儲備檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司儲備檔案的管理，確保儲備檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮儲備檔案在公司人才儲備、選拔任用等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有儲備檔案的管理，包括但不限于員工個人信息、工作經歷、考核評價、培訓記錄、職業發展規劃等相關資料。（三）基本原則1.真實性原則：儲備檔案中的所有信息必須真實、準確，如實反映員工的實際情況。2.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保儲備檔案信息不被泄露，保護員工隱私。3.完整性原則：全面收集、整理員工相關資料，保證儲備檔案內容完整無缺。4.動態管理原則：根據員工的發展變化，及時更新儲備檔案信息，保持檔案的時效性。二、儲備檔案的內容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯系方式（電話、郵箱等）。3.學歷學位證書、專業技能證書等相關證明材料復印件。（二）工作經歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作時間。2.在各工作單位的工作職責、工作成果、業績表現等詳細描述。（三）考核評價1.年度績效考核結果及評價意見。2.專項考核（如項目考核、晉升考核等）結果及相關材料。（四）培訓記錄1.參加公司內部培訓、外部培訓的課程名稱、培訓時間、培訓機構等信息。2.培訓后的考核成績、培訓總結及反饋等資料。（五）職業發展規劃1.員工個人制定的職業發展規劃書。2.與員工職業發展規劃相關的溝通記錄、指導意見等。（六）獎懲情況1.獲得的公司級及以上獎勵，包括獎勵名稱、頒發時間、獎勵原因等。2.受到的公司級及以上處罰，包括處罰類型、處罰時間、處罰原因等。（七）其他重要信息1.員工參與的重要項目、取得的重要成果等相關資料。2.員工的職業資格認證、榮譽稱號等相關證明材料。三、儲備檔案的建立與收集（一）建立流程1.新員工入職時，人力資源部門負責發放《儲備檔案信息登記表》，員工應如實填寫個人基本信息、工作經歷等內容。2.員工所在部門負責人對員工填寫的信息進行審核，并補充員工在本部門的工作表現、考核評價等相關信息。3.人力資源部門將審核后的信息錄入公司儲備檔案管理系統，并整理相關紙質材料，建立員工儲備檔案。（二）收集渠道1.員工主動提交：員工應按照要求及時提交個人相關資料，如學歷證書、技能證書等復印件。2.部門收集：各部門負責收集本部門員工的工作成果、考核評價等資料，并定期提交給人力資源部門。3.培訓部門提供：培訓部門將員工的培訓記錄、考核成績等資料反饋給人力資源部門，納入儲備檔案。4.其他相關部門：涉及員工獎懲、職業發展等相關事宜的部門，應及時將相關信息傳遞給人力資源部門。四、儲備檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內容的類別進行分類整理，如基本信息、工作經歷、考核評價等。2.對每份檔案材料進行編號，確保檔案材料的唯一性和可追溯性。3.去除檔案材料中的無關頁、重復頁，保證檔案材料的簡潔性和規范性。（二）歸檔方式1.紙質檔案歸檔：將整理好的紙質檔案材料按照類別順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、員工姓名、檔案編號等信息。2.電子檔案歸檔：將儲備檔案管理系統中的電子信息進行備份，并按照一定的命名規則進行存儲，確保電子檔案的安全性和可查閱性。五、儲備檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.人力資源部門負責人及相關工作人員因工作需要可查閱儲備檔案。2.公司高層管理人員在必要時可查閱儲備檔案，但需經過人力資源部門負責人同意。3.其他部門因工作需要查閱儲備檔案時，需填寫《儲備檔案查閱申請表》，經本部門負責人簽字、人力資源部門負責人審批后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《儲備檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等信息。2.將申請表提交給本部門負責人簽字確認。3.將簽字后的申請表提交給人力資源部門負責人審批。4.人力資源部門根據審批意見，安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。（三）使用規定1.查閱儲備檔案時，查閱人應在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱人不得對檔案材料進行涂改、抽取、撤換等操作。3.因工作需要復印檔案材料時，需經人力資源部門負責人同意，并在復印件上注明“僅供[使用目的]使用”字樣。4.儲備檔案僅供公司內部使用，未經員工本人同意，不得向外部單位或個人提供檔案信息。六、儲備檔案的更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對儲備檔案進行全面梳理，更新員工基本信息、工作經歷、考核評價等內容。2.各部門應及時向人力資源部門反饋員工的最新情況，如職位變動、取得新的成果等，以便及時更新儲備檔案。（二）動態維護1.員工個人信息發生變更時，應及時填寫《儲備檔案信息變更申請表》，提交給人力資源部門進行更新。2.員工的考核評價、培訓記錄等信息發生變化時，相關部門應及時將最新信息傳遞給人力資源部門，確保儲備檔案信息的準確性和時效性。（三）檔案清理1.對于離職員工的儲備檔案，人力資源部門應在離職手續辦理完畢后，按照公司規定進行妥善保管，并定期進行清理。2.對于長期未更新且無實際使用價值的檔案材料，經人力資源部門負責人審批后，可進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀內容、銷毀方式等信息。七、儲備檔案的安全與保密（一）安全管理1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保儲備檔案的安全。2.定期對檔案保管場所進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案保管環境符合要求。（二）保密措施1.對涉及儲備檔案管理的工作人員進行保密培訓，明確保密責任和義務。2.與接觸儲備檔案的工作人員簽訂保密協議，嚴禁泄露檔案信息。3.在檔案查閱、使用過程中，嚴格遵守保密規定，對查閱記錄進行妥善保管，防止信息泄露。八、儲備檔案的信息化管理（一）系統建設1.建立公司儲備檔案管理系統，實現檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統計等功能。2.系統應具備完善的權限管理功能，根據不同人員的工作職責設置相應的查閱、修改權限。（二）數據維護1.安排專人負責儲備檔案管理系統的數據維護工作，定期對系統數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。2.及時更新系統中的檔案信息，保證系統數據與紙質檔案信息一致。（三）信息利用1.利用儲備檔案管理系統的數據統計功能，對員工信息進行分析，為公司的人才規劃、招聘選拔、培訓發展等提供數據支持。2.通過系統的查詢功能，快速準確地獲取所需的儲備檔案信息，提高工作效率。九、儲備檔案管理的監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部門定期對儲備檔案管理工作進行自查，檢查檔案的建立、收集、整理、歸檔、查閱、使用、更新、維護等環節是否符合本制度要求。2.設立內部監督舉報渠道，鼓勵員工對儲備檔案管理中的違規行為進行舉報，對舉報情況進行及時調查處理。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構對儲備檔案管理