外出采購日常管理制度總則一、目的為規(guī)范公司外出采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購物資的質(zhì)量、價(jià)格合理，提高采購效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工的外出采購活動(dòng)。三、管理職責(zé)1.采購部門（1）負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、采購流程和供應(yīng)商管理等工作。（2）組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂合同等。（3）對(duì)采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行監(jiān)督和管理。2.財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、付款申請(qǐng)等財(cái)務(wù)相關(guān)事宜。（2）對(duì)采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保資金安全。3.審計(jì)部門（1）對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程是否合規(guī)、公正。（2）發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。4.其他部門（1）配合采購部門完成采購工作，提供相關(guān)需求信息和技術(shù)支持。（2）對(duì)采購物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，及時(shí)反饋問題。四、采購原則1.公開、公平、公正原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保供應(yīng)商的平等競爭機(jī)會(huì)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則在保證質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量符合公司要求。3.成本控制原則通過合理的采購方式和供應(yīng)商管理，控制采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.合規(guī)性原則采購活動(dòng)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為的合法性。采購流程一、采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)單》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請(qǐng)單》需提交給采購部門，采購部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合采購條件。3.對(duì)于緊急采購需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可先進(jìn)行采購，事后補(bǔ)辦采購申請(qǐng)手續(xù)。二、采購計(jì)劃1.采購部門根據(jù)審核通過的《采購申請(qǐng)單》，制定采購計(jì)劃，明確采購物資的采購時(shí)間、預(yù)算、供應(yīng)商等信息。2.采購計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施采購活動(dòng)。3.對(duì)于批量采購或長期合作的供應(yīng)商，采購部門可與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，明確采購數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。三、供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購需求，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。2.對(duì)于重要物資或大額采購，應(yīng)采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的公開、公平、公正。3.對(duì)于一般物資或小額采購，可采用詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。4.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行記錄和評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和調(diào)整。四、采購談判1.采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款。2.談判過程中，應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，爭取獲得最優(yōu)的采購條件。3.談判結(jié)果需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可簽訂采購合同。五、采購合同1.采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可與供應(yīng)商簽訂。3.采購合同應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分別發(fā)送給財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。六、物資驗(yàn)收1.物資到達(dá)公司后，使用部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，確認(rèn)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。2.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商，協(xié)商解決辦法。3.驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交采購部門辦理付款手續(xù)。七、付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)《物資驗(yàn)收單》和采購合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，確認(rèn)付款條件是否滿足，如發(fā)票是否齊全、金額是否正確等。3.財(cái)務(wù)部門按照公司的付款流程辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。4.對(duì)于長期合作的供應(yīng)商，可根據(jù)雙方簽訂的框架協(xié)議，定期結(jié)算貨款。采購監(jiān)督與考核一、采購監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程是否合規(guī)、公正，采購合同是否履行等。2.審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時(shí)解決。3.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)向采購部門或?qū)徲?jì)部門反映。二、考核評(píng)價(jià)1.公司對(duì)采購部門的采購工作進(jìn)行定期考核，考核內(nèi)容包括采購計(jì)劃的完成情況、采購成本的控制情況、供應(yīng)商管理情況等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)采購工作。3.公司對(duì)采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、廉潔自律等方面。4.對(duì)于考核優(yōu)秀的