乒協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)乒協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在乒協(xié)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于乒協(xié)所有部門及工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是乒協(xié)在開展乒乓球運(yùn)動(dòng)相關(guān)活動(dòng)、組織賽事、進(jìn)行會(huì)員管理等工作過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則乒協(xié)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映乒協(xié)工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立乒協(xié)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)乒協(xié)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.乒協(xié)組織的各類乒乓球賽事檔案，包括賽事策劃方案、競(jìng)賽規(guī)程、參賽人員名單、比賽成績(jī)、賽事總結(jié)等。2.會(huì)員管理檔案，如會(huì)員申請(qǐng)表、會(huì)員信息變更記錄、會(huì)員活動(dòng)參與情況等。3.訓(xùn)練活動(dòng)檔案，包括訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練記錄、教練教案、運(yùn)動(dòng)員訓(xùn)練成績(jī)等。4.乒協(xié)組織的各類會(huì)議檔案，如會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等。5.對(duì)外交流合作檔案，如合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、來(lái)訪接待資料等。6.財(cái)務(wù)檔案，包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)表、收支憑證等。7.宣傳推廣檔案，如宣傳資料、新聞報(bào)道、活動(dòng)照片、視頻等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交至兼職檔案員處。2.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。3.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子版本。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.賽事檔案類綜合賽事單項(xiàng)賽事青少年賽事2.會(huì)員檔案類個(gè)人會(huì)員團(tuán)體會(huì)員3.訓(xùn)練檔案類日常訓(xùn)練集訓(xùn)專項(xiàng)訓(xùn)練4.會(huì)議檔案類理事會(huì)會(huì)議常務(wù)理事會(huì)會(huì)議會(huì)員代表大會(huì)5.交流合作檔案類國(guó)內(nèi)交流國(guó)際交流6.財(cái)務(wù)檔案類預(yù)算決算收支7.宣傳推廣檔案類文字資料圖片影像8.其他檔案類（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字編號(hào)法，每個(gè)類別用兩位數(shù)字表示。2.如賽事檔案類編號(hào)為“01”，會(huì)員檔案類編號(hào)為“02”等。3.每類檔案下的具體檔案再按照順序依次編號(hào)，編號(hào)位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。五、檔案的保管期限（一）永久保管1.乒協(xié)章程、重要決議、決定等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案。2.涉及乒協(xié)重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置等方面的檔案。3.具有重要?dú)v史意義和社會(huì)價(jià)值的賽事檔案、活動(dòng)檔案等。（二）定期保管1.30年保管期限一般性賽事檔案、會(huì)議檔案等。會(huì)員管理檔案中具有一定參考價(jià)值的資料。訓(xùn)練檔案中較為重要的階段性記錄。2.10年保管期限一般性活動(dòng)檔案、宣傳推廣資料等。財(cái)務(wù)檔案中除永久保管外的其他資料。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等因素，合理確定保管期限。2.保管期限確定后，如因工作需要或檔案價(jià)值變化等原因，可進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整時(shí)應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱檔案的乒協(xié)內(nèi)部工作人員。2.經(jīng)乒協(xié)批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)乒協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合要求的予以借閱，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。（三）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)乒協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用規(guī)定1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)乒協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立乒協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和完整性。（三）數(shù)據(jù)錄入與管理1.將檔案目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）信息安全管理1.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，保障檔案信息的安全。2.嚴(yán)格設(shè)置系統(tǒng)用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理部門及兼職檔案員的工作履職情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年對(duì)乒協(xié)各部門檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門