供應單位管理制度一、總則（一）目的為加強公司對供應單位的管理，規范采購行為，確保物資供應的質量、及時性和經濟性，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與物資供應相關的單位，包括原材料供應商、零部件供應商、設備供應商等。（三）基本原則1.公平公正原則：在選擇供應單位、進行采購交易等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應單位享有平等的機會。2.質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量物資和服務的供應單位，以滿足公司生產經營對物資質量的要求。3.成本效益原則：在保證物資質量和供應及時性的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.合作共贏原則：與供應單位建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同發展。二、供應單位的選擇與評估（一）選擇標準1.資質信譽：供應單位應具有合法有效的營業執照、生產許可證、經營許可證等相關資質證書，信譽良好，無不良記錄。2.生產能力：具備與公司需求相匹配的生產能力，能夠按時、按量提供所需物資。3.產品質量：所提供的物資應符合國家相關標準和公司的質量要求，具有良好的質量穩定性。4.價格水平：在保證質量的前提下，價格合理，具有市場競爭力。5.服務水平：能夠提供優質的售前、售中、售后服務，響應及時，解決問題能力強。（二）選擇流程1.需求分析：各部門根據生產經營需要，提出物資采購需求，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。2.供應商搜索：采購部門通過多種渠道搜索潛在的供應單位，如網絡搜索、行業推薦、供應商目錄等。3.初步篩選：采購部門對搜索到的供應單位進行初步篩選，根據選擇標準剔除不符合要求的單位。4.實地考察：對初步篩選合格的供應單位進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、人員情況等。5.樣品測試：要求供應單位提供樣品進行測試，檢驗其產品質量是否符合公司要求。6.綜合評估：采購部門會同相關部門對供應單位的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、服務水平等進行綜合評估，確定擬選用的供應單位。7.審批確定：擬選用的供應單位名單報公司領導審批，經批準后確定為正式的供應單位。（三）評估管理1.定期評估：采購部門定期對供應單位進行評估，評估周期一般為一年。評估內容包括供應單位的業績表現、產品質量、交貨期、售后服務等。2.動態評估：在與供應單位合作過程中，如發現供應單位出現質量問題、交貨延遲、服務不到位等情況，及時進行動態評估，并根據評估結果采取相應措施。3.評估結果應用：根據評估結果，對表現優秀的供應單位給予獎勵，如增加采購份額、優先合作等；對表現不佳的供應單位進行警告、減少采購份額直至終止合作。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據采購需求和與供應單位協商的結果，起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資的規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，報公司法律部門和相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等。3.合同簽訂：經審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應單位簽訂。簽訂后的合同應加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同執行1.供應單位履約：供應單位應按照合同約定的時間、地點、質量標準等履行交貨義務。采購部門負責跟蹤供應單位的履約情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。2.公司履約：公司應按照合同約定的付款方式和時間及時支付貨款。財務部門負責審核付款申請，確保付款符合合同約定和公司財務制度。（三）合同變更與解除1.合同變更：在合同執行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款的，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同解除：如因一方嚴重違約或其他法定原因需要解除合同的，應按照法律規定和合同約定辦理解除手續。解除合同后，雙方應按照約定清理債權債務。（四）合同檔案管理1.合同歸檔：采購部門負責將簽訂的采購合同及相關文件資料進行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、合同審批表、變更協議、解除協議、驗收報告、付款憑證等。2.檔案保管：合同檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行。3.檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應按照公司檔案查閱制度辦理查閱手續。未經批準，不得擅自復印、外借合同檔案。四、物資驗收管理（一）驗收標準1.質量標準：物資的質量應符合國家相關標準、行業標準和公司的質量要求。驗收時應按照合同約定的質量標準進行檢驗。2.數量標準：物資的數量應與合同約定一致。驗收時應按照合同約定的計量方法進行清點。（二）驗收流程1.到貨通知：采購部門在物資到貨前，應通知相關部門做好驗收準備工作。2.初步驗收：物資到貨后，采購部門會同使用部門、質量檢驗部門等對物資進行初步驗收。初步驗收內容包括物資的外觀、數量、規格型號等。3.質量檢驗：質量檢驗部門按照相關標準和檢驗規范對物資進行質量檢驗。檢驗合格的物資出具質量檢驗報告。4.最終驗收：經初步驗收和質量檢驗合格的物資，由使用部門進行最終驗收。最終驗收合格后，出具驗收報告。（三）驗收結果處理1.合格處理：驗收合格的物資，辦理入庫手續，并按照合同約定支付貨款。2.不合格處理：驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應單位溝通，要求供應單位采取補貨、換貨、退貨等措施。如供應單位拒絕處理或處理后仍不符合要求的，按照合同約定追究供應單位的違約責任。五、供應單位的日常管理（一）溝通協調1.定期溝通：采購部門定期與供應單位進行溝通，了解其生產經營狀況、產品質量情況、交貨期等信息，及時協調解決合作過程中出現的問題。2.臨時溝通：在物資采購、合同執行等過程中，如出現緊急情況或需要臨時溝通的事項，采購部門應及時與供應單位聯系，確保問題得到及時解決。（二）培訓指導1.質量培訓：根據公司質量管理要求，采購部門可組織供應單位參加質量培訓，提高供應單位的質量意識和質量管理水平。2.技術指導：對于一些技術含量較高的物資，采購部門可邀請公司技術人員對供應單位進行技術指導，確保供應單位能夠提供符合要求的產品。（三）考核評價1.建立考核指標：采購部門建立供應單位考核評價指標體系，包括產品質量、交貨期、價格水平、服務水平等方面的指標。2.定期考核評價：采購部門定期對供應單位進行考核評價，根據考核評價結果對供應單位進行獎懲。3.結果反饋：采購部門將考核評價結果及時反饋給供應單位，要求供應單位針對存在的問題進行整改，并跟蹤整改情況。六、供應單位的風險管理（一）風險識別1.市場風險：關注市場價格波動、原材料供應緊張等因素對供應單位的影響，可能導致物資價格上漲、交貨延遲等風險。2.質量風險：供應單位產品質量不穩定，可能導致公司產品質量問題，影響公司聲譽和市場競爭力。3.信用風險：供應單位信譽不佳，可能出現拖欠貨款、違約等情況，給公司造成經濟損失。4.法律風險：合同簽訂、執行過程中可能存在法律漏洞或糾紛，給公司帶來法律風險。（二）風險評估1.定性評估：對識別出的風險進行定性評估，分析其發生的可能性和影響程度。2.定量評估：對于一些重要風險，可采用定量評估方法，如計算風險發生的概率和損失金額，確定風險等級。（三）風險應對1.風險規避：對于風險發生可能性高、影響程度大的風險，如供應單位存在嚴重質量問題或信用問題，可采取風險規避措施，終止合作。2.風險降低：對于一些風險發生可能性較高、影響程度較小的風險，如市場價格波動風險，可通過與供應單位協商簽訂價格調整條款、套期保值等方式降低風險。3.風險轉移：對于一些風險發生可能性較低、影響程度較大的風險，如法律風險，可通過購買保險、聘請法律顧問等方式轉移風險。4.風險接受：對于一些風險發生可能性低、影響程度小的風