公司素材使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司素材的使用，確保素材的安全、合理利用，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、兼職員工、實(shí)習(xí)生等。（三）定義1.公司素材：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生或收集的各類資料、信息、文件、圖片、視頻、音頻、軟件等，包括但不限于產(chǎn)品資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息、內(nèi)部文件、宣傳資料、設(shè)計(jì)素材等。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)：指公司擁有的商標(biāo)、專利、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)。3.商業(yè)機(jī)密：指不為公眾所知悉、能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。二、素材的分類與管理職責(zé)（一）素材分類1.產(chǎn)品素材：包括產(chǎn)品說(shuō)明書、技術(shù)文檔、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品視頻等，用于產(chǎn)品介紹、推廣和銷售。2.市場(chǎng)素材：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析等，用于市場(chǎng)研究和決策。3.客戶素材：包括客戶名單、客戶需求、客戶反饋等，用于客戶關(guān)系管理和業(yè)務(wù)拓展。4.內(nèi)部管理素材：包括公司規(guī)章制度、組織架構(gòu)、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表等，用于公司內(nèi)部管理和運(yùn)營(yíng)。5.宣傳素材：包括公司宣傳冊(cè)、海報(bào)、廣告片、新聞稿等，用于公司品牌宣傳和推廣。6.設(shè)計(jì)素材：包括公司標(biāo)志、品牌形象設(shè)計(jì)、產(chǎn)品包裝設(shè)計(jì)等，用于公司視覺識(shí)別系統(tǒng)建設(shè)。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司素材的統(tǒng)一管理和歸檔，建立素材庫(kù)。制定素材的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，確保素材的有序存放。定期對(duì)素材庫(kù)進(jìn)行清理和維護(hù)，確保素材的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門素材的收集、整理和保管，并及時(shí)提交給行政部門歸檔。按照公司規(guī)定的流程和權(quán)限使用素材，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露素材。對(duì)本部門使用的素材進(jìn)行定期盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部門。3.員工個(gè)人嚴(yán)格遵守公司素材使用管理制度，不得私自留存、使用公司素材。在工作中需要使用素材時(shí)，按照規(guī)定的流程申請(qǐng)和使用，確保素材的安全和合理利用。對(duì)接觸到的公司素材負(fù)有保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員透露。三、素材的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門在日常工作中產(chǎn)生的各類素材，應(yīng)及時(shí)整理并提交給行政部門。2.外部獲取：通過市場(chǎng)調(diào)研、合作交流、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的素材，應(yīng)進(jìn)行篩選和整理后提交給行政部門。（二）整理要求1.分類清晰：按照素材分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的素材進(jìn)行分類，確保素材存放有序。2.標(biāo)注準(zhǔn)確：對(duì)每一份素材進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，包括名稱、來(lái)源、日期、用途等，便于查找和使用。3.格式規(guī)范：對(duì)不同類型的素材，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行整理，確保素材的規(guī)范性和可讀性。四、素材的使用權(quán)限與流程（一）使用權(quán)限1.一般使用權(quán)限：公司員工在日常工作中因業(yè)務(wù)需要，可以使用公司素材庫(kù)中的相關(guān)素材，但應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。2.特殊使用權(quán)限：對(duì)于涉及公司核心機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或重要商業(yè)信息的素材，使用權(quán)限需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）使用流程1.申請(qǐng)：?jiǎn)T工如需使用公司素材，應(yīng)填寫《素材使用申請(qǐng)表》，注明素材名稱、用途、使用期限等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性，并簽署審核意見。3.審批：對(duì)于涉及特殊使用權(quán)限的素材申請(qǐng)，需提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)取：經(jīng)審批通過后，員工憑《素材使用申請(qǐng)表》到行政部門領(lǐng)取素材，并在素材領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。5.使用：?jiǎn)T工應(yīng)按照申請(qǐng)的用途和期限使用素材，不得擅自更改或轉(zhuǎn)借他人。使用過程中應(yīng)妥善保管素材，避免損壞或丟失。6.歸還：使用完畢后，員工應(yīng)及時(shí)將素材歸還給行政部門，并在素材歸還登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)素材有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。五、素材的保密與安全（一）保密措施1.人員培訓(xùn)：公司定期對(duì)員工進(jìn)行素材保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。2.簽訂協(xié)議：對(duì)于涉及公司核心機(jī)密的員工，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.訪問控制：對(duì)素材庫(kù)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用相關(guān)素材。4.加密存儲(chǔ)：對(duì)重要的素材進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.防火防盜：素材庫(kù)應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，確保素材的安全存放。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)素材庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.病毒防范：安裝殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒掃描和系統(tǒng)更新，防止病毒入侵。六、素材的版權(quán)管理（一）版權(quán)歸屬1.公司自行創(chuàng)作或開發(fā)的素材，其版權(quán)歸公司所有。2.委托他人創(chuàng)作或開發(fā)的素材，在合同中明確版權(quán)歸屬公司的，其版權(quán)歸公司所有。3.從外部獲取的素材，如已獲得合法授權(quán)的，公司在授權(quán)范圍內(nèi)使用；如未獲得授權(quán)的，不得擅自使用，否則公司將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）版權(quán)保護(hù)1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)素材版權(quán)的保護(hù)意識(shí)，及時(shí)申請(qǐng)商標(biāo)、專利、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。2.對(duì)于侵犯公司版權(quán)的行為，應(yīng)及時(shí)采取法律措施進(jìn)行維權(quán)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、素材的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司素材的使用情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工使用素材的情況進(jìn)行日常監(jiān)督，確保員工遵守本制度的規(guī)定。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用素材的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.對(duì)于因員工違規(guī)使用素材給公司造成損失的，公司將依法追究其賠