使用工具管理制度一、總則（一）目的為了加強公司工具的管理，規范工具的使用、維護、保管及報廢等流程，提高工具的使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工使用的各類工具，包括但不限于辦公設備、生產工具、測試儀器、維修工具等。（三）基本原則1.誰使用誰負責：工具的使用人員對工具的正確使用、日常維護及安全保管負有直接責任。2.合理配置：根據工作需要，合理配置工具資源，確保各部門及崗位有足夠且適用的工具。3.節約高效：鼓勵員工節約使用工具，提高工具的使用效率，延長工具使用壽命。4.定期盤點：定期對工具進行盤點，確保工具數量準確、狀態良好。二、工具的分類與編號（一）分類1.辦公工具：如電腦、打印機、復印機、傳真機、辦公桌椅等。2.生產工具：如機床、生產線設備、模具、夾具等。3.測試工具：如萬用表、示波器、測試儀等。4.維修工具：如扳手、螺絲刀、鉗子、電烙鐵等。5.其他工具：如清潔工具、安全防護用具等。（二）編號1.公司對每類工具進行統一編號，編號應具有唯一性和系統性。2.編號規則：[工具類別代碼（2位）+部門代碼（2位）+順序號（4位）]。例如，辦公工具中行政部的第123臺電腦編號為BG010123，其中“BG”代表辦公工具，“01”代表行政部。3.工具編號應在工具上明顯位置標識，同時記錄在工具管理臺賬中。三、工具的申購（一）申購流程1.需求提出：各部門根據工作需要，填寫《工具申購申請表》，詳細注明工具名稱、規格型號、數量、申購理由等信息，并由部門負責人簽字確認。2.審核：申請表提交至行政部門，行政部門根據庫存情況及實際需求進行審核。如庫存有可用工具，則不予批準申購；如確需申購，行政部門負責人簽字后報公司領導審批。3.采購：經公司領導批準后，行政部門負責按照公司采購流程進行采購。采購人員應選擇合格的供應商，確保所購工具質量可靠、價格合理。4.驗收：工具到貨后，由申購部門、行政部門及相關技術人員共同進行驗收。驗收內容包括工具的規格型號、數量、外觀質量、性能指標等。如發現問題，應及時與供應商溝通解決。驗收合格后，填寫《工具驗收單》，各方簽字確認。（二）特殊情況處理1.因緊急工作需要，無法按照正常申購流程采購工具時，使用部門可先口頭向行政部門說明情況，經同意后先行采購，但事后應及時補辦申購手續。2.對于價值較高或專業性較強的工具，申購部門應在申購前進行充分的市場調研，提供詳細的技術參數和選型依據，確保所購工具符合工作要求。四、工具的領用（一）領用流程1.領用登記：工具驗收合格后，行政部門將工具入庫，并建立工具管理臺賬。員工領用工具時，需填寫《工具領用登記表》，注明工具編號、名稱、規格型號、領用日期、領用人等信息，經部門負責人簽字后到行政部門領取。2.發放工具：行政部門根據《工具領用登記表》發放工具，并在工具管理臺賬上記錄工具的領用情況。同時，向領用人發放《工具使用說明書》等相關資料。3.簽字確認：領用人在領取工具時，應對工具的外觀、數量、附件等進行檢查，確認無誤后簽字確認。如發現問題，應及時向行政部門反饋。（二）多人共用工具1.對于多人共用的工具，由部門指定專人負責保管和維護，并在《工具領用登記表》上注明保管人姓名。2.保管人應建立工具使用記錄，記錄工具的使用時間、使用人員、使用情況等信息，確保工具使用情況可追溯。3.使用共用工具的人員應在使用后及時歸還保管人，并協助保管人進行工具的清潔和保養。五、工具的使用（一）使用要求1.員工應嚴格按照《工具使用說明書》的要求正確使用工具，不得擅自更改工具的用途或拆卸工具零部件。2.在使用工具過程中，如發現工具出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告部門負責人或行政部門。嚴禁在工具存在故障的情況下繼續使用，以免造成安全事故或工具損壞。3.對于精密、貴重工具，使用人員應經過專門培訓，熟悉其性能和操作方法后才能使用。使用過程中要嚴格遵守操作規程，小心謹慎操作。4.工具使用完畢后，應及時清理干凈，妥善保管。對于易生銹、易腐蝕的工具，使用后應進行防銹、防腐處理。（二）使用記錄1.員工應建立個人工具使用記錄，記錄所使用工具的名稱、使用時間、使用任務、工具狀態等信息。使用記錄應定期整理歸檔，以備查閱。2.對于大型設備或關鍵工具，使用部門應建立詳細的設備運行記錄和維護記錄，記錄設備的開機時間、關機時間、運行參數、維護保養情況等信息。設備運行記錄和維護記錄應妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。六、工具的維護與保養（一）日常維護1.工具使用人員應負責對所使用工具進行日常維護，包括清潔、潤滑、緊固、調整等工作。日常維護應在每次使用后及時進行，確保工具處于良好的工作狀態。2.對于需要定期維護的工具，使用人員應按照規定的時間間隔進行維護，并做好維護記錄。維護記錄應包括維護時間、維護內容、維護人員等信息。（二）定期保養1.行政部門應制定工具定期保養計劃，明確各類工具的保養周期、保養內容和保養責任人。定期保養計劃應根據工具的使用頻率、性能特點等因素制定，確保工具得到及時、有效的保養。2.工具定期保養工作由行政部門組織實施，或委托專業維修人員進行。保養過程中應詳細記錄保養情況，包括保養時間、保養內容、更換零部件等信息。保養記錄應作為工具管理檔案的重要組成部分保存。（三）故障維修1.工具出現故障時，使用人員應及時報告部門負責人或行政部門。行政部門根據故障情況，判斷是否能夠自行維修。如能夠自行維修，應安排專業維修人員進行維修；如無法自行維修，應及時聯系供應商或專業維修機構進行維修。2.工具維修過程中，維修人員應詳細記錄故障現象、維修過程、更換零部件等信息，并填寫《工具維修記錄單》。《工具維修記錄單》應經使用人員和維修人員簽字確認后，交行政部門存檔。3.維修后的工具應進行驗收，確保工具性能恢復正常。驗收合格后，方可繼續投入使用。七、工具的保管（一）保管責任1.工具領用人對所領用工具的保管負有直接責任，應妥善保管工具，防止工具丟失、損壞或被盜。2.對于多人共用工具，保管人應加強對工具的保管，確保工具隨時處于可用狀態。（二）保管場所1.工具應存放在指定的保管場所，保管場所應具備安全、防潮、防火、防盜等條件。2.對于精密、貴重工具，應存放在專門的工具柜或保險柜中，并采取必要的防護措施，如防震、防塵、防潮等。（三）庫存管理1.行政部門應建立工具庫存管理制度，定期對工具進行盤點，確保工具數量準確、狀態良好。盤點內容包括工具的名稱、規格型號、數量、存放位置等信息。2.盤點過程中如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。對于盤盈或盤虧的工具，應填寫《工具盤點盈虧報告表》，經部門負責人和公司領導審批后進行調整。3.工具庫存應保持合理的儲備量，避免庫存積壓或缺貨。行政部門應根據工具的使用頻率、采購周期等因素，定期對工具庫存進行分析和調整，確保庫存工具能夠滿足公司正常生產經營的需要。八、工具的借用與歸還（一）借用流程1.因工作需要借用工具時，借用人員應填寫《工具借用申請表》，注明借用工具名稱、規格型號、借用時間、借用理由等信息，并經部門負責人簽字后到行政部門辦理借用手續。2.行政部門審核《工具借用申請表》后，如同意借用，應在工具管理臺賬上記錄借用情況，并向借用人員發放工具。借用人員在領取工具時，應對工具的外觀、數量、附件等進行檢查，確認無誤后簽字確認。3.借用人員應按照借用申請表上注明的借用時間及時歸還工具。如需延長借用時間，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。（二）歸還要求1.借用人員歸還工具時，應確保工具完好無損，清潔干凈。如工具在借用期間發生損壞或丟失，借用人員應照價賠償。2.行政部門在接收歸還工具時，應對工具進行檢查，確認工具完好后在工具管理臺賬上記錄歸還情況，并辦理歸還手續。如發現工具存在問題，應及時與借用人員溝通解決。九、工具的報廢（一）報廢條件1.工具已達到規定的使用年限，且無法修復或修復后無法滿足工作要求。2.工具因損壞嚴重，無法正常使用，且維修成本過高。3.工具因技術更新換代，已被新型工具所替代，且無使用價值。4.工具因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復。（二）報廢申請1.工具使用部門或保管人發現工具符合報廢條件時，應填寫《工具報廢申請表》，詳細說明工具名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上工具損壞情況的照片或說明材料。2.《工具報廢申請表》經部門負責人簽字后報行政部門審核。行政部門審核后，如同意報廢，報公司領導審批。（三）報廢處理1.經公司領導批準報廢的工具，由行政部門負責組織報廢處理。報廢處理方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，具體處理方式應根據工具的實際情況和公司相關規定確定。2.報廢工具處理過程中，應做好記錄，包括報廢工具名稱、規格型號、數量、處理方式、處理時間、處理收入等信息。處理記錄應作為公司資產管理檔案的重要組成部分保存。十、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對工具的使用、維護、保管等情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.工具的申購、領用、使用、維護、保管、借用、歸還、報廢等流程是否符合本制度規定。2.工具的使用人員是否正確使用工具，是否按照規定進行日常維護和保養。3.工具的保管場所是否安全、整潔，工具是否存放有序。4.工具的庫存管理是否規范，賬實是否相符。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對工具管理情況進行全面檢查，檢查周期為[具體周期]。定期檢查應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、檢查人員、檢查時間等信息。2.不定期抽查：行政部門不定期對工具使用部門或保管人進行抽查，檢查工具的實際使用和保管情況。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門或責任人限期整改。整改通知書應明確整改內容、整改期限、整改責任人等信息。2.責任部門或責任人應按照整改通知書的要求認