會議物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司會議物資的管理，規范會議物資的采購、使用、保管及回收等流程，確保會議的順利召開，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目研討會、公司全體會議、大型活動配套會議等。（三）管理原則1.統一管理原則：會議物資由公司行政部門統一采購、調配和管理，確保物資的標準統一、使用規范。2.按需配置原則：根據會議的規模、性質、內容等實際需求，合理配置會議所需物資，避免浪費。3.節約高效原則：在滿足會議需求的前提下，盡量降低物資采購成本，提高物資使用效率，杜絕鋪張浪費。4.責任到人原則：明確各環節相關人員的職責，確保會議物資管理工作的每個環節都有人負責，做到責任清晰、獎懲分明。二、會議物資的分類及標準（一）會議文具類1.筆：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆等，根據會議需求配備適量不同顏色的筆，一般按參會人數的1.2倍準備，確保每位參會人員至少有一支書寫筆，特殊會議可根據實際需要增加。2.筆記本：普通會議可準備A4或B5規格的便簽本，重點會議可配備定制的筆記本，數量按參會人數發放。3.紙張：根據會議記錄、資料打印等需求，準備A4、A3等規格的打印紙、復印紙，數量根據預估用量確定，一般大型會議可按每人510張準備。4.文件夾：用于存放會議資料，可選擇塑料或紙質文件夾，按部門或會議主題進行分類，數量根據參會部門及資料數量確定。5.檔案袋：較大尺寸的檔案袋，用于收集和存放重要文件或資料，根據會議重要性及資料量準備適量。6.訂書機、訂書釘、回形針：訂書機按每1015人配備一個，訂書釘和回形針根據日常使用量適量儲備。7.計算器：根據財務、統計等相關會議需求配備，數量按需而定。（二）會議設備類1.投影儀：根據會議室大小和使用需求配備相應流明亮度的投影儀，確保投影畫面清晰、穩定，能夠滿足會議演示、展示等功能。2.幕布：與投影儀配套的幕布，尺寸與投影儀適配，保證投影效果。3.音響設備：包括音箱、麥克風等，確保聲音清晰、無雜音，滿足不同規模會議的擴音需求。4.電腦：用于會議演示、資料查閱等，根據會議安排提前準備好，并確保系統正常運行，軟件齊全。5.激光筆：方便會議主持或演講人員在投影畫面上指示重點內容，按會議需求配備適量。6.翻頁器：配合電腦使用，便于演示人員在一定距離外操作電腦，實現幻燈片切換等功能，數量按需確定。（三）會議飲品及食品類1.瓶裝水：根據會議時間長短和參會人數，準備適量的瓶裝飲用水，一般每人每小時按12瓶準備，炎熱天氣或特殊會議可適當增加。2.茶葉：準備多種茶葉供參會人員選擇，如綠茶、紅茶、花茶等，用量根據會議次數和平均消耗情況定期補充。3.咖啡：速溶咖啡或現磨咖啡所需的原料及設備，根據會議需求和參會人員喜好確定配備量。4.點心：根據會議性質和時長，可準備一些簡單的點心，如餅干、糕點等，數量根據參會人數適量安排，避免過多造成浪費。（四）會議裝飾類1.鮮花：根據會議的重要性和場地風格，可擺放適量鮮花作為裝飾，營造舒適的會議氛圍，如在會議室中心擺放小型花束，或在主席臺擺放較大型的插花作品。2.綠植：在會議室角落或周邊放置小型綠植，起到凈化空氣、美化環境的作用，如綠蘿、吊蘭等，數量可視會議室空間大小而定。（五）其他物資1.垃圾桶：會議室配備適量垃圾桶，一般每510人配備一個，確保參會人員能夠方便地丟棄垃圾。2.垃圾袋：根據垃圾桶數量和使用頻率，定期儲備適量垃圾袋，以保證垃圾能及時清理。3.一次性紙杯：用于會議飲品的盛放，數量根據會議期間預計的飲水杯使用量準備，一般按參會人數的23倍準備。4.桌牌：根據會議座位安排，制作相應的桌牌，標注參會人員姓名、職務等信息，確保人員入座準確，桌牌數量與參會人數一致。三、會議物資的采購（一）采購申請1.會議主辦部門應在會議召開前[X]個工作日，填寫《會議物資采購申請表》，詳細說明會議名稱、時間、地點、參會人數、物資名稱、規格、數量及預計金額等信息，并提交給行政部門。2.對于常規性會議物資，如文具類、飲品等，行政部門可根據庫存情況及過往使用記錄，提前進行適量儲備；對于特殊規格或定制的物資，需根據采購申請及時安排采購。（二）采購審批1.《會議物資采購申請表》經會議主辦部門負責人簽字確認后，提交給行政部門負責人審核。行政部門負責人應根據申請內容，結合庫存情況、會議實際需求及預算等因素進行審核，并簽署意見。2.對于預算金額超過[X]元的采購申請，需報公司財務總監審批后，方可進行采購；預算金額在[X]元以下的，由行政部門負責人審批即可。（三）采購實施1.行政部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應遵循貨比三家、性價比最優的原則，確保所采購物資的質量符合要求，價格合理。2.對于批量采購或長期合作的物資，行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確物資的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，以保障雙方的權益。3.采購人員應嚴格按照采購合同要求，跟進物資的采購進度，確保物資按時、按質、按量到貨。對于緊急采購的物資，應采取特事特辦的方式，優先保障會議需求，但事后需及時補辦相關采購手續。四、會議物資的入庫管理（一）驗收1.物資到貨后，行政部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的規格、數量、質量、外觀等是否與采購合同及申請要求一致。2.對于重要物資或設備，如投影儀、音響等，可邀請專業技術人員進行驗收，確保其性能指標符合要求，能夠正常投入使用。3.驗收合格后，驗收人員應在《會議物資入庫單》上簽字確認，詳細記錄物資的名稱、規格、數量、供應商等信息。（二）入庫1.驗收通過的物資，應及時辦理入庫手續。倉庫管理人員根據《會議物資入庫單》，將物資分類存放，并建立詳細的庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.對于易損、易耗的會議物資，如筆、紙張等，應設立專門的存放區域，并做好防潮、防火、防盜等措施，確保物資的質量不受影響。3.庫存物資應定期進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由行政部門組織，倉庫管理人員負責具體實施，財務部門進行監督。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。五、會議物資的領用（一）領用申請1.會議主辦部門在會議召開前[X]天內，填寫《會議物資領用申請表》，注明領用物資的名稱、規格、數量、用途及預計歸還時間等信息，并提交給行政部門。2.對于臨時增加的會議物資需求，應提前[X]小時向行政部門提交書面申請，說明原因及需求明細，經行政部門批準后予以發放。（二）領用審批1.《會議物資領用申請表》經會議主辦部門負責人簽字確認后，提交給行政部門負責人審批。行政部門負責人應根據庫存情況、會議實際需求等因素進行審批，并簽署意見。2.如領用物資涉及貴重設備或高價值物品，需報公司分管領導審批后，方可領取。（三）物資發放1.倉庫管理人員根據審批通過的《會議物資領用申請表》，按照“先進先出”的原則發放物資，并在庫存臺賬上做好記錄。2.對于需歸還的物資，領用人員應在領用登記表上簽字確認，并在會議結束后及時歸還倉庫。倉庫管理人員應認真核對歸還物資的數量、質量等情況，如發現問題應及時與領用人員溝通解決。3.如領用人員在會議結束后未能及時歸還物資，倉庫管理人員應及時催還，并做好記錄。對于逾期未還的物資，應按照公司相關規定進行處理。六、會議物資的使用規范（一）文具類1.參會人員應正確使用筆、筆記本等文具，保持文具的整潔，不得隨意丟棄或損壞。2.會議記錄人員應認真記錄會議內容，確保記錄清晰、準確，使用后的筆記本應妥善保管，以備后續查閱。（二）設備類1.投影儀、音響等設備的操作人員應經過專業培訓，熟悉設備的操作方法和注意事項，確保設備的正常使用。2.使用電腦進行會議演示的人員，應提前做好演示資料的準備工作，并對電腦系統和軟件進行檢查，確保無故障、無病毒，避免因電腦問題影響會議進程。3.使用激光筆、翻頁器等輔助設備時，應按照正確的操作方法使用，避免損壞設備。如發現設備出現故障，應及時報告行政部門進行維修或更換。（三）飲品及食品類1.會議期間，飲品應適量供應，避免浪費。參會人員應文明飲用，不得將飲品灑落在桌面或地面上。2.食品類應按照規定的時間和數量發放，不得隨意多拿多占。食用時應注意衛生，避免食品殘渣污染會議室環境。（四）裝飾類1.鮮花和綠植應保持清潔、美觀，定期進行澆水、修剪等養護工作，確保其生長良好。2.不得隨意破壞或挪動會議裝飾物品，如因會議需要進行調整，應在會議結束后及時恢復原狀。（五）其他物資1.垃圾桶應及時清理，保持會議室的環境衛生。垃圾袋應扎緊后丟棄在指定地點，不得隨意亂扔。2.一次性紙杯應合理使用，不得浪費。使用后的紙杯應放入垃圾桶內，不得隨意丟棄在桌面或地面上。3.桌牌應擺放整齊，不得隨意移動或損壞。會議結束后，應將桌牌收回并妥善保管。七、會議物資的保管（一）倉庫管理1.行政部門應設立專門的會議物資倉庫，倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防盜等安全設施。2.倉庫管理人員應按照物資的類別、規格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌，便于物資的查找和管理。3.庫存物資應定期進行檢查，查看物資是否有損壞、變質等情況。如發現問題，應及時采取措施進行處理，并記錄相關情況。（二）物資維護1.對于易損、易耗的會議物資，如筆、紙張等，應定期進行盤點，及時補充庫存，確保滿足會議需求。2.對于設備類物資，如投影儀、音響等，應定期進行維護保養，按照設備使用說明書的要求進行操作，定期清潔設備、檢查設備性能，發現問題及時聯系專業人員進行維修，確保設備始終處于良好的運行狀態。3.對于裝飾類物資，如鮮花、綠植等，應根據其生長習性進行相應的養護，確保其保持良好的觀賞效果。八、會議物資的回收與處置（一）物資回收1.會議結束后，會議主辦部門應及時組織人員對會議物資進行清理回收，確保物資的完好和齊全。2.對于需歸還的物資，如投影儀、音響、電腦等設備，領用人員應將設備擦拭干凈，整理好相關配件和資料，歸還倉庫。倉庫管理人員應認真核對設備的數量、質量等情況，并在設備歸還登記表上簽字確認。3.對于可重復使用的文具類物資，如筆、筆記本等，應進行回收整理，分類存放，以便下次會議使用。（二）物資處置1.對于已損壞、無法正常使用的會議物資，倉庫管理人員應填寫《會議物資報廢申請表》，詳細說明物資名稱、規格、數量、損壞原因等信息，并提交給行政部門負責人審批。2.經審批同意報廢的物資，由行政部門按照公司相關規定進行處置。對于有一定價值的廢舊物資，可進行回收變賣；對于無回收價值的物資，可按照環保要求進行妥善處理，如報廢電子設備應按照相關規定進行拆解、銷毀等，避免對環境造成污染。3.物資處置過程中，應做好記錄工作，包括報廢物資的名稱、數量、處置方式、處置時間等信息，并存檔備查。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門應定期對會議物資的管理情況進行檢查，包括物資的采購、入庫、領用、使用、保管、回收及處置等環節，確保各項管理制度的有效執行。2.財務部門應加強對會議物資采購費用的審核與監督，確保費用支出合理、合規，杜絕不合理的開支。3.各部門應配合行政部門做好會議物資管理工作，對于違反制度規定的行為，應及時進行糾正和處理。（二）違規處理1.對于在會議物資管理過程中存在違規行為的部門或個人，如擅自挪用會議物資、浪費物資、未按規定