作廢資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司作廢資料的管理，確保公司信息安全，防止重要資料遺失、泄露或被不當(dāng)使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類作廢資料，包括但不限于文件、報告、合同、圖紙、記錄、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.保密性原則：作廢資料涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)務(wù)信息等，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.合規(guī)性原則：資料作廢處理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.集中管理原則：由專門部門或人員對作廢資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。4.定期清理原則：定期對作廢資料進(jìn)行清理，確保資料管理的有效性和及時性。二、作廢資料的定義與識別（一）定義作廢資料是指已不再具有使用價值，或因業(yè)務(wù)變更、流程調(diào)整、法律法規(guī)要求等原因，需要進(jìn)行廢止處理的各類資料。（二）識別標(biāo)準(zhǔn)1.文件類：已被新文件替代且原文件不再生效；文件內(nèi)容已過期、失效或不再適用；文件所涉及的業(yè)務(wù)已終止或取消。2.合同類：合同已履行完畢；合同已解除或終止；合同因法律糾紛等原因不再具有法律效力。3.記錄類：記錄已完成其記錄目的，且后續(xù)無需再查閱；記錄已被更新且原記錄失去參考價值。4.數(shù)據(jù)類：數(shù)據(jù)已過時、不準(zhǔn)確或不再用于業(yè)務(wù)決策；數(shù)據(jù)已被新數(shù)據(jù)覆蓋且原數(shù)據(jù)無需保留。三、作廢資料的收集（一）收集責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門作廢資料的收集工作。2.對于跨部門業(yè)務(wù)產(chǎn)生的作廢資料，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責(zé)任人。（二）收集流程1.資料使用部門在確認(rèn)資料作廢后，應(yīng)及時將作廢資料整理分類，并填寫《作廢資料清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、編號、所屬部門、作廢原因、產(chǎn)生時間等信息。2.收集責(zé)任人定期（至少每周一次）從各使用部門收集《作廢資料清單》及相應(yīng)的作廢資料，并進(jìn)行核對。3.核對無誤后，將收集到的作廢資料妥善存放于指定的臨時存放地點，等待進(jìn)一步處理。四、作廢資料的分類與整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按資料類型分類：如文件、合同、記錄、數(shù)據(jù)等。2.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：如財務(wù)、人力資源、市場營銷、研發(fā)等。3.按保密級別分類：如絕密、機(jī)密、秘密、公開等。（二）整理要求1.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的作廢資料進(jìn)行細(xì)致分類。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)去除訂書釘、回形針等金屬物品，按順序整理整齊，并使用文件夾或檔案袋進(jìn)行封裝。3.對于電子資料，應(yīng)按照存儲路徑和文件名進(jìn)行整理，確保資料的完整性和可識別性。4.在資料封裝或存儲容器上，應(yīng)標(biāo)明資料類別、所屬部門、作廢時間等信息。五、作廢資料的存儲（一）存儲地點1.設(shè)立專門的作廢資料存儲室，用于存放紙質(zhì)作廢資料。存儲室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.建立電子存儲系統(tǒng)，用于存儲電子作廢資料。電子存儲系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。（二）存儲期限1.一般情況下，作廢資料的存儲期限為[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、知識產(chǎn)權(quán)等方面的資料，存儲期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體期限根據(jù)實際情況確定。2.在存儲期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，可對作廢資料進(jìn)行銷毀處理。（三）存儲管理1.安排專人負(fù)責(zé)作廢資料存儲室的日常管理，定期對存儲資料進(jìn)行檢查和盤點，確保資料的安全存放。2.建立作廢資料存儲臺賬，詳細(xì)記錄資料的入庫時間、存放位置、資料名稱、數(shù)量等信息，并定期更新。3.對電子存儲系統(tǒng)中的作廢資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、作廢資料的審批（一）審批流程1.資料使用部門填寫《作廢資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明作廢資料的名稱、數(shù)量、所屬部門、作廢原因、擬銷毀方式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《作廢資料銷毀申請表》提交至公司保密管理部門，保密管理部門對資料的保密性、合規(guī)性等進(jìn)行審核，審核通過后簽字蓋章。3.將《作廢資料銷毀申請表》連同相關(guān)資料一并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。（二）審批權(quán)限1.對于一般作廢資料的銷毀申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及公司核心機(jī)密、重大業(yè)務(wù)信息等重要作廢資料的銷毀申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。七、作廢資料的銷毀（一）銷毀方式1.紙質(zhì)資料：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對于保密性要求較高的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用專業(yè)的粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎處理，確保資料無法恢復(fù)。2.電子資料：可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷毀存儲介質(zhì)等方式進(jìn)行銷毀。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的擦除工具，確保數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)。（二）銷毀實施1.經(jīng)審批同意銷毀的作廢資料，由公司指定的銷毀人員負(fù)責(zé)實施銷毀工作。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和流程進(jìn)行，防止資料泄露或被不當(dāng)處理。3.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)填寫《作廢資料銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時間、監(jiān)督人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。八、作廢資料的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱作廢資料的，應(yīng)填寫《作廢資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.《作廢資料借閱申請表》提交至公司保密管理部門，保密管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后簽字蓋章。3.借閱人憑審批通過的《作廢資料借閱申請表》到作廢資料存儲室或電子存儲系統(tǒng)中借閱資料，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的作廢資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還資料。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱作廢資料的，可直接到作廢資料存儲室或通過電子存儲系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在查閱登記本上記錄查閱資料名稱、查閱時間、查閱人員等信息。2.對于涉及公司機(jī)密的作廢資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得私自摘抄、復(fù)制或傳播資料內(nèi)容。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密管理部門定期對各部門作廢資料的管理情況進(jìn)行檢查，包括資料收集、分類整理、存儲、審批、銷毀等環(huán)節(jié)，確保制度執(zhí)行到位。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機(jī)構(gòu)對公司作廢資料管理情況進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、資料安全性、合規(guī)性等方面。2.根據(jù)審計結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，確保公司作廢資料管理工作的規(guī)范、有效。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定收集、整理、存儲作廢資料，導(dǎo)致資料遺失或損壞的。2.未經(jīng)審批擅自銷毀、借閱、查閱作廢資料，或違反保密規(guī)定泄露資料內(nèi)容的。3.在作廢資料管理過程中，弄虛作假、隱瞞不報的。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)的處罰。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其