醫院前臺文件管理制度總則一、目的為規范醫院前臺文件管理工作，提高文件處理效率，確保文件的安全、準確、及時傳遞和使用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫院前臺所有文件的管理，包括但不限于醫院內部文件、外來文件、檔案文件等。三、管理原則1.統一管理原則：醫院前臺文件實行統一管理，由專人負責文件的收發、登記、歸檔、保管等工作。2.安全保密原則：醫院前臺文件涉及醫院的機密信息，應嚴格遵守保密制度，確保文件的安全保密。3.及時處理原則：醫院前臺文件應及時處理，不得拖延、積壓，以保證醫院工作的正常進行。4.準確無誤原則：醫院前臺文件的處理應準確無誤，不得出現錯誤、遺漏等情況，以保證文件的真實性和有效性。四、管理機構及職責1.醫院設立文件管理中心，負責醫院文件的統一管理工作。文件管理中心由專人負責，其職責包括：負責醫院文件的收發、登記、歸檔、保管等工作；負責醫院文件的傳遞、分發、催辦等工作；負責醫院文件的立卷、歸檔、銷毀等工作；負責醫院文件的統計、分析、報告等工作。2.醫院前臺工作人員負責醫院文件的接收、登記、傳遞等工作，其職責包括：負責醫院文件的接收，核對文件的名稱、文號、日期、份數等信息，確保文件的完整性；負責醫院文件的登記，將接收的文件登記在文件登記簿上，注明文件的名稱、文號、日期、份數、來源等信息；負責醫院文件的傳遞，將接收的文件及時傳遞給文件管理中心或相關部門，確保文件的及時處理；負責醫院文件的催辦，對未及時處理的文件進行催辦，確保文件的處理進度。文件的分類與編號一、文件分類1.醫院內部文件：包括醫院規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、通知、請示、報告等。2.外來文件：包括上級部門文件、兄弟單位文件、業務往來單位文件等。3.檔案文件：包括醫院歷史檔案、醫療檔案、人事檔案等。二、文件編號1.醫院內部文件編號：醫院內部文件編號采用“年份+部門代碼+文件序號”的方式，如“2023HYQT001”表示2023年醫院后勤部的第一份文件。2.外來文件編號：外來文件編號采用“年份+文件來源代碼+文件序號”的方式，如“2023GJ001”表示2023年上級部門的第一份文件。3.檔案文件編號：檔案文件編號采用“年份+檔案類別代碼+檔案序號”的方式，如“2023YL001”表示2023年醫療檔案的第一份文件。文件的收發與登記一、文件的接收1.醫院前臺工作人員應及時接收外來文件，并核對文件的名稱、文號、日期、份數等信息，確保文件的完整性。2.對于重要文件或緊急文件，醫院前臺工作人員應及時通知相關部門或人員，并協助其處理。3.醫院前臺工作人員應將接收的文件登記在文件登記簿上，注明文件的名稱、文號、日期、份數、來源等信息。二、文件的分發1.醫院前臺工作人員應根據文件的性質和內容，將文件及時分發到相關部門或人員手中。2.對于需要傳閱的文件，醫院前臺工作人員應按照規定的傳閱范圍和程序進行傳閱，并做好傳閱記錄。3.醫院前臺工作人員應及時將分發的文件登記在文件分發登記簿上，注明文件的名稱、文號、日期、份數、分發對象等信息。三、文件的登記1.醫院前臺工作人員應建立文件登記簿，對接收和分發的文件進行登記。2.文件登記簿應包括文件的名稱、文號、日期、份數、來源、分發對象等信息，以便于文件的查詢和管理。3.醫院前臺工作人員應定期對文件登記簿進行清理和歸檔，確保文件登記簿的準確性和完整性。文件的歸檔與保管一、文件的歸檔1.醫院前臺工作人員應將已處理完畢的文件及時歸檔，歸檔的文件應按照文件的性質、內容、時間等因素進行分類整理。2.歸檔的文件應編制歸檔目錄，歸檔目錄應包括文件的名稱、文號、日期、份數、歸檔時間等信息，以便于文件的查詢和管理。3.歸檔的文件應按照規定的期限進行保管，不得隨意銷毀或遺失。二、文件的保管1.醫院應設立專門的文件保管場所，配備必要的保管設施，如文件柜、檔案室等，以確保文件的安全保管。2.文件保管場所應保持干燥、通風、整潔，避免文件受潮、霉變、蟲蛀等情況的發生。3.文件保管人員應定期對保管的文件進行檢查和清理，及時發現和處理文件的損壞、遺失等情況。4.對于重要文件或機密文件，應采取加密、備份等措施，以確保文件的安全保密。文件的借閱與復制一、文件的借閱1.醫院內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫文件借閱登記表，注明借閱文件的名稱、文號、日期、借閱人、借閱用途等信息。2.文件借閱登記表應由文件管理中心負責人簽字批準后，方可借閱文件。3.借閱文件的人員應在規定的期限內歸還文件，不得擅自轉借或復制文件。4.對于重要文件或機密文件，借閱人員應在文件借閱登記表上注明借閱的原因和用途，并由文件管理中心負責人簽字批準后，方可借閱文件。二、文件的復制1.醫院內部人員因工作需要復制文件時，應填寫文件復制申請表，注明復制文件的名稱、文號、日期、復制份數、復制用途等信息。2.文件復制申請表應由文件管理中心負責人簽字批準后，方可復制文件。3.復制文件的人員應在規定的期限內歸還復制件，不得擅自留存復制件。4.對于重要文件或機密文件，復制人員應在文件復制申請表上注明復制的原因和用途，并由文件管理中心負責人簽字批準后，方可復制文件。文件的銷毀與清理一、文件的銷毀1.醫院應定期對保管的文件進行清理，將已過期或無保存價值的文件進行銷毀。2.文件的銷毀應按照規定的程序進行，由文件管理中心負責人簽字批準后，方可銷毀文件。3.銷毀文件時，應將文件的名稱、文號、日期等信息登記在文件銷毀登記簿上，以備查考。4.對于重要文件或機密文件的銷毀，應采取加密、粉碎等措施，以確保文件的安全保密。二、文件的清理1.醫院應定期對文件管理中心的文件進行清理，將已處理完畢或無保存價值的文件進行清理。2.文件的清理應按照規定的程序進行，由文件管理中心負責人簽字批準后，方可清理文件。3.清理文件時，應將文件的名稱、文號、日期等信息登記在文件清理登記簿上，以備查考。4.