供貨證明管理制度一、總則1.目的為了加強公司供貨證明管理，規(guī)范供貨證明的開具、使用、保存等流程，確保公司業(yè)務活動的順利開展，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及供貨證明相關業(yè)務的操作與管理。3.基本原則真實性原則：供貨證明所涉及的內容必須真實反映公司與客戶之間的供貨業(yè)務情況。準確性原則：開具的供貨證明信息應準確無誤，包括貨物名稱、規(guī)格、數量、金額、供貨時間等關鍵要素。規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、流程和要求開具、使用及保存供貨證明。二、供貨證明的開具1.申請開具供貨證明的條件當客戶因辦理相關業(yè)務（如項目投標、資質審核、財務審計等），明確要求公司提供供貨證明時，相關業(yè)務部門可提出開具申請。申請部門應確保與客戶之間的供貨業(yè)務已經完成，且不存在任何爭議或未結清款項等情況。2.申請流程申請部門填寫《供貨證明開具申請表》，詳細注明客戶名稱、申請開具供貨證明的用途、供貨業(yè)務的基本信息（包括合同編號、貨物名稱、規(guī)格、數量、金額、供貨時間等）。將填寫完整的申請表提交至部門負責人審核。部門負責人應認真審核申請內容的真實性、準確性和完整性，核實相關業(yè)務情況，簽署審核意見后報分管領導審批。分管領導根據申請情況進行審批，對于符合開具條件的申請予以批準，對于不符合條件的申請退回申請部門并說明理由。3.開具要求經審批通過后，由公司指定的專人負責開具供貨證明。供貨證明應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，內容應包括公司名稱、客戶名稱、供貨證明編號、貨物名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、供貨時間、證明用途、開具日期等，并加蓋公司公章。開具供貨證明的人員應仔細核對申請表中的信息與實際供貨業(yè)務情況是否一致，確保證明內容準確無誤。如發(fā)現信息有誤，應及時與申請部門溝通核實并進行更正。供貨證明開具完成后，應在證明上注明份數，并留存一份原件存檔。同時，將供貨證明的復印件或掃描件提供給申請部門，由申請部門負責轉交給客戶。三、供貨證明的使用1.使用范圍供貨證明僅用于客戶辦理特定業(yè)務時所需，不得用于其他任何非法或違規(guī)用途。2.使用流程申請部門在收到供貨證明后，應妥善保管，并按照客戶要求及時將證明提供給客戶。在提供供貨證明時，申請部門應與客戶辦理交接手續(xù)，記錄交接時間、交接人等信息，確保供貨證明能夠安全、準確地送達客戶手中。如因特殊原因需要對供貨證明的內容進行修改或補充，申請部門應重新填寫《供貨證明開具申請表》，按照開具流程重新申請開具。未經公司同意，任何部門或個人不得擅自修改供貨證明的內容。3.禁止行為嚴禁任何部門或個人將供貨證明轉借、轉讓給其他單位或個人使用。不得利用供貨證明進行虛假交易、騙取利益等違法違規(guī)行為。一經發(fā)現，將依法追究相關責任人的法律責任，并對公司造成的損失進行追償。四、供貨證明的保存1.保存期限供貨證明的原件應按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限為[X]年。保存期限屆滿后，經公司檔案管理部門審核批準，可按照規(guī)定進行銷毀。2.保存方式供貨證明的原件應存放在公司專門的檔案柜中，按照時間順序和編號進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立供貨證明電子檔案，將供貨證明的掃描件或復印件存儲在電子存儲設備中，并進行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。3.查閱與借閱因工作需要查閱供貨證明原件的，應填寫《供貨證明查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，方可到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制供貨證明原件。如需借閱供貨證明原件，借閱人員應填寫《供貨證明借閱申請表》，詳細說明借閱用途、借閱期限等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借閱的供貨證明原件，按時歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。五、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司內部審計部門應定期對供貨證明的開具、使用、保存等情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作行為。各部門應積極配合內部審計部門的工作，如實提供相關資料和信息。2.違規(guī)處理對于違反本管理制度的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，違規(guī)部門或個人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。3.改進措施根據監(jiān)督檢查結果，對于發(fā)現的問題和不足之處，相關部門應及時制定改進措施，加以整改完善，不斷提高供貨證明管理水平。六、附則1