機關會議簽到管理制度一、總則（一）目的為進一步規范機關會議管理，嚴肅會議紀律，確保會議的順利召開及會議精神的有效傳達，特制定本簽到管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關組織召開的各類會議，包括但不限于工作部署會、業務研討會、工作協調會、專題會議等。（三）基本原則1.嚴肅性原則會議簽到是參會人員履行會議職責、遵守會議紀律的重要體現，全體參會人員應高度重視，嚴格按照規定簽到。2.準確性原則簽到信息應真實、準確、完整，確保能夠及時、有效地統計參會人員情況，為會議組織和決策提供可靠依據。3.及時性原則參會人員應在會議規定的簽到時間內完成簽到，不得無故拖延或代簽。二、會議簽到準備工作（一）確定簽到方式根據會議的規模、性質和要求，選擇合適的簽到方式，常見的簽到方式包括：1.紙質簽到在會議入口處設置簽到臺，擺放簽到表和筆，參會人員簽到后將簽到表交予工作人員。2.電子簽到利用電子簽到設備，如二維碼簽到、人臉識別簽到等，參會人員通過掃描二維碼或人臉識別完成簽到。3.移動端簽到開發專門的會議簽到APP或利用企業微信、釘釘等移動辦公平臺的簽到功能，參會人員在手機上完成簽到。（二）準備簽到材料根據選定的簽到方式，準備相應的簽到材料，如：1.紙質簽到方式簽到表：設計簽到表時應包含會議名稱、日期、時間、地點、參會人員姓名、部門、職務等信息。簽到筆：準備足夠數量的簽到筆，確保簽到過程順利進行。2.電子簽到方式電子簽到設備：根據會議規模和需求，選擇合適的電子簽到設備，并提前進行調試和測試，確保設備正常運行。二維碼或人臉識別模板：提前生成參會人員的二維碼或錄入人臉識別模板，確保簽到過程快速、準確。3.移動端簽到方式簽到APP或移動辦公平臺：確保參會人員提前下載并安裝相應的簽到APP或在移動辦公平臺上完成注冊和綁定，同時提前設置好會議簽到相關參數。（三）安排簽到人員根據會議規模和簽到方式，安排相應的簽到人員，負責引導參會人員簽到，并解答簽到過程中出現的問題。簽到人員應具備以下條件：1.熟悉簽到流程和簽到材料的使用方法。2.具備良好的溝通能力和服務意識，能夠熱情、耐心地為參會人員提供幫助。3.認真負責，能夠準確記錄參會人員的簽到信息。三、會議簽到流程（一）紙質簽到流程1.參會人員到達會議入口處，在簽到臺前排隊等候簽到。2.簽到人員向參會人員發放簽到表，并指導其填寫會議名稱、日期、時間、地點、姓名、部門、職務等信息。3.參會人員填寫完畢后，將簽到表交予簽到人員。4.簽到人員核對簽到表信息無誤后，在簽到表上加蓋簽到章或簽字確認，并將簽到表妥善保存。（二）電子簽到流程1.二維碼簽到參會人員到達會議入口處，掃描簽到臺上的二維碼。系統自動識別參會人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對簽到情況進行實時監控，確保簽到過程順利進行。2.人臉識別簽到參會人員到達會議入口處，面對人臉識別設備。系統自動識別參會人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對簽到情況進行實時監控，確保簽到過程順利進行。（三）移動端簽到流程1.參會人員打開會議簽到APP或移動辦公平臺，進入簽到頁面。2.參會人員輸入會議名稱、會議密碼等信息，點擊簽到按鈕。3.系統自動記錄參會人員的簽到時間和地點，并顯示簽到成功信息。4.簽到人員通過移動端簽到管理后臺，實時查看參會人員的簽到情況。四、簽到時間規定（一）常規會議一般情況下，會議簽到時間為會議開始前30分鐘至會議開始前5分鐘。參會人員應在規定的簽到時間內完成簽到，以便會議組織者及時掌握參會人員情況，確保會議按時召開。（二）重要會議對于重要會議，簽到時間可適當提前，一般為會議開始前60分鐘至會議開始前10分鐘。參會人員應提前到達會議現場，完成簽到手續，避免因簽到問題影響會議的正常進行。（三）特殊情況如遇特殊情況，參會人員無法在規定的簽到時間內簽到，應提前向會議組織者說明原因，并在會議開始后盡快完成補簽手續。補簽手續應注明補簽原因和補簽時間。五、簽到信息管理（一）簽到表保存紙質簽到表應在會議結束后及時整理歸檔，按照會議名稱、日期等分類存放，保存期限為[X]年。電子簽到記錄和移動端簽到數據應定期備份，保存期限為[X]年。（二）簽到信息統計會議結束后，簽到人員應及時對簽到信息進行統計，統計內容包括參會人數、未參會人數及未參會原因等。統計結果應形成書面報告，提交給會議組織者。（三）簽到信息查詢如需查詢簽到信息，應按照公司檔案管理規定辦理相關手續。查詢人員應填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢內容和查詢時間等信息，經相關領導審批后，由檔案管理人員協助查詢。六、會議簽到紀律（一）按時簽到參會人員應嚴格按照會議通知要求的簽到時間到達會議現場，按時完成簽到手續。不得無故遲到、早退或缺席會議。（二）如實簽到參會人員應如實填寫簽到信息，不得代簽、漏簽或虛報簽到情況。如有違反，將視情節輕重給予相應的紀律處分。（三）遵守秩序在簽到過程中，參會人員應遵守現場秩序，排隊等候簽到，不得擁擠、插隊或大聲喧嘩。七、監督與考核（一）監督機制公司設立會議簽到監督小組，負責對會議簽到情況進行不定期檢查和監督。監督小組由公司領導、人力資源部門人員和相關部門負責人組成。（二）考核辦法1.對按時、如實簽到的參會人員，給予通報表揚，并在績效考核中適當加分。2.對遲到、早退或無故缺席會議的參會人員，按照公司考勤制度進行處理，并在績效考核中予以扣分。3.對代簽、漏簽或虛報簽到情況的參會人員，視情節輕重給予警告、罰款、降職等紀律處分，并在績效考核中予以扣分。4.對簽到工作認真負責、表現突出的簽到人員，給予通報表揚，并在績效考核中適當加分。5.對簽到工作敷衍了事、出現重大失誤的簽到人員，視情節輕重給予警告