避免形式主義。2.明確責任原則：會議應明確議題、責任人和時間節點，確保會議決策能夠得到有效執行。3.溝通協作原則：通過會議加強各部門之間的溝通與協作，促進信息共享，形成工作合力。二、會議分類及組織（一）公司例會1.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。2.會議周期：每周[X]舉行一次，如遇特殊情況可臨時調整。3.會議內容各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司高層領導總結上周工作情況，部署本周重點工作任務。討論公司重大決策、重要事項及相關制度的修訂等。4.組織部門：總經理辦公室（二）部門例會1.參會人員：各部門全體成員。2.會議周期：每周[X]舉行一次，由各部門自行安排時間，但需提前向總經理辦公室報備。3.會議內容部門成員匯報上周工作完成情況、本周工作計劃及遇到的問題。部門負責人總結上周部門工作，對本周工作進行詳細安排和部署。傳達公司例會精神及相關工作要求，協調部門內部工作。4.組織部門：各部門（三）專項工作會議1.參會人員：根據專項工作需要確定，包括相關部門負責人及工作人員。2.會議周期：根據專項工作進度和實際需要不定期召開。3.會議內容針對特定專項工作進行詳細討論和研究，制定工作方案和行動計劃。明確專項工作的目標、任務、責任人和時間節點，協調解決工作中遇到的困難和問題。匯報專項工作進展情況，及時調整工作策略和方法。4.組織部門：根據專項工作的牽頭部門確定三、會議準備（一）會議通知1.會議組織部門應提前[X]天發出會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議議題等信息。2.通知方式可采用郵件、內部辦公系統、微信群等多種形式，但需確保參會人員能夠及時收到通知。3.對于重要會議，應電話或當面確認參會人員是否收到通知，并提醒其提前做好準備。（二）會議資料準備1.根據會議議題，準備相關的文件、資料、報告等，確保參會人員能夠提前了解會議內容，提高會議效率。2.會議資料應提前整理、裝訂成冊，并在會議前發放給參會人員。對于臨時增加的議題，應及時補充相關資料。（三）會場布置1.根據會議規模和類型，合理安排會場座位，確保參會人員能夠舒適就座。2.準備好會議所需的設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等，并提前調試好，確保設備正常運行。3.在會場擺放好會議資料、飲用水等物品，營造良好的會議環境。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應提前[X]分鐘到達會場，在會議簽到表上簽到。2.會議組織人員負責核對參會人員名單，對于未按時簽到的人員，應及時聯系并了解原因。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會場，做好會前準備工作。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議目的、議程安排及參會人員，宣布會議開始。（三）議題討論1.按照會議議程，依次進行議題討論。參會人員應積極發言，充分發表自己的意見和建議，確保討論的充分性和有效性。2.主持人應引導會議討論方向，控制會議節奏，避免出現跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現的分歧，應及時協調解決，達成共識。3.在討論過程中，應做好會議記錄，記錄人員應認真記錄會議內容，包括發言要點、討論結果、決策事項等。（四）會議決策1.根據議題討論結果，形成會議決策。會議決策應明確、具體，具有可操作性。2.對于重要決策，應在會議上進行表決，表決方式可采用舉手、投票等形式，確保決策的公正性和民主性。3.會議決策形成后，應明確責任人和時間節點，確保決策能夠得到有效執行。（五）會議總結1.會議結束前，主持人應對會議進行總結，回顧會議討論的主要內容和形成的決策，強調工作重點和注意事項。2.參會人員應認真聽取會議總結，明確自己的工作任務和要求，確保會議精神能夠及時傳達和貫徹落實。（六）會議結束1.主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離開會場。2.會議組織人員負責清理會場，整理會議資料，做好會議后續工作。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議記錄應真實、準確、完整地記錄會議內容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議題、發言要點、討論結果、決策事項等。2.會議記錄人員應使用統一的會議記錄格式，確保記錄的規范性和一致性。3.會議記錄應在會議結束后及時整理，經主持人審核后存檔。（二）會議紀要1.會議紀要應根據會議記錄整理而成，突出會議重點和決策事項，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要應明確會議的主要內容、決策事項、責任人和時間節點，確保參會人員能夠清楚了解會議精神和工作要求。3.會議紀要經主持人審核后，及時發送給參會人員，并在公司內部進行傳閱，確保會議精神能夠得到有效傳達和貫徹落實。六、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間和地點參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.如有特殊情況不能按時參會，應提前向會議組織部門請假，并安排其他人員代為參會。（二）遵守秩序1.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。2.尊重他人發言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應在他人發言結束后再發表自己的看法。（三）積極發言1.參會人員應積極參與會議討論，充分發表自己的意見和建議，為公司發展貢獻智慧和力量。2.發言應簡潔明了，重點突出，避免冗長和無關緊要的表述。（四）保守機密1.參會人員應嚴格遵守公司保密制度，對會議中涉及的機密信息、商業秘密等予以保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。七、會議跟進與反饋（一）會議決策執行情況跟蹤1.會議組織部門負責對會議決策的執行情況進行跟蹤，定期檢查責任人和時間節點的落實情況。2.對于執行過程中出現的問題，應及時協調解決，并向相關領導匯報。（二）會議效果評估1.定期對會議效果進行評估，收集參會人員對會議內容、組織形式、會議效率等方面的意見和建議。2.根據評估結果，及時調整會議管理方式和方法，不斷提高會議質量和效果。（三）反饋與溝通1.參會人員應及時將會議決策