辦公室打印管理制度一、總則1.目的為了規范公司辦公室打印管理，提高打印設備使用效率，節約辦公資源，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工。3.基本原則遵循按需打印、節約資源、確保安全的原則，合理使用打印設備，杜絕浪費現象。二、打印設備管理1.設備配備根據公司辦公需求，合理配備打印設備，包括打印機、復印機、一體機等，并確保設備性能良好，滿足日常辦公打印需求。2.設備放置打印設備應放置在便于員工使用且通風良好的固定位置，確保設備周圍環境整潔，無雜物堆積，以保證設備正常運行。3.設備維護設備管理員負責定期對打印設備進行檢查、維護和保養，確保設備正常運行。如發現設備故障，應及時聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。定期清理打印設備內部及外部灰塵，更換硒鼓、墨盒等耗材，保證打印質量。建立設備維修檔案，記錄設備維修時間、故障原因、維修內容等信息，以便對設備運行狀況進行跟蹤和分析。三、打印流程1.打印申請員工因工作需要打印文件、資料等，應先填寫《打印申請表》，詳細注明打印內容、份數、用途等信息?！洞蛴∩暾埍怼房赏ㄟ^公司內部辦公系統提交，也可在辦公區域指定位置領取紙質表格填寫后交至行政部。2.審批流程部門負責人對員工的打印申請進行審批，根據工作實際需求，合理確定打印份數，并簽署審批意見。對于涉及公司重要文件、機密資料的打印申請，需經上級領導或相關部門負責人審批后，方可進行打印。3.打印操作員工持經審批后的《打印申請表》到指定打印設備處進行打印。在打印前，應仔細核對打印內容，確保無誤后再進行打印操作。如遇打印設備故障或排隊等待情況，應耐心等待，不得隨意插隊或強行操作設備。打印完成后，及時取走打印文件，并將《打印申請表》交回行政部存檔。四、打印紙張管理1.紙張領用公司統一采購打印紙張，并由行政部負責登記、發放和管理。各部門根據工作需要，定期到行政部領取打印紙張，領取時需填寫《紙張領用登記表》，注明領用部門、領用人、領用日期、領用數量等信息。2.紙張使用規范提倡雙面打印，減少紙張浪費。在打印文件時，應優先選擇雙面打印模式，如無特殊要求，一律采用雙面打印。合理使用紙張，對于可利用的廢紙，應進行分類存放，以便回收再利用。嚴禁使用打印紙做草稿紙或隨意丟棄打印紙，如有違反，將視情節輕重給予相應處罰。3.紙張節約措施各部門應加強對員工的宣傳教育，提高員工節約紙張的意識，鼓勵員工在日常工作中養成節約用紙的好習慣。對于一些非重要文件或資料，可采用電子文檔形式進行保存和傳閱，減少紙張打印量。五、打印費用管理1.費用核算公司對打印費用進行單獨核算，每月統計各部門的打印紙張使用量、打印設備耗材費用等，并進行費用分析。打印費用核算以實際發生的費用為準，包括紙張采購費用、設備維修費用、耗材更換費用等。2.費用控制行政部應定期對公司打印費用進行監控和分析，如發現費用異常增長，應及時查找原因，并采取相應措施進行控制。各部門應嚴格按照審批后的打印申請進行打印，控制打印份數，避免不必要的打印浪費，降低打印費用支出。3.費用報銷員工打印費用報銷時，應提供經審批后的《打印申請表》及相應的發票，按照公司財務報銷制度進行報銷。財務部門在審核打印費用報銷時，應嚴格把關，確保報銷費用真實、合理、合規。六、安全與保密管理1.信息安全員工在使用打印設備時，應注意保護個人信息及公司機密信息安全，不得隨意在打印設備上存儲或傳輸敏感信息。對于涉及公司機密文件的打印，應嚴格按照公司保密制度進行操作，確保文件在打印過程中的安全性和保密性。2.設備安全嚴禁非授權人員操作打印設備，如發現設備異?；蛴邪踩[患，應及時通知設備管理員進行處理。打印設備使用完畢后，應及時關閉電源，妥善保管好設備鑰匙，防止他人未經授權使用設備。3.保密措施對于涉及公司機密文件的打印，應在指定的保密區域進行操作，并采取相應的保密措施，如專人負責、加密存儲等。打印完成后，應及時清理打印設備緩存，確保打印信息不被泄露。對于廢棄的打印文件，應按照公司保密制度進行銷毀處理，嚴禁隨意丟棄。七、監督與檢查1.日常監督行政部負責對公司辦公室打印管理情況進行日常監督檢查，定期檢查打印設備使用情況、紙張領用情況、打印費用支出情況等，并做好檢查記錄。各部門負責人應加強對本部門員工打印行為的監督管理，確保員工嚴格遵守公司打印管理制度。2.定期檢查公司定期對辦公室打印管理情況進行全面檢查，檢查內容包括制度執行情況、設備運行狀況、紙張節約情況、費用控制情況等。檢查結果將在公司內部進行通報，對于違反制度的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰。3.投訴與舉報員工如發現有違反公司打印管理制度的行為，可向行政部進行投訴或舉報。行政部應及時受理投訴和舉報，并進行調查處理。對于經查實的違規行為，將按照本制度的相關規定進行嚴肅處理，并對舉報人給予適當的獎勵。八、違規處理1.違規行為界定以下行為屬于違反公司打印管理制度的違規行為：未經審批擅自打印文件、資料等。浪費打印紙張，如單面打印、隨意丟棄打印紙等。私自更改打印設備設置或損壞打印設備。泄露公司機密信息或在打印設備上存儲、傳輸敏感信息。其他違反本制度規定的行為。2.處罰措施對于首次違反打印管理制度的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。對于多次違反打印管理制度或情節嚴重的員工，將視情節輕重給予相應的經濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等，并在公司內部進行通報批評。對于因違規行為給公司造成經濟損失或不良影響的員工，公司將依法追究其責任。九、附則1.制度解釋權本制度由公司行政部負責解釋。如有未盡事宜，行政部可根據實際