個案資料管理制度一、總則（一）目的為規范公司個案資料的管理，確保個案資料的完整性、準確性和保密性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有個案資料管理，包括但不限于客戶個案、項目個案、員工個案等。（三）基本原則1.真實性原則：個案資料應如實記錄，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋個案的各個方面，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護個案資料的機密性，防止信息泄露。4.及時性原則：及時收集、整理、更新個案資料，保證資料的時效性。二、個案資料的分類與編號（一）分類1.客戶個案：包括客戶基本信息、業務往來記錄、合作項目詳情等。2.項目個案：項目策劃、執行過程、成果等相關資料。3.員工個案：員工入職、培訓、績效、獎懲等方面的資料。4.其他個案：不屬于上述三類的特殊個案資料。（二）編號為便于管理和查詢，對每類個案資料進行統一編號。編號規則如下：1.客戶個案：以“KH”開頭，后跟四位數字順序號，如KH0001。2.項目個案：以“XM”開頭，后跟四位數字順序號，如XM0002。3.員工個案：以“YG”開頭，后跟四位數字順序號，如YG0003。4.其他個案：以“QT”開頭，后跟四位數字順序號，如QT0004。三、個案資料的收集（一）收集責任部門1.客戶個案：由銷售部門、市場部門負責收集。2.項目個案：由項目負責人所在部門負責收集。3.員工個案：由人力資源部門負責收集。4.其他個案：由相關業務部門負責收集。（二）收集內容1.客戶個案：客戶名稱、地址、聯系方式、經營范圍、業務需求、溝通記錄、合作協議等。2.項目個案：項目名稱、目標、計劃、預算、執行情況、變更記錄、驗收報告等。3.員工個案：員工簡歷、入職申請表、培訓記錄、績效考核表、獎懲記錄、離職申請表等。4.其他個案：根據個案具體情況確定收集內容，但應確保全面反映個案相關信息。（三）收集時間1.對于新建立的個案，應在相關業務開展初期及時收集資料。2.對于已有個案的資料更新，應在事件發生后[X]個工作日內完成收集。（四）收集方式1.紙質資料：通過文件交接、會議記錄等方式收集。2.電子資料：通過郵件、共享文件夾、公司內部系統等方式收集。四、個案資料的整理（一）整理責任由各收集責任部門負責對收集到的個案資料進行初步整理，確保資料的完整性和準確性。（二）整理要求1.分類清晰：按照個案資料分類標準，將資料進行歸類。2.資料排序：對每個類別內的資料按照時間順序、重要程度等進行排序。3.資料編號：為每份資料賦予唯一編號，并在資料上注明所屬個案編號。4.資料標注：對重要資料進行標注，如“重要客戶信息”“關鍵項目文件”等。（三）整理流程1.收集資料：收集責任部門從各渠道收集相關資料。2.初步篩選：剔除重復、無效的資料。3.分類整理：按照分類標準進行歸類。4.編號標注：為資料編號并標注重要性。5.審核歸檔：整理完成后提交審核，審核通過后進行歸檔。五、個案資料的歸檔（一）歸檔責任部門公司設立專門的檔案管理部門，負責個案資料的歸檔工作。（二）歸檔時間各收集責任部門應在資料整理完成并審核通過后的[X]個工作日內將資料移交檔案管理部門歸檔。（三）歸檔方式1.紙質檔案：按照檔案管理要求進行裝訂、編目，存放于檔案柜中。2.電子檔案：存儲于公司指定的電子存儲設備中，并建立相應的索引目錄。（四）歸檔要求1.檔案柜標識：檔案柜應標明存放的個案資料類別。2.電子索引：電子檔案索引應清晰、準確，便于查詢。3.備份管理：定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。六、個案資料的查閱（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部員工因工作需要查閱個案資料，需填寫《個案資料查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需向外部提供個案資料的，需經公司高層領導審批，并簽訂保密協議。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《個案資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料類別及編號等信息。2.審批：申請表依次提交所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導審批（如需）。3.查閱：審批通過后，查閱人在檔案管理部門指定地點查閱資料，不得擅自復印、拍照或帶出檔案管理區域。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將資料歸還檔案管理部門，并在《個案資料查閱登記表》上簽字確認。七、個案資料的借閱（一）借閱權限與查閱權限相同，內部借閱需部門負責人審批，外部借閱需公司高層領導審批并簽訂保密協議。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《個案資料借閱申請表》，詳細說明借閱用途、借閱期限等。2.審批：申請表按審批流程進行審批。3.借閱：審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續，向借閱人提供資料，并登記借閱信息。4.歸還：借閱人應在規定期限內歸還資料，如因特殊情況需延期，應提前辦理續借手續。八、個案資料的保密（一）保密責任1.公司所有員工均有義務保護個案資料的保密性。2.檔案管理部門應采取必要的安全措施，確保資料安全。（二）保密措施1.物理隔離：檔案管理區域設置門禁系統，限制無關人員進入。2.電子加密：對電子檔案進行加密存儲，設置不同級別的訪問權限。3.人員培訓：定期對員工進行保密培訓，提高保密意識。（三）保密協議1.與涉及個案資料查閱、借閱的外部人員簽訂保密協議，明確保密責任和違約責任。2.內部員工在入職時簽訂保密協議，對在職期間接觸到的個案資料保密。九、個案資料的保管期限（一）保管期限規定1.客戶個案：自合作結束后保存[X]年。2.項目個案：自項目結束后保存[X]年。3.員工個案：自員工離職后保存[X]年。4.其他個案：根據相關法律法規和公司規定確定保管期限。（二）到期處理保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，經公司審批后進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、資料清單等。十、個案資料的更新與維護（一）更新責任由原收集責任部門負責對個案資料進行更新。（二）更新時間在個案信息發生變更后的[X]個工作日內完成資料更新。（三）更新流程1.信息收集：收集變更后的相關信息。2.資料修改：對原資料進行修改、補充。3.審核提交：更新后的資料經審核后提交檔案管理部門進行歸檔。十一、個案資料的統計與分析（一）統計責任部門由各業務部門根據工作需要對本部門涉及的個案資料進行統計分析，人力資源部門負責對員工個案資料進行統計分析，檔案管理部門負責提供數據支持。（二）統計內容1.客戶個案：客戶數量、業務類型、合作金額、合作時長等。2.項目個案：項目數量、項目進度、項目成本、項目收益等。3.員工個案：員工數量、年齡結構、學歷分布、績效情況等。4.其他個案：根據具體個案情況確定統計內容。（三）分析要求1.定期對統計