保潔資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保潔資料的管理，確保保潔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高保潔工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔工作相關(guān)資料的管理，包括但不限于保潔工作計(jì)劃、工作記錄、檢查報(bào)告、培訓(xùn)資料、考核資料等。（三）管理原則1.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映保潔工作的實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：資料的記錄、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)，確保資料的時(shí)效性。3.保密性原則：保潔資料涉及公司內(nèi)部信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：資料的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。二、資料分類與編號(hào)（一）保潔工作計(jì)劃1.年度工作計(jì)劃：每年年初制定，涵蓋全年保潔工作的目標(biāo)、任務(wù)、重點(diǎn)工作安排等。2.月度工作計(jì)劃：每月初根據(jù)年度計(jì)劃和實(shí)際工作情況制定，明確當(dāng)月具體工作內(nèi)容、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。3.專項(xiàng)工作計(jì)劃：針對(duì)特殊時(shí)期、重大活動(dòng)或?qū)ｍ?xiàng)保潔任務(wù)制定的工作計(jì)劃，如節(jié)日期間的環(huán)境衛(wèi)生保障、公司大型會(huì)議的場(chǎng)地清潔等。編號(hào)規(guī)則：年度計(jì)劃編號(hào)為“BJNY年份”，月度計(jì)劃編號(hào)為“BJYD年份月份”，專項(xiàng)計(jì)劃編號(hào)為“BJZX年份專項(xiàng)名稱”。（二）工作記錄1.日常工作記錄：保潔人員每天記錄工作內(nèi)容、工作區(qū)域、完成情況、遇到的問題及解決方法等。2.設(shè)備使用記錄：記錄保潔設(shè)備的使用時(shí)間、使用人、維護(hù)保養(yǎng)情況等。3.清潔消毒記錄：詳細(xì)記錄清潔消毒的時(shí)間、地點(diǎn)、使用的消毒藥劑、消毒方式及消毒效果等。編號(hào)規(guī)則：日常工作記錄編號(hào)為“BJRJ日期”，設(shè)備使用記錄編號(hào)為“BJSB設(shè)備編號(hào)使用日期”，清潔消毒記錄編號(hào)為“BJXD日期區(qū)域”。（三）檢查報(bào)告1.內(nèi)部檢查報(bào)告：由公司內(nèi)部管理人員對(duì)保潔工作進(jìn)行檢查后出具的報(bào)告，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查區(qū)域、存在問題及整改建議等。2.外部檢查報(bào)告：如政府部門、客戶等對(duì)公司保潔工作進(jìn)行檢查后形成的報(bào)告。編號(hào)規(guī)則：內(nèi)部檢查報(bào)告編號(hào)為“BJNJ檢查日期檢查人員”，外部檢查報(bào)告編號(hào)為“BJWB檢查日期檢查單位”。（四）培訓(xùn)資料1.保潔技能培訓(xùn)教材：包括清潔工具的使用、不同區(qū)域的清潔方法、消毒知識(shí)等內(nèi)容。2.安全培訓(xùn)資料：如安全操作規(guī)程、應(yīng)急處理措施等。3.職業(yè)道德培訓(xùn)資料：提升保潔人員職業(yè)道德素養(yǎng)的相關(guān)資料。編號(hào)規(guī)則：保潔技能培訓(xùn)教材編號(hào)為“BJPJ技能名稱版本號(hào)”，安全培訓(xùn)資料編號(hào)為“BJAQ培訓(xùn)主題版本號(hào)”，職業(yè)道德培訓(xùn)資料編號(hào)為“BJZD培訓(xùn)主題版本號(hào)”。（五）考核資料1.保潔人員績(jī)效考核記錄：記錄保潔人員的工作表現(xiàn)、工作質(zhì)量、工作效率等考核指標(biāo)完成情況。2.獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰記錄：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的保潔人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)定或工作不達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)行懲罰的記錄。編號(hào)規(guī)則：績(jī)效考核記錄編號(hào)為“BJKH考核周期保潔人員姓名”，獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰記錄編號(hào)為“BJJC日期保潔人員姓名”。三、資料收集（一）收集主體1.保潔人員負(fù)責(zé)收集自己日常工作中產(chǎn)生的各類資料，如工作記錄、設(shè)備使用記錄等。2.保潔班長(zhǎng)負(fù)責(zé)收集本班組保潔人員的工作資料，并進(jìn)行初步整理。3.各區(qū)域保潔主管負(fù)責(zé)收集本區(qū)域內(nèi)的所有保潔資料，包括計(jì)劃、報(bào)告、培訓(xùn)資料等，并進(jìn)行匯總。（二）收集時(shí)間1.日常工作記錄應(yīng)每日下班前提交給保潔班長(zhǎng)。2.月度工作計(jì)劃應(yīng)在每月25日前提交給保潔主管。3.設(shè)備使用記錄、清潔消毒記錄等應(yīng)在每次使用或完成后及時(shí)記錄并提交。4.檢查報(bào)告在檢查完成后3個(gè)工作日內(nèi)提交。5.培訓(xùn)資料由培訓(xùn)負(fù)責(zé)人在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)收集整理。6.考核資料在考核周期結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)收集完成。（三）收集要求1.資料內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，不得有缺漏、涂改。2.保潔人員應(yīng)確保提交的資料真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工作實(shí)際情況。3.提交的資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和編號(hào)進(jìn)行整理。四、資料整理（一）整理主體由各區(qū)域保潔主管負(fù)責(zé)對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理。（二）整理內(nèi)容1.對(duì)同類資料進(jìn)行分類，如將所有月度工作計(jì)劃放在一起，將所有工作記錄按日期順序排列。2.檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，確保每份資料都有唯一的編號(hào)，便于查找和管理。4.剔除重復(fù)、無效的資料。（三）整理方式1.紙質(zhì)資料按照類別和時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，在封面注明資料名稱、日期范圍、編號(hào)等信息。2.電子資料按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文件夾名稱應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映資料內(nèi)容，文件命名應(yīng)遵循編號(hào)規(guī)則，并注明日期、內(nèi)容摘要等信息。五、資料歸檔（一）歸檔主體各區(qū)域保潔主管將整理好的資料移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間每月末將當(dāng)月整理好的資料歸檔，特殊情況可根據(jù)資料數(shù)量和整理進(jìn)度適當(dāng)調(diào)整，但最遲不得超過次月5日。（三）歸檔要求1.檔案室應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保資料的安全存儲(chǔ)。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整齊排列存放，便于查閱。3.對(duì)電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案室應(yīng)設(shè)立資料索引目錄，方便快速查找所需資料。六、資料查閱（一）查閱主體公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱保潔資料，包括管理人員、保潔人員等。外部人員需查閱保潔資料的，應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意。（二）查閱流程1.內(nèi)部員工查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《保潔資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外部人員查閱資料時(shí)，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱原因、查閱范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案室安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)制、摘抄資料。（三）查閱規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、污損等。2.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案室，由檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)，確保資料完整無缺。3.如需復(fù)印資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、資料保管（一）保管主體由公司檔案室負(fù)責(zé)保潔資料的保管工作。（二）保管期限1.保潔工作計(jì)劃、重要工作記錄等長(zhǎng)期保存。2.一般工作記錄、培訓(xùn)資料等保存期限為3年。3.考核資料保存期限為5年。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對(duì)電子資料應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、備份，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和完整性。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且無保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因不再使用的資料。3.資料內(nèi)容涉及公司機(jī)密，但已過保密期限且經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)的。（二）銷毀流程1.由檔案室提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《保潔資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。