學校培訓采購管理制度一、總則（一）目的為規范學校培訓采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性、科學性和效益性，保障培訓教學及相關工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各類培訓項目所需的物資、服務等采購活動，包括但不限于教材教具采購、培訓場地租賃、師資聘請、設備購置等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保所有符合條件的供應商都有平等參與機會，不偏袒任何一方。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮成本效益，實現資源的合理配置。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構學校成立采購領導小組，由學校領導、相關部門負責人等組成。其職責為：1.審議采購管理制度、采購計劃和重大采購項目。2.對采購過程中的重大事項進行決策，協調解決采購工作中的爭議和問題。（二）采購執行部門學校設立采購管理部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購工作流程和操作規范。2.編制采購計劃，明確采購需求和預算。3.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.負責采購項目的驗收工作，確保采購物品和服務符合要求。5.建立采購檔案，保存采購活動相關資料。（三）需求部門各培訓項目相關部門為采購需求部門，負責提出采購需求，配合采購管理部門開展采購工作。其職責如下：1.根據培訓教學及工作實際需要，準確詳細地填寫采購申請表，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求等。2.參與采購過程中的技術交流、評標等活動，提供專業意見和建議。3.負責采購物品或服務的使用和驗收工作，及時反饋使用過程中出現的問題。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購管理部門應會同財務部門及需求部門，根據學校培訓發展規劃、年度培訓計劃和實際工作需要，編制年度采購預算。2.采購預算應明確采購項目、數量、金額、資金來源等內容，并按照學校財務預算管理要求進行審核和審批。（二）預算執行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執行，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的程序進行申報和審批。2.采購管理部門應定期對采購預算執行情況進行跟蹤和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。（三）預算調整1.當出現下列情況時，可申請調整采購預算：因培訓計劃變更、政策調整等原因導致采購需求發生重大變化。市場價格波動較大，原預算已無法滿足采購需求。其他不可預見的因素影響采購預算的執行。2.采購預算調整申請應經需求部門、采購管理部門和財務部門審核后，報采購領導小組審批。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據培訓教學及工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、用途、預計采購時間等內容，并簽字蓋章。2.《采購申請表》應經需求部門負責人審核簽字后，提交采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到《采購申請表》后，對采購需求的合理性、必要性進行審核。2.對于金額較小的采購項目，由采購管理部門負責人審批；對于金額較大或重大采購項目，報采購領導小組審批。（三）采購實施1.制定采購方案：采購管理部門根據采購審批結果，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、采購文件編制、供應商選擇標準等。2.選擇采購方式：公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。通過發布招標公告，邀請符合條件的供應商投標，按照評標標準確定中標供應商。邀請招標：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可采用邀請招標方式。由采購管理部門向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發出投標邀請書。競爭性談判：當招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，可采用競爭性談判方式。與不少于三家供應商進行談判，從中確定成交供應商。單一來源采購：只能從唯一供應商處采購的，發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的，可采用單一來源采購方式。與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。詢價：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式。向不少于三家供應商發出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。3.編制采購文件：根據采購方式，編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容。4.發布采購信息：采用公開招標、邀請招標方式的，應在規定的媒體上發布招標公告或投標邀請書。采用競爭性談判、詢價方式的，應向符合條件的供應商發出采購邀請。5.供應商選擇與評審：采購管理部門接收供應商的響應文件，并組織相關人員進行評審。評審人員應包括需求部門代表、技術專家、財務人員等。按照采購文件規定的評標標準或談判、詢價要求，對供應商的報價、技術方案、服務承諾、信譽等進行綜合評價，確定成交供應商。6.采購談判與合同簽訂：采購管理部門與成交供應商進行采購談判，就采購合同的條款進行協商，達成一致意見。雙方簽訂采購合同，明確采購物品或服務的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等內容。采購合同應報學校法律事務部門或相關專業人員審核后生效。（四）采購驗收1.采購物品到貨前，采購管理部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門應按照采購合同要求，對采購物品或服務進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量、性能等方面。3.驗收合格后，需求部門應填寫《采購驗收單》，并簽字蓋章。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購管理部門與供應商協商解決，直至達到合同要求。（五）采購付款1.采購管理部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發票、驗收單等相關資料，報財務部門審核。2.財務部門按照學校財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核無誤后報學校領導審批。3.學校領導審批通過后，財務部門辦理付款手續，將款項支付給供應商。五、供應商管理（一）供應商準入1.采購管理部門建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質證明、業績情況、聯系方式等資料。2.制定供應商準入標準，包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質證書，生產經營狀況、信譽狀況、財務狀況，產品質量、技術水平、售后服務能力等方面。3.對申請進入供應商信息庫的供應商進行資格審查，符合準入標準的供應商方可進入信息庫。（二）供應商評價與考核1.采購管理部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價和考核。評價方式可包括問卷調查、實地考察、數據分析等。2.建立供應商評價指標體系，包括產品質量合格率、交貨及時率、售后服務響應時間、客戶投訴率等指標。3.根據評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、限制合作甚至淘汰。（三）供應商淘汰1.當供應商出現下列情況之一時，采購管理部門應將其從供應商信息庫中淘汰：提供虛假資質證明或產品質量嚴重不合格。多次不能按時交貨，影響學校培訓工作正常開展。售后服務不到位，客戶投訴較多且拒不整改。有商業賄賂等違法違規行為。2.被淘汰的供應商在一定期限內不得再次進入學校供應商信息庫。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。2.針對不同的采購項目和采購環節，評估風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.市場價格波動風險：建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定價格。2.供應商違約風險：在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款。加強對供應商的管理和監督，定期評估供應商的履約能力。要求供應商提供履約保證金或銀行保函。3.質量風險：在采購合同中明確質量標準和驗收條款。加強采購驗收環節的管理，嚴格按照標準進行驗收。定期對采購物品進行質量抽檢，發現問題及時處理。4.法律風險：采購活動應嚴格遵守國家法律法規，確保采購合同的合法性和有效性。重大采購項目應咨詢學校法律事務部門或聘請法律顧問，防范法律風險。七、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案應包括采購申請表、采購審批文件、采購文件（招標文件、談判文件、詢價文件等）、供應商響應文件、采購合同、驗收單、發票、付款憑證等與采購活動相關的資料。（二）檔案整理與保管1.采購管理部門應指定專人負責采購檔案的整理和保管工作，按照檔案管理要求對采購檔案進行分類、編號、裝訂。2.采購檔案應妥善保管，保存期限按照學校檔案管理規定執行。電子檔案應做好備份，防止數據丟失。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經采購管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.如需借閱采購檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經采購管理部門負責人和學校檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱人應按時歸還檔案，不得擅自轉借、復印或涂改檔案內容。八、監督與檢查（一）內部監督1.學校審計部門定期對采購活動進行審計監督