廣告公司物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司物料管理，規范物料的采購、使用、庫存等環節，確保物料的合理利用，降低成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及物料管理的部門和人員，包括但不限于創意部、設計部、制作部、市場部、行政部等。（三）基本原則1.節約原則：倡導節約使用物料，避免浪費，降低公司運營成本。2.規范原則：物料管理各環節應遵循規范的流程和標準，確保工作有序進行。3.高效原則：以提高工作效率為目標，優化物料采購、使用和庫存管理，保障業務順利開展。二、物料分類與編碼（一）物料分類1.辦公用品類：如紙張、筆、文件夾、筆記本、計算器等。2.宣傳物料類：包括海報、宣傳單頁、畫冊、展架、橫幅等。3.制作材料類：如各類板材、管材、顏料、油墨、膠水等。4.設備及耗材類：電腦、打印機、復印機、傳真機、墨盒、硒鼓等。5.禮品及贈品類：如禮品盒、禮品袋、小禮品等。6.其他物料類：不屬于以上分類的其他物料。（二）物料編碼1.為便于物料管理和識別，對每類物料進行統一編碼。編碼應具有唯一性和系統性。2.編碼規則：采用數字和字母相結合的方式，前幾位數字代表物料類別，后幾位數字為順序號。例如，辦公用品類編碼為“01”開頭，宣傳物料類編碼為“02”開頭等。3.編碼由行政部負責制定和維護，確保編碼的準確性和一致性。三、物料采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據工作需要，提前填寫《物料采購申請表》，詳細注明物料名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.對于緊急采購需求，應在申請表中注明“緊急”字樣，并說明原因。（二）采購審批1.《物料采購申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應根據實際工作需求和預算情況進行審批。2.審核通過后，申請表提交至行政部。行政部根據物料類別和采購金額進行進一步審批。采購金額在[X]元以下的，由行政部經理審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的副總經理審批。采購金額在[X]元以上的，由總經理審批。（三）采購執行1.行政部根據審批后的采購申請表，負責聯系供應商進行采購。2.在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期等因素，優先選擇長期合作且信譽良好的供應商。3.采購人員應與供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款。（四）采購驗收1.物料到貨后，采購人員應及時通知相關部門進行驗收。2.驗收人員應根據采購合同和申請表的要求，對物料的名稱、規格、數量、質量等進行仔細核對。3.對于驗收合格的物料，驗收人員應在《物料驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。4.對于驗收不合格的物料，驗收人員應及時通知采購人員與供應商協商處理，如退貨、換貨等。四、物料使用管理（一）領用制度1.各部門根據工作需要，指定專人負責物料的領用。領用人員應填寫《物料領用申請表》，經部門負責人審批后到倉庫領取物料。2.倉庫管理人員應根據審批后的申請表發放物料，并在《物料領用登記表》上記錄領用日期、物料名稱、規格、數量、領用部門及人員等信息。3.對于貴重物料或限量發放的物料，應嚴格控制領用數量，并建立相應的領用臺賬。（二）使用規范1.各部門應教育員工正確使用物料，避免浪費和損壞。2.在使用宣傳物料時，應按照設計要求和使用規范進行張貼、發放等操作，確保宣傳效果。3.在使用制作材料時，應合理安排用料，提高材料利用率，避免過度浪費。4.對于設備及耗材的使用，應嚴格按照操作規程進行，定期進行維護保養，延長使用壽命。（三）物料回收與再利用1.對于可回收利用的物料，如紙張、包裝材料等，各部門應指定專人負責回收，并交至倉庫統一管理。2.倉庫管理人員應定期對回收的物料進行整理和分類，對于可再次使用的物料，應妥善保管，以備后續使用。3.鼓勵員工積極參與物料回收與再利用工作，提出合理化建議，提高公司資源利用效率。五、物料庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.在盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。3.盤點過程中，應認真核對物料的名稱、規格、數量、質量等信息，并做好記錄。4.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《物料盤點報告》，對盤點結果進行總結分析，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。（二）庫存安全管理1.倉庫應保持整潔、通風良好，確保物料存放安全。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物料，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。4.倉庫管理人員應加強對倉庫的日常巡查，防止物料丟失、損壞或被盜。（三）庫存預警1.行政部應根據物料的使用頻率、采購周期等因素，設定合理的庫存預警指標。2.當庫存數量低于預警指標時，倉庫管理人員應及時通知行政部，行政部根據實際情況安排采購。3.對于積壓物料，倉庫管理人員應定期進行清理，并及時反饋給相關部門，以便采取相應的處理措施，如促銷、報廢等。六、物料成本控制（一）預算控制1.公司應制定年度物料采購預算，明確各部門的物料采購費用上限。2.各部門應嚴格按照預算控制物料采購和使用，不得超預算支出。3.如因業務發展需要調整預算，應按照預算審批流程進行申請和審批。（二）成本分析1.行政部應定期對物料采購成本、使用成本等進行分析，評估物料管理的效益。2.通過成本分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并提出改進措施和建議。3.各部門應配合行政部做好成本分析工作，提供相關數據和信息。（三）節約獎勵1.公司設立物料節約獎勵制度，對在物料管理工作中表現突出、節約物料成效顯著的部門和個人給予獎勵。2.獎勵方式包括榮譽表彰、獎金、獎品等，具體獎勵標準由行政部制定并報公司領導批準后執行。七、物料報廢管理（一）報廢申請1.對于無法使用或已損壞的物料，使用部門應填寫《物料報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物料名稱、規格、數量等信息。2.《物料報廢申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應根據實際情況進行審批。（二）報廢鑒定1.審核通過后，申請表提交至行政部。行政部組織相關人員對報廢物料進行鑒定，確定是否符合報廢條件。2.對于價值較高的物料，必要時可邀請專業技術人員進行鑒定。（三）報廢處理1.經鑒定符合報廢條件的物料，行政部應按照相關規定進行處理，如變賣、銷毀等。2.在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢日期、物料名稱、規格、數量、處理方式等信息。3.對于有回收價值的報廢物料，應按照物料回收與再利用的相關規定進行處理。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部負責對公司物料管理工作進行定期監督檢查，確保各項制度的執行情況。2.監督檢查內容包括物料采購、使用、庫存、成本控制等環節，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將物料管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對表現優秀的部門和個人給予獎勵，對未達標的部門和個人進行相應的處罰。2.