機械銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強公司機械銷售合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有機械銷售合同的管理，包括合同的起草、審核、簽訂、執行、監督、歸檔等環節。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規，符合國家政策要求。平等互利原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂合同，確保雙方的合法權益。協商一致原則：合同條款應經雙方充分協商，達成一致意見，避免合同糾紛。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查在簽訂合同前，業務部門應對合同對方的主體資格、經營范圍、資信狀況等進行審查，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。審查內容包括但不限于營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證明文件。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應要求對方提供有效的擔保或預付款項，以降低合同風險。2.合同條款起草業務部門負責合同條款的起草工作，合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同主要條款應包括但不限于雙方當事人的名稱、地址、聯系方式；標的名稱、規格、數量、質量、價格、金額；交貨時間、地點、方式；付款方式、結算期限；違約責任、爭議解決方式等。在起草合同條款時，應充分考慮公司利益和風險防范，對于可能影響公司權益的條款，應進行重點審查和協商。3.合同審核合同起草完成后，應提交公司相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、技術部門等，各部門應根據職責分工對合同條款進行審查。法務部門主要審查合同的合法性、合規性，確保合同條款符合法律法規要求，避免合同糾紛。財務部門主要審查合同的付款方式、結算期限、價格條款等，確保合同的財務條款合理、可行，避免財務風險。技術部門主要審查合同的技術條款，確保合同標的的技術要求明確、合理，公司能夠滿足技術要求。審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。對于審核中發現的問題，業務部門應及時與對方協商修改，確保合同條款符合要求。4.合同簽訂經審核通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂時，應確保簽字人具有合法的授權，簽字蓋章應清晰、完整，不得涂改。合同一式多份，分別由業務部門、財務部門、法務部門、客戶等留存，各部門應妥善保管合同原件，以備查閱。三、合同履行管理1.合同執行計劃制定業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。合同執行計劃應報公司領導審批后實施，并定期向公司領導匯報合同執行情況。2.交貨管理生產部門應按照合同執行計劃組織生產，確保產品按時、按質、按量交付。產品交付前，質量檢驗部門應對產品進行檢驗，確保產品質量符合合同要求。產品交付時，業務部門應與客戶辦理交接手續，填寫交貨清單，由客戶簽字確認。3.付款管理財務部門應按照合同約定的付款方式和結算期限，及時與客戶溝通收款事宜，確保款項按時足額到賬。對于逾期未付款的客戶，財務部門應及時通知業務部門，并協助業務部門采取催款措施。業務部門應積極配合財務部門的收款工作，及時向客戶了解付款情況，協調解決付款過程中出現的問題。4.售后服務管理售后服務部門應按照合同約定，及時為客戶提供售后服務，包括產品安裝調試、維修保養、技術支持等。售后服務部門應建立客戶檔案，記錄客戶反饋的問題及處理情況，定期對客戶進行回訪，提高客戶滿意度。對于客戶提出的質量問題或其他投訴，售后服務部門應及時響應，采取有效措施解決問題，并將處理結果及時反饋給客戶。四、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求變更等原因需要變更合同條款的，業務部門應及時與對方協商，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等，并經公司相關部門審核通過后簽訂。合同變更后，業務部門應及時通知相關部門，確保各部門了解合同變更情況，并按照變更后的合同履行各自的職責。2.合同解除在合同履行過程中，如因不可抗力、對方違約等原因需要解除合同的，業務部門應及時與對方協商，并簽訂書面的合同解除協議。合同解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等，并經公司相關部門審核通過后簽訂。合同解除后，業務部門應及時通知相關部門，停止履行合同義務，并按照合同解除協議的約定處理善后事宜。五、合同糾紛處理1.糾紛預防業務部門應加強與客戶的溝通與協調，及時了解客戶需求，妥善處理客戶反饋的問題，避免合同糾紛的發生。法務部門應定期對合同進行審查和風險評估，及時發現潛在的合同糾紛風險，并提出防范措施。公司應加強對員工的法律培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力，避免因員工的不當行為引發合同糾紛。2.糾紛處理流程當發生合同糾紛時，業務部門應及時向公司領導匯報，并與法務部門溝通，共同制定糾紛處理方案。法務部門應根據糾紛情況，收集相關證據，分析糾紛的性質和法律責任，提出法律意見和解決方案。公司領導應根據法務部門的意見和解決方案，決定是否通過協商、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，業務部門應積極配合法務部門的工作，提供相關資料和信息，確保糾紛得到妥善解決。3.糾紛處理結果跟蹤糾紛處理結束后，業務部門應及時跟蹤糾紛處理結果的執行情況，確保對方按照協議履行義務。法務部門應總結糾紛處理經驗教訓，提出改進措施和建議，完善公司合同管理制度。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件及相關資料移交公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應按照檔案管理規定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規范性。2.檔案保管檔案管理部門應妥善保管合同檔案，建立檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管地點、保管要求等。合同檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，防止檔案損壞、丟失或泄露。檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和清理，確保檔案的質量和安全。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照查閱申請表的要求，提供相關合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改、銷毀合同檔案，如需復印或拍照，應經檔案管理部門同意，并辦理相關手續。4.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照檔案管理規定，對檔案進行鑒定和銷毀。檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，經部門負責人審核、公司領導批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同銷毀。檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保檔案銷毀徹底、安全。七、監督與考核1.監督檢查公司應建立合同管理監督檢查制度，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等環節進行監督檢查。監督檢查內容包括但不限于合同簽訂的合法性、合規性；合同履行情況；合同變更與解除的程序；合同糾紛處理情況；合同檔案管理情況等。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價公司應建立合同管理考核評價制度，對各部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括但不限于合同簽訂的準確性、及時性；合同履行的質量、效率