美甲類采購管理制度一、總則1.目的為規范公司美甲類產品的采購管理工作，確保采購活動的合規、高效，滿足公司業務需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有美甲類產品（包括甲油膠、美甲工具、飾品等）的采購活動。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。效益性原則：在保證產品質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受監督。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的產品。二、采購職責分工1.采購部門負責美甲類產品采購計劃的制定與執行。尋找、篩選、評估和確定合格供應商。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。2.需求部門根據公司業務需求，提出美甲類產品的采購申請。參與供應商的評估和選擇。協助采購部門進行采購合同的驗收工作。3.財務部門負責采購資金的審核與支付。對采購成本進行核算與分析。監督采購資金的使用情況。4.質量控制部門制定美甲類產品的質量檢驗標準。對采購的美甲類產品進行質量檢驗。反饋產品質量問題，協助采購部門處理不合格產品。三、采購計劃管理1.需求預測需求部門應定期（每月/每季度）對美甲類產品的需求進行預測，結合市場趨勢、銷售數據、庫存情況等因素，填寫《美甲類產品需求預測表》。需求預測應盡量準確、詳細，包括產品名稱、規格、數量、預計需求時間等信息。2.采購申請需求部門根據需求預測結果，在需要采購時填寫《美甲類產品采購申請表》，注明采購產品的名稱、規格、數量、用途、預計到貨時間等內容。采購申請表應經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購計劃制定采購部門收到采購申請表后，結合庫存情況進行綜合分析，制定美甲類產品采購計劃。采購計劃應明確采購產品的名稱、規格、數量、采購時間、供應商選擇意向等內容，并報部門負責人審批。對于緊急采購需求，采購部門應及時與需求部門溝通協調，在確保合規的前提下優先安排采購。四、供應商管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道（如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等）收集美甲類產品供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，填寫《供應商初步評估表》。對于初步篩選合格的供應商，采購部門安排實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、環保情況等，填寫《供應商實地考察報告》。2.供應商評估與選擇采購部門定期（每年/每半年）對現有供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購部門根據評估結果，對供應商進行打分，得分在[X]分及以上的為合格供應商，得分在[X]分以下的為不合格供應商。在選擇供應商時，應優先選擇合格供應商。對于新的采購項目，采購部門應從合格供應商中選擇至少[X]家進行詢價、報價，綜合比較其價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。3.供應商檔案管理采購部門為每個供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息（如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等）、評估報告、合作記錄、產品質量檢驗報告等。供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。4.供應商激勵與淘汰對于表現優秀的供應商，采購部門給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優先付款等。對于連續兩次評估不合格或出現嚴重質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應將其列入淘汰名單，不再與其合作。五、采購流程1.詢價與報價采購部門根據采購計劃，向至少[X]家合格供應商發出詢價函，注明采購產品的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期等內容。供應商收到詢價函后，應在規定時間內（一般為[X]個工作日）進行報價，并將報價單反饋給采購部門。采購部門對供應商的報價進行整理、比較，分析價格的合理性。2.商務談判采購部門根據詢價結果，選擇至少[X]家供應商進行商務談判。談判內容包括產品價格、交貨期、付款方式、售后服務等方面。在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本結構、市場行情等信息，爭取有利的采購條件。商務談判結束后，采購部門應形成談判記錄，記錄談判過程中的主要內容和達成的共識。3.合同簽訂采購部門根據商務談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，提交至法務部門進行法律審核。法務部門審核通過后，采購合同報公司分管領導審批。采購合同經審批通過后，由采購部門與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。4.訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應注明采購產品的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等內容。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。5.到貨驗收采購的美甲類產品到貨前，采購部門應通知質量控制部門和需求部門做好驗收準備工作。產品到貨后，質量控制部門按照質量檢驗標準對產品進行檢驗，需求部門對產品的數量、規格、外觀等進行核對。驗收合格的產品，由質量控制部門出具《質量檢驗報告》，需求部門在《到貨驗收單》上簽字確認。驗收不合格的產品，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理。6.付款結算采購部門根據采購合同和到貨驗收情況，填寫《付款申請單》，注明采購產品的名稱、規格、數量、金額、付款方式等內容。《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核、公司分管領導審批后，財務部門按照審批結果進行付款結算。六、采購風險管理1.市場風險采購部門應密切關注美甲類產品市場動態，及時了解市場價格波動、供求關系變化等信息，合理安排采購計劃，降低市場風險。對于價格波動較大的產品，采購部門可采取套期保值、簽訂長期合同等方式進行風險防范。2.質量風險質量控制部門應嚴格按照質量檢驗標準對采購的美甲類產品進行檢驗，確保產品質量符合要求。采購部門在與供應商簽訂采購合同時，應明確質量責任和違約責任，對于出現質量問題的供應商，應依法追究其責任。3.供應商風險采購部門應加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行考核，及時發現和解決供應商存在的問題。建立供應商風險預警機制，對于可能出現交貨延遲、質量下降等風險的供應商，采購部門應提前采取措施，如增加備用供應商、調整采購計劃等。4.合同風險采購合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規、明確、完整。采購部門應加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。對于違反合同約定的行為，應依法追究責任。七、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對美甲類產品采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應積極配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。對于審計發現的問題，采購部門應及時