供應部門管理制度一、總則1.目的為加強公司供應部門的管理，規范采購工作流程，確保物資供應的及時性、準確性和質量可靠性，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司供應部門及其工作人員，涉及公司生產經營所需各類物資的采購、供應、庫存管理等相關活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。效益原則：在保證物資質量和供應及時性的前提下，通過科學管理和有效運作，降低采購成本，提高采購效益。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司生產經營要求。公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。二、組織架構與職責1.供應部門組織架構供應部門設部門經理一名，下設采購組、物流組、倉庫管理組等崗位。2.部門職責供應部門經理全面負責供應部門的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。負責與公司內部各部門的溝通協調，了解物資需求情況，確保供應工作滿足公司生產經營需要。審核采購計劃、采購合同等重要文件，對采購工作進行指導和監督。負責供應商的開發、評估、管理和維護，建立良好的合作關系。定期向上級領導匯報供應部門工作進展情況，及時解決工作中出現的問題。采購組根據公司各部門提交的物資需求計劃，編制采購計劃并組織實施。負責市場調研，尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價等采購談判工作。起草采購合同，經審核后簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責采購物資的到貨驗收工作，確保物資數量、質量符合要求。建立采購檔案，記錄采購過程和相關信息。物流組根據采購合同和物資需求計劃，安排物資的運輸、配送等物流工作。負責與物流供應商的溝通協調，確保物資按時、安全送達公司。跟蹤物流信息，及時反饋物資運輸情況，處理物流過程中的異常問題。協助采購組進行到貨驗收工作，負責物資的搬運、裝卸等工作。倉庫管理組負責公司倉庫的日常管理工作，包括物資的入庫、存儲、出庫等操作。建立物資庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。負責倉庫物資的保管和養護，保證物資質量不受損。根據庫存情況，提出物資補貨、退貨等建議，協助采購組做好物資采購和供應工作。負責倉庫安全管理，制定安全管理制度，落實安全防范措施，確保倉庫物資安全。三、采購管理1.采購計劃各部門應于每月[具體日期]前將次月物資需求計劃提交至供應部門。物資需求計劃應詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。采購組根據各部門提交的物資需求計劃，結合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、預計到貨時間等內容。采購計劃經部門經理審核后，報上級領導審批。如遇緊急采購需求，可由使用部門填寫緊急采購申請表，經相關領導審批后，采購組優先安排采購。2.供應商管理供應商開發采購組應通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和篩選，初步確定潛在供應商名單。采購組對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、價格水平、售后服務等情況。根據考察結果，對潛在供應商進行綜合評估，選擇符合公司要求的供應商納入合格供應商名錄。供應商評估采購組定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。建立供應商評估指標體系，采用定量和定性相結合的方式對供應商進行評估。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為不合格的供應商，采購組應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應將其從合格供應商名錄中刪除。供應商管理與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括物資質量標準、價格條款、交貨期、付款方式、售后服務等內容。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況和市場動態，及時調整采購策略。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等內容，以便查詢和管理。3.采購流程詢價采購組根據采購計劃，向多家供應商發出詢價單，詢價單應明確物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨期等內容。供應商收到詢價單后，應在規定時間內報價。采購組對供應商的報價進行整理和比較，選擇價格合理的供應商進行下一步談判。比價采購組對至少三家供應商的報價進行詳細比較，分析其價格構成、質量差異、交貨期等因素。除價格因素外，還應綜合考慮供應商的信譽、售后服務等因素，選擇最優供應商。議價采購組與選定的供應商進行議價談判，爭取更優惠的價格和條款。在議價過程中，應明確雙方的底線和讓步空間，通過協商達成一致意見。合同簽訂采購組根據議價結果起草采購合同，合同應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同經部門經理審核后，報上級領導審批。審批通過后，采購組與供應商簽訂采購合同。合同執行采購組負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。如遇供應商無法按時交貨或物資質量不符合要求等問題，采購組應及時采取措施，要求供應商限期解決。如供應商未能解決問題，應按照合同約定追究其違約責任。到貨驗收物資到貨前，采購組應通知倉庫管理組做好驗收準備工作。物資到貨后，倉庫管理組按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格型號等是否符合要求。如驗收合格，倉庫管理組在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續；如驗收不合格，應及時通知采購組與供應商協商解決。四、物流管理1.運輸安排物流組根據采購合同和物資需求計劃，選擇合適的物流供應商進行物資運輸。物流供應商應具備良好的信譽、專業的運輸能力和完善的服務體系。在安排運輸時，應綜合考慮物資的性質、數量、運輸距離、運輸時間等因素，選擇最優的運輸方式，確保物資安全、及時送達公司。物流組應與物流供應商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，包括運輸費用、運輸時間、運輸安全責任等內容。2.物流跟蹤物流組負責跟蹤物資的運輸信息，及時掌握物資的運輸狀態。可通過物流供應商提供的物流信息系統或其他方式查詢物資的運輸進度。如發現物資運輸過程中出現異常情況，如延誤、損壞等，物流組應及時與物流供應商溝通協調，了解原因并采取相應措施解決問題。物流組應定期向采購組和倉庫管理組反饋物資運輸情況，確保各部門及時了解物資動態。3.物流費用管理物流組負責審核物流費用報銷單據，確保費用支出合理、合規。物流費用報銷應提供有效的發票和運輸合同等相關憑證。定期對物流費用進行統計和分析，評估物流成本控制情況。如發現物流費用過高或存在不合理支出，應及時采取措施進行調整。五、倉庫管理1.物資入庫倉庫管理組在物資到貨前，應做好入庫準備工作，包括清理倉庫場地、準備驗收工具等。物資到貨后，倉庫管理組按照采購合同和相關標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規格型號、外觀等。如驗收合格，倉庫管理組在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續。入庫物資應按照類別、規格型號、批次等進行分類存放，并做好標識。如驗收不合格，倉庫管理組應及時通知采購組與供應商協商解決。在問題未解決之前，物資不得辦理入庫手續。2.物資存儲倉庫管理組應根據物資的性質、特點和存儲要求，合理安排物資的存儲位置。物資應分類存放，避免相互擠壓、碰撞和混淆。倉庫應保持通風、干燥、清潔，溫度、濕度應符合物資存儲要求。對于易受潮、易腐蝕、易燃易爆等特殊物資，應采取相應的防護措施進行存儲。建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的入庫時間、數量、規格型號、存放位置、領用情況等信息。庫存臺賬應定期與實物進行核對，確保賬實相符。定期對倉庫物資進行盤點，盤點周期為[具體周期]。盤點時應認真核對物資的數量、質量、規格型號等，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行調整。3.物資出庫各部門如需領用物資，應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、領用用途等信息。物資領用申請表經部門負責人審批后，交倉庫管理組。倉庫管理組根據物資領用申請表進行物資發放。發放物資時應核對物資的名稱、規格型號、數量等信息，確保與申請表一致。物資發放后，倉庫管理組應及時更新庫存臺賬，并在物資領用申請表上簽字確認。對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資的領用，應嚴格按照相關規定進行審批和發放，確保物資使用安全。4.倉庫安全管理倉庫管理組應制定倉庫安全管理制度，明確安全責任和防范措施。倉庫工作人員應嚴格遵守安全管理制度，確保倉庫安全。倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常使用。加強倉庫的防盜、防潮、防蟲等工作，采取有效的防范措施，確保物資安全。倉庫工作人員應熟悉倉庫安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發事件的能力。六、績效評估1.評估指標采購成本控制：考核采購物資的價格水平，與預算相比的節約情況。物資供應及時性：考核采購物資是否按時到貨，滿足公司生產經營需求。物資質量合格率：考核采購物資的質量是否符合要求，驗收合格的比例。供應商管理效果：考核供應商的開發、評估、管理等工作的成效，供應商的滿意度。物流成本控制：考核物流費用的支出情況，與預算相比的節約情況。倉庫管理水平：考核倉庫物資的庫存準確率、物資保管質量、出入庫效率等方面的情況。2.評估方法采用定量與定性相結合的評估方法，對供應部門及其工作人員的績效進行評估。定量指標通過數據統計和分析進行評估，如采購成本節約率、物資供應及時率、物資質量合格率等。定性指標通過上級評價、同事評價、客戶評價等方式進行評估，如供應商管理效果、物流成本控制情況、倉庫管理水平等。3.評估周期績效評估周期為每季度一次。每季度末，供應部門應提交本季度的績效自評報告，上級領導根據自評報告和相關數據進行綜合評估，確定績效評估結果。4.評估結果應用