機要文件郵寄管理制度一、總則（一）目的為規范公司機要文件的郵寄管理，確保機要文件傳遞的安全、準確、及時，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門機要文件的郵寄工作。（三）定義1.機要文件：指涉及公司商業秘密、重要業務信息、敏感資料等，需要嚴格保密和妥善傳遞的文件。2.郵寄方式：包括但不限于郵政特快專遞（EMS）、掛號信、專人遞送等。二、職責分工（一）發件部門1.負責機要文件的起草、審核、批準，并確保文件內容準確無誤、符合保密要求。2.明確機要文件的收件人、收件地址、郵寄方式等信息，并填寫《機要文件郵寄申請表》（見附件1）。3.將機要文件及《機要文件郵寄申請表》一并提交給行政部門。（二）行政部門1.負責對發件部門提交的《機要文件郵寄申請表》進行審核，重點審核文件內容是否涉密、收件信息是否準確、郵寄方式是否恰當等。2.根據審核結果，選擇合適的郵寄服務商，并負責辦理機要文件的封裝、交寄等手續。3.對機要文件的郵寄過程進行跟蹤查詢，確保文件按時、準確送達收件人，并及時將郵寄結果反饋給發件部門。4.負責建立機要文件郵寄臺賬（見附件2），詳細記錄機要文件的郵寄日期、發件部門、收件人、收件地址、郵寄方式、單號等信息，以備查詢和追溯。（三）收件部門1.收件人收到機要文件后，應及時在《機要文件簽收登記表》（見附件3）上簽字確認，并注明收到日期。2.收件部門負責對機要文件進行妥善保管，按照公司保密規定進行處理，不得擅自復印、傳播或泄露文件內容。三、機要文件的確定與保密要求（一）機要文件的確定1.公司各部門應根據工作需要，結合文件內容的重要性、敏感性等因素，確定是否屬于機要文件。2.涉及公司戰略規劃、財務數據、客戶信息、技術秘密、合同協議等重要信息的文件，原則上應列為機要文件。（二）保密要求1.所有接觸機要文件的人員應嚴格遵守公司保密制度，對機要文件的內容予以保密，不得向無關人員泄露。2.在機要文件的起草、審核、批準、傳遞、保管等過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞、專柜保管等。3.如發現機要文件有泄露風險或已發生泄露事件，應立即采取措施進行補救，并及時報告公司相關領導。四、郵寄流程（一）申請1.發件部門填寫《機要文件郵寄申請表》，詳細注明機要文件的名稱、文號、密級、內容摘要、收件人姓名、收件地址、聯系電話、郵寄方式等信息。2.《機要文件郵寄申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。（二）審核1.行政部門收到《機要文件郵寄申請表》后，對文件內容進行審核，確認是否屬于機要文件以及是否符合保密要求。2.審核收件信息的準確性，如收件人姓名、地址、電話等，確保文件能夠準確送達。3.根據機要文件的性質和緊急程度，選擇合適的郵寄方式，如EMS、掛號信等。對于特別緊急的機要文件，可考慮專人遞送。（三）封裝1.行政部門負責對機要文件進行封裝，確保文件在郵寄過程中不被損壞、丟失或泄露。2.封裝時應使用專用的信封或包裝材料，并在封口處加蓋密封章或粘貼密封條。3.在封裝的機要文件上，應注明文件的密級、編號、收件人等信息。（四）交寄1.行政部門將封裝好的機要文件及《機要文件郵寄申請表》一并提交給選定的郵寄服務商，辦理交寄手續。2.交寄時應要求郵寄服務商提供詳細的郵寄憑證，包括單號、寄件日期、收件人信息等，并妥善保存。（五）跟蹤查詢1.行政部門負責對機要文件的郵寄過程進行跟蹤查詢，及時掌握文件的運輸狀態。2.通過郵寄服務商提供的查詢渠道，如網站、客服電話等，查詢機要文件的物流信息，確保文件按時、準確送達收件人。3.如發現機要文件在郵寄過程中出現延誤、丟失等異常情況，應及時與郵寄服務商溝通協調，采取相應的補救措施，并向發件部門反饋。（六）簽收1.收件人收到機要文件后，應仔細核對文件的名稱、數量、外觀等信息，確認無誤后在《機要文件簽收登記表》上簽字確認，并注明收到日期。2.收件人如發現機要文件有損壞、丟失等情況，應立即與發件部門和郵寄服務商聯系，并在《機要文件簽收登記表》上注明相關情況。五、郵寄方式選擇（一）郵政特快專遞（EMS）1.適用于重要、緊急且需要確保安全、快速送達的機要文件。2.EMS具有全程跟蹤、限時送達、安全可靠等特點，能夠提供較高的服務保障。（二）掛號信1.對于一般性的機要文件，可選擇掛號信郵寄方式。2.掛號信能夠提供郵寄憑證，便于查詢和追溯，但送達時間相對較長。（三）專人遞送1.對于特別緊急、絕密級的機要文件，應安排專人遞送。2.專人遞送應選擇責任心強、保密意識高的人員，并確保在傳遞過程中文件的安全。六、保密措施（一）人員管理1.對涉及機要文件郵寄工作的人員進行嚴格的背景審查和保密培訓，確保其具備良好的保密意識和職業道德。2.與相關人員簽訂保密協議，明確其在機要文件郵寄過程中的保密責任和義務。（二）環境安全1.在機要文件的起草、審核、批準、封裝等場所，應設置必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，防止無關人員進入。2.對機要文件的存儲場所進行定期檢查，確保環境安全，防止文件被盜、被篡改或丟失。（三）技術手段1.采用加密技術對機要文件進行存儲和傳輸，確保文件內容在電子介質中的保密性。2.在機要文件的封裝過程中，可使用加密信封、密封條等技術手段，增強文件的保密性。七、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對機要文件郵寄臺賬進行檢查，核實機要文件的郵寄情況是否與臺賬記錄一致。2.檢查機要文件的郵寄過程是否符合本制度的規定，包括申請、審核、封裝、交寄、跟蹤查詢、簽收等環節。（二）不定期抽查1.公司相關部門不定期對機要文件的郵寄工作進行抽查，重點檢查機要文件的保密措施是否落實到位。2.對抽查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（三）責任追究1.對于違反本制度規定，導致機要文件泄露、丟失、延誤等情