專用物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用物資的管理，規(guī)范專用物資的采購、使用、保管及處置等行為，確保專用物資的安全、完整和有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及專用物資的部門和個(gè)人。專用物資是指公司為滿足特定業(yè)務(wù)需求而購置的具有專門用途的物資，包括但不限于專業(yè)設(shè)備、儀器儀表、特殊工具、專用材料等。（三）管理原則1.歸口管理原則：專用物資實(shí)行歸口管理，由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)本部門專用物資的統(tǒng)籌管理工作。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置專用物資，提高物資使用效率，避免資源浪費(fèi)。3.全程監(jiān)控原則：對專用物資的采購、使用、保管及處置等全過程進(jìn)行監(jiān)控，確保物資管理規(guī)范、有序。4.責(zé)任追究原則：對在專用物資管理過程中存在違規(guī)行為的部門和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)專用物資的采購工作，包括編制采購計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同等。2.確保采購的專用物資符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出專用物資的申購計(jì)劃，并對申購物資的必要性和合理性負(fù)責(zé)。2.負(fù)責(zé)專用物資的驗(yàn)收、使用、日常維護(hù)及保管工作，確保物資的正常使用和安全。3.定期對專用物資的使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)反饋物資的使用狀況和存在問題。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)專用物資的入庫、存儲(chǔ)、出庫等管理工作，確保物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.建立健全專用物資庫存臺賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的程序和要求辦理物資的出入庫手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行物資保管制度。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)專用物資采購資金的預(yù)算安排和審核支付，確保資金的合理使用。2.對專用物資的采購、使用及處置等進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。（五）審計(jì)部門1.對專用物資的采購、使用及管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況和資金使用效益。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購管理（一）采購計(jì)劃編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和實(shí)際工作情況，提前編制專用物資申購計(jì)劃。申購計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.申購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購部門匯總。采購部門根據(jù)公司整體預(yù)算和庫存情況，對申購計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和審核，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。2.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審核后的采購計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，以便做好付款、收貨等準(zhǔn)備工作。（四）采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按規(guī)定程序辦理變更手續(xù)。2.物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)會(huì)同使用部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期解決。3.驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)辦理退貨手續(xù)，并做好記錄。四、使用管理（一）領(lǐng)用登記1.使用部門因工作需要領(lǐng)用專用物資時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)用申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉庫管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫管理部門根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照專用物資的使用說明書和操作規(guī)程進(jìn)行使用，確保物資的正常運(yùn)行和安全使用。嚴(yán)禁違規(guī)操作和野蠻使用專用物資。2.使用部門應(yīng)建立專用物資使用臺賬，記錄物資的領(lǐng)用時(shí)間、使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。使用臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和更新，確保賬實(shí)相符。3.專用物資在使用過程中如發(fā)現(xiàn)故障或損壞，使用部門應(yīng)及時(shí)通知維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)做好維修記錄，分析故障原因，采取有效措施防止類似問題再次發(fā)生。（三）借用與歸還1.因工作需要借用專用物資的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫借用申請表，注明借用物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借用申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉庫管理部門辦理借用手續(xù)。2.倉庫管理部門根據(jù)借用申請表發(fā)放物資，并填寫借用單。借用單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用部門、借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借用人應(yīng)在借用單上簽字確認(rèn)。3.借用人應(yīng)按照借用單規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還借用物資。歸還物資時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物資存在損壞或丟失等情況，借用人應(yīng)照價(jià)賠償。五、保管管理（一）倉庫設(shè)置與布局1.公司應(yīng)根據(jù)專用物資的特點(diǎn)和管理要求，設(shè)置專門的倉庫進(jìn)行存儲(chǔ)。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉庫應(yīng)合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，按照物資類別、規(guī)格型號等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。物資存放應(yīng)做到整齊有序，便于查找和盤點(diǎn)。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對專用物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等信息，并做好記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）庫存安全1.倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存物資的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保物資的安全存儲(chǔ)。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。在倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、明火作業(yè)等危險(xiǎn)行為。六、處置管理（一）報(bào)廢鑒定1.專用物資因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)提出報(bào)廢申請，并填寫報(bào)廢申請表。報(bào)廢申請表應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門應(yīng)組成報(bào)廢鑒定小組，對報(bào)廢申請進(jìn)行審核和鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況，判斷其是否符合報(bào)廢條件，并提出鑒定意見。（二）報(bào)廢審批1.報(bào)廢申請表經(jīng)鑒定小組審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)鑒定意見和公司實(shí)際情況，做出是否同意報(bào)廢的決定。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的專用物資，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)，并填寫報(bào)廢清單。報(bào)廢清單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)廢時(shí)間等信息。（三）報(bào)廢處置1.對于同意報(bào)廢的專用物資，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式可包括報(bào)廢物資出售、報(bào)廢物資回收等。2.報(bào)廢物資出售應(yīng)按照公開、公平、公正的原則進(jìn)行，通過招標(biāo)、拍賣等方式確定購買方。出售價(jià)格應(yīng)不低于市場同類物資的價(jià)格。3.報(bào)廢物資回收應(yīng)由具備資質(zhì)的回收公司進(jìn)行處理?；厥展緫?yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定對報(bào)廢物資進(jìn)行無害化處理，防止環(huán)境污染。（四）處置記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立報(bào)廢物資處置記錄臺賬，記錄報(bào)廢物資的處置時(shí)間、處置方式、處置價(jià)格、購買方或回收公司等信息。處置記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和更新，確保賬實(shí)相符。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對報(bào)廢物資處置收入進(jìn)行核算和管理，確保處置收入及時(shí)足額入賬。同時(shí)，應(yīng)對報(bào)廢物資處置過程中的費(fèi)用支出進(jìn)行審核和控制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門應(yīng)定期對專用物資的采購、使用、保管及處置等情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和資金使用效益。2.內(nèi)部審計(jì)應(yīng)采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）日常檢查1.采購部門、使用部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對專用物資的管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.公司應(yīng)建立專用物資管理監(jiān)督檢查機(jī)制，對各部門的自查情況進(jìn)行不定期抽查。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（三）責(zé)任追究1.對在專用物資管理過程中存在違規(guī)行為的部門和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究責(zé)任。違規(guī)行為包括但不限于采購過程中的違規(guī)操作、物資使用過程中的浪費(fèi)和損壞、倉庫管理過程中的賬實(shí)不符等。2.責(zé)任追究方式包括