保密樣品管理制度一、總則（一）目的為了加強公司保密樣品的管理，確保公司技術秘密和商業秘密的安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及保密樣品的部門、人員以及與公司有業務往來的外部單位和個人。（三）定義1.保密樣品：指公司在研發、生產、銷售等過程中涉及的具有商業價值、技術秘密或其他需要保密的樣品，包括但不限于產品原型、技術方案、實驗數據、設計圖紙等。2.密級劃分：根據保密樣品的重要性和敏感程度，將其劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級為最重要、最核心的保密信息，一旦泄露將給公司帶來極其嚴重的損失；機密級為重要的保密信息，泄露后可能對公司造成較大損失；秘密級為一般的保密信息，泄露后可能對公司造成一定影響。二、保密樣品的管理職責（一）公司管理層1.負責審批保密樣品管理的相關制度和流程。2.監督保密樣品管理工作的執行情況，對重大泄密事件進行決策處理。（二）保密委員會1.制定和修訂保密樣品管理制度。2.審查保密樣品的密級劃分和保密期限。3.對保密樣品管理工作進行指導和監督，協調解決保密工作中的重大問題。（三）各部門負責人1.負責本部門保密樣品管理工作的組織實施，確保本部門人員嚴格遵守保密制度。2.對本部門涉及的保密樣品進行定期清查和核對，及時發現和處理存在的問題。3.配合公司保密管理部門對保密樣品管理工作進行檢查和監督。（四）保密樣品管理人員1.負責保密樣品的接收、登記、存儲、保管、發放、回收、銷毀等具體管理工作。2.對保密樣品的流轉過程進行跟蹤和記錄，確保保密樣品的安全和完整。3.協助公司保密管理部門開展保密培訓和宣傳工作，提高員工的保密意識。（五）涉及保密樣品的員工1.嚴格遵守公司保密樣品管理制度，對所接觸到的保密樣品承擔保密責任。2.妥善保管自己使用的保密樣品，不得私自復制、傳播、泄露或轉讓給他人。3.在工作結束后，及時將保密樣品歸還指定的保管人員。三、保密樣品的密級劃分與確定（一）密級劃分原則1.根據保密樣品的商業價值、技術難度、影響范圍等因素進行綜合評估，確定密級。2.對于涉及公司核心技術、重大商業利益或可能對公司造成重大影響的保密樣品，應劃定為較高密級。（二）密級確定流程1.項目負責人或相關部門在保密樣品產生后，填寫《保密樣品密級申請表》，詳細說明保密樣品的名稱、內容、來源、用途、預計保密期限等信息，并提出初步的密級建議。2.部門負責人對《保密樣品密級申請表》進行審核，簽署意見后報保密委員會審批。3.保密委員會根據保密樣品的實際情況，按照密級劃分原則進行審批，確定其密級和保密期限，并在《保密樣品密級申請表》上簽署審批意見。4.保密樣品管理人員根據審批后的《保密樣品密級申請表》，對保密樣品進行相應的標識和管理。（三）保密期限調整1.在保密樣品的保密期限內，如因情況變化需要調整密級或保密期限的，項目負責人或相關部門應填寫《保密樣品密級及保密期限調整申請表》，說明調整的原因和依據。2.按照密級確定流程，報部門負責人審核、保密委員會審批。3.保密樣品管理人員根據審批結果，及時對保密樣品的標識和管理進行相應調整。四、保密樣品的采購與接收（一）采購環節1.采購部門在采購涉及保密樣品的物資或服務時，應與供應商簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。2.保密協議應包括保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內容，確保供應商對采購過程中知悉的保密樣品信息承擔保密責任。（二）接收環節1.保密樣品到貨后，采購部門應及時通知保密樣品管理人員進行驗收。2.保密樣品管理人員在驗收時，應核對保密樣品的名稱、數量、規格、型號等信息是否與采購合同一致，并檢查保密樣品的包裝、標識是否完好。3.對于驗收合格的保密樣品，保密樣品管理人員應進行登記，填寫《保密樣品接收登記表》，記錄保密樣品的名稱、密級、數量、來源、接收日期等信息，并將保密樣品妥善存儲。4.對于驗收不合格的保密樣品，保密樣品管理人員應及時與采購部門溝通，要求供應商進行更換或處理。五、保密樣品的存儲與保管（一）存儲場所1.公司應設立專門的保密樣品存儲場所，如保密倉庫、保險柜等，確保存儲場所安全可靠，具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。2.保密樣品存儲場所應安裝監控設備，對出入人員和存儲情況進行實時監控。（二）存儲方式1.保密樣品應按照密級、類別、項目等進行分類存放，并有明顯的標識。2.對于不同密級的保密樣品，應分開存儲，絕密級保密樣品應采取更為嚴格的存儲措施，如單獨存放于保險柜中，并設置專人保管。3.存儲場所應保持整潔、干燥，定期對保密樣品進行檢查和盤點，確保保密樣品的安全和完整。（三）保管責任1.保密樣品管理人員負責保密樣品的日常保管工作，嚴格遵守保密制度，確保保密樣品不被泄露、損壞或丟失。2.未經授權，任何人不得進入保密樣品存儲場所。因工作需要進入的，必須經過相關部門負責人批準，并在保密樣品管理人員的陪同下進行。3.保密樣品管理人員應定期對保密樣品的存儲情況進行檢查，發現問題及時報告并處理。如發生保密樣品丟失、被盜、損壞等情況，應立即采取措施進行補救，并及時向公司保密管理部門報告。六、保密樣品的使用與發放（一）使用審批1.公司內部人員因工作需要使用保密樣品的，應填寫《保密樣品使用申請表》，詳細說明使用目的、使用期限、使用范圍、歸還時間等信息，并經部門負責人審批。2.對于涉及絕密級保密樣品的使用申請，還需經保密委員會審批。3.保密樣品管理人員根據審批后的《保密樣品使用申請表》，為使用人員發放保密樣品，并做好發放記錄，填寫《保密樣品發放登記表》。（二）使用要求1.使用人員應嚴格按照審批的用途和范圍使用保密樣品，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。2.在使用保密樣品過程中，使用人員應采取必要的保密措施，確保保密樣品的安全。如因工作需要對保密樣品進行復制的，應填寫《保密樣品復制申請表》，經原審批部門同意后，由保密樣品管理人員進行復制，并做好復制記錄。3.使用人員在工作結束后，應及時將保密樣品歸還保密樣品管理人員，并在《保密樣品歸還登記表》上簽字確認。（三）發放與回收記錄1.保密樣品管理人員應建立完善的發放與回收記錄檔案，詳細記錄保密樣品的發放時間、使用人員、使用期限、歸還時間等信息。2.發放與回收記錄檔案應妥善保管，保存期限不少于保密樣品的保密期限。七、保密樣品的流轉與借閱（一）流轉審批1.保密樣品在公司內部不同部門或項目之間流轉時，應填寫《保密樣品流轉申請表》，說明流轉的原因、流轉時間、接收部門等信息，并經轉出部門和轉入部門負責人審批。2.對于涉及絕密級保密樣品的流轉申請，還需經保密委員會審批。3.保密樣品管理人員根據審批后的《保密樣品流轉申請表》，辦理保密樣品的交接手續，并做好流轉記錄，填寫《保密樣品流轉登記表》。（二）借閱管理1.公司外部單位或個人因工作需要借閱保密樣品的，應填寫《保密樣品借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并提供有效的身份證明和相關證明文件。2.借閱申請經公司保密管理部門審核、公司管理層批準后，方可辦理借閱手續。3.保密樣品管理人員在借閱時，應對借閱人進行保密提醒，并要求借閱人簽訂《保密樣品借閱承諾書》，承諾遵守公司保密制度，妥善保管和使用保密樣品。4.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還保密樣品。如需延期借閱的，應重新辦理借閱申請手續。（三）流轉與借閱記錄1.保密樣品管理人員應建立流轉與借閱記錄檔案，詳細記錄保密樣品的流轉和借閱情況，包括流轉或借閱時間、流轉或借閱部門或人員、流轉或借閱原因、歸還時間等信息。2.流轉與借閱記錄檔案應妥善保管，保存期限不少于保密樣品的保密期限。八、保密樣品的銷毀（一）銷毀審批1.保密樣品在超過保密期限或因其他原因不再需要保存時，由項目負責人或相關部門填寫《保密樣品銷毀申請表》，說明銷毀的原因、保密樣品的名稱、數量、密級等信息，并經部門負責人審核。2.對于涉及絕密級和機密級保密樣品的銷毀申請，還需經保密委員會審批。3.保密樣品管理人員根據審批后的《保密樣品銷毀申請表》，組織實施保密樣品的銷毀工作。（二）銷毀方式1.保密樣品的銷毀方式應根據保密樣品的性質和特點選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、溶解等，確保保密樣品的信息無法恢復。2.對于重要的保密樣品，應在保密委員會指定的地點進行銷毀，并由專人負責監督銷毀過程，確保銷毀徹底。（三）銷毀記錄1.保密樣品管理人員應填寫《保密樣品銷毀登記表》，詳細記錄保密樣品的銷毀時間、銷毀方式、銷毀地點、監督人員等信息。2.銷毀記錄應妥善保管，保存期限不少于保密樣品的保密期限。九、保密培訓與教育（一）培訓計劃1.公司保密管理部門應制定年度保密培訓計劃，明確培訓的對象、內容、時間、方式等。2.培訓計劃應涵蓋保密法律法規、公司保密制度、保密技術等方面的內容，確保員工具備必要的保密知識和技能。（二）培訓實施1.根據培訓計劃，組織開展保密培訓工作。培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、專題講座等多種形式。2.對于涉及保密樣品管理的人員，應進行專門的保密培訓，使其熟悉保密樣品管理的流程和要求，掌握保密技能。（三）培訓記錄1.建立保密培訓記錄檔案，詳細記錄培訓的時間、地點、內容、參加人員等信息。2.培訓記錄檔案應妥善保管，作為員工保密教育的重要依據。十、保密監督與檢查（一）監督檢查機制1.公司保密管理部門定期對保密樣品管理工作進行監督檢查，檢查內容包括保密制度的執行情況、保密樣品的存儲與保管情況、使用與發放情況、流轉與借閱情況、銷毀情況等。2.各部門應定期開展自查自糾工作，及時發現和整改存在的問題。（二）檢查方式1.監督檢查可采用現場檢查、查閱資料、詢問相關人員等方式進行。2.對于發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責