機關通訊暢通管理制度一、總則（一）目的為確保公司機關內部及與外部溝通的及時、準確、順暢，提高工作效率，保障公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門、全體員工。（三）基本原則1.及時準確原則通訊信息的傳遞要做到及時、準確，確保信息不延誤、不偏差，以便相關人員能夠迅速做出正確決策。2.高效暢通原則建立高效的通訊渠道，確保通訊線路暢通無阻，信息能夠順利傳遞，避免因通訊不暢導致工作延誤或失誤。3.安全保密原則在通訊過程中，要嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，確保公司機密信息的安全，防止信息泄露。二、通訊方式及管理（一）內部通訊方式1.辦公電話公司為各部門配備辦公電話，用于部門內部及部門之間的日常溝通。辦公電話應保持隨時有人接聽，接聽人員應使用禮貌用語，準確記錄來電信息，并及時傳達給相關人員。禁止利用辦公電話撥打私人電話或進行與工作無關的閑聊。2.內部網絡通訊工具公司內部使用[具體內部通訊軟件名稱]作為主要的網絡通訊工具，用于即時通訊、文件傳輸、工作安排等。員工應及時下載并安裝該軟件，確保能夠正常使用。在使用內部網絡通訊工具時，要遵守以下規定：規范使用昵稱，應使用真實姓名或部門名稱，便于識別和溝通。發送信息應簡潔明了，準確表達意圖，避免使用模糊、歧義或不文明的語言。重要信息應及時回復，緊急事項要立即響應。禁止在工作群內發送與工作無關的信息，如低俗、娛樂、廣告等內容。涉及公司機密信息的文件傳輸，應通過公司指定的加密渠道進行，嚴禁在普通通訊群內傳輸。3.電子郵件公司員工應使用公司統一分配的電子郵箱進行工作郵件的收發。發送郵件時，要準確填寫收件人、主題、正文等信息，確保郵件內容清晰、有條理。重要郵件應進行備份，以防丟失。對于緊急郵件，應及時提醒收件人查看，并跟蹤郵件處理進度。禁止發送垃圾郵件或惡意郵件，不得利用公司郵箱進行任何違法違規活動。（二）外部通訊方式1.固定電話因工作需要撥打外部固定電話時，應先確認對方號碼，確保撥打正確。通話過程中要禮貌、清晰地表達意圖，注意語言規范和溝通技巧。如需轉接電話，應按照對方提示進行操作，轉接成功后要確認是否是所需人員接聽。2.移動電話員工應保持個人移動電話暢通，以便在緊急情況下能夠及時聯系到本人。在使用移動電話進行工作溝通時，要注意場合和時間，避免影響他人或泄露公司機密。因特殊原因需要更換手機號碼時，應及時通知所在部門負責人及相關同事。3.傳真如有需要發送或接收傳真，應使用公司指定的傳真機，并按照正確的操作流程進行。發送傳真前，要確保傳真內容準確無誤，檢查傳真號碼是否正確。接收傳真后，要及時將傳真件轉交給相關人員，并做好登記。三、通訊暢通要求（一）工作時間通訊暢通1.公司正常工作時間為[具體工作時間]，員工應確保在工作時間內通訊工具處于暢通狀態，能夠及時接收和處理工作信息。2.因工作需要外出時，應提前告知所在部門負責人及相關同事自己的去向、聯系方式及預計返回時間，以便在緊急情況下能夠及時聯系到本人。3.如遇特殊情況無法及時接聽電話或回復信息，應在事后盡快與相關人員取得聯系，說明情況并處理相關工作。（二）非工作時間通訊暢通1.對于涉及公司重要事務、緊急任務或突發事件的情況，員工在非工作時間也應保持通訊暢通，以便能夠及時響應和處理。2.公司將根據實際情況，確定需要在非工作時間保持通訊暢通的人員名單，并提前告知相關人員。3.如遇緊急情況需要聯系非工作時間通訊暢通人員時，相關人員應積極配合，及時處理相關工作。四、通訊故障處理（一）內部通訊故障1.如發現辦公電話、內部網絡通訊工具、電子郵件等內部通訊方式出現故障，應及時向公司信息技術部門報告。2.信息技術部門應安排專人負責通訊故障的排查和修復工作，盡快恢復通訊正常。3.在通訊故障期間，相關人員應采取其他備用通訊方式進行工作溝通，如通過手機短信、即時通訊軟件等方式保持聯系，確保工作不受影響。（二）外部通訊故障1.當撥打外部固定電話或移動電話出現故障時，應先檢查自身通訊設備及撥打號碼是否正確。2.如確認是外部通訊故障，可嘗試通過其他方式聯系對方，如通過對方公司的其他聯系方式、聯系其同事等。3.對于因外部通訊故障導致的工作延誤或影響，應及時向上級領導匯報，并采取相應的補救措施，盡量減少損失。五、通訊記錄與存檔（一）通訊記錄要求1.員工在通訊過程中，應認真做好通訊記錄，包括通話時間、通話對象、通話內容、郵件主題及主要內容等。2.通訊記錄應真實、準確、完整，以便日后查詢和追溯。3.對于重要的通訊記錄，應進行備份，可采用電子文檔、紙質記錄等方式進行保存。（二）通訊存檔管理1.公司信息技術部門負責對電子郵件、內部網絡通訊工具聊天記錄等電子通訊記錄進行定期備份和存檔，存檔期限按照公司檔案管理規定執行。2.對于紙質通訊記錄，如傳真件、電話記錄等，相關部門應按照檔案管理要求進行整理、裝訂，并移交公司檔案管理部門進行存檔。3.通訊記錄的查閱應按照公司檔案查閱流程進行，未經批準，不得擅自查閱、復制或銷毀通訊記錄。六、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對機關通訊暢通情況進行日常監督檢查，定期抽查員工通訊工具的暢通情況及通訊記錄的完整性。2.各部門負責人應負責本部門員工通訊暢通情況的監督管理，確保本部門工作通訊的正常進行。3.對于發現的通訊不暢問題，應及時督促相關人員進行整改，并記錄在案。（二）考核辦法1.將通訊暢通情況納入員工績效考核體系，作為考核員工工作態度和工作效率的重要指標之一。2.對于在通訊暢通方面表現優秀的員工，給予適當的獎勵，如績效加分、表彰等。3.對于違反通訊暢通管理制度的員工，視情節輕重給予相應的處罰：首次違反且情節較輕的，給予口頭警告，并責令立即整改。多次違反或情節嚴重的，給予書面警告、績效扣分直至降職、降薪等處罰。因通訊不暢導致公司重大