購買機制與管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司各類物資及服務的購買行為，確保購買活動的合法性、合理性、公正性和透明度，提高資金使用效益，保障公司運營的順利進行。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及分支機構的所有購買活動，包括但不限于辦公用品、設備采購、原材料采購、服務外包等。3.基本原則合法性原則：購買活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。公平公正原則：在購買過程中，應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。效益原則：追求購買成本的合理性和效益的最大化，綜合考慮質量、價格、服務等因素。內部控制原則：建立健全內部控制機制，防范購買風險。二、購買計劃與預算管理1.購買計劃編制各部門應根據年度工作目標、業務需求和實際庫存情況，于每年末編制下一年度的購買計劃。購買計劃應詳細列出所需物資或服務的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。對于臨時性或緊急性的購買需求，應填寫臨時購買申請表，說明需求原因、預計金額等，按規定審批后實施。2.預算管理財務部門應根據公司年度經營預算，對各部門的購買計劃進行審核，確定購買預算額度。購買預算一經確定，原則上不得隨意調整。如因特殊原因需要調整，應按規定程序進行審批。各部門應嚴格控制購買支出，確保在預算范圍內進行購買活動。三、供應商管理1.供應商選擇建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本資料、經營狀況、產品質量、價格水平、售后服務等信息。根據購買需求，從供應商信息庫中篩選潛在供應商，通過招標、詢價、邀請報價等方式進行采購。對于重要物資或服務的供應商選擇，應組織相關部門進行實地考察，評估其綜合實力和信譽。2.供應商評估與考核定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。根據供應商評估結果，對供應商信息庫進行動態調整，淘汰不合格供應商，引入優質供應商。3.供應商關系管理與供應商保持良好的溝通與合作，定期召開供應商會議，反饋公司需求和意見，共同解決合作中存在的問題。建立供應商激勵機制，對于表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如優先合作、增加訂單量等。四、購買流程1.購買申請需求部門填寫購買申請表，詳細說明購買物資或服務的名稱、規格、數量、預算金額、需求時間等內容，并簽字蓋章。購買申請表應經部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的購買申請，還需報分管領導審批。2.采購審批財務部門對購買申請的預算金額進行審核，確保在預算范圍內。采購部門根據購買申請，進行采購方式的選擇和采購流程的安排。對于達到招標限額標準的采購項目，應按照相關法律法規進行招標采購。采購審批流程應明確各級審批人員的職責和權限，確保審批的規范和高效。3.采購實施采購部門根據審批后的購買申請，制定采購方案，包括采購文件編制、發布采購信息、組織開標評標等。在采購過程中，應嚴格按照采購文件的要求進行操作，確保采購活動的公正性和合法性。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。4.驗收付款物資到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照合同約定的質量標準對物資進行檢驗，出具檢驗報告。對于驗收合格的物資，使用部門應在驗收單上簽字確認。財務部門根據驗收單、采購合同、發票等憑證進行審核，辦理付款手續。對于不符合合同約定的物資，應及時與供應商協商解決，或按照合同約定扣除相應款項。五、購買方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭充分的物資或服務采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照相關法律法規和公司規定的程序進行，包括發布招標公告、編制招標文件、發售招標文件、開標評標、定標等環節。招標采購應組建評標委員會，評標委員會由公司內部相關部門人員和外部專家組成，負責對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人。2.詢價采購對于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應向至少三家以上供應商發出詢價函，要求供應商報價，并對報價進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。3.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照規定的程序進行審批，確保采購的必要性和合理性。六、購買合同管理1.合同簽訂采購部門應在采購活動確定成交供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，條款應完整、準確、清晰。采購合同簽訂前，應經公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執行采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求履行交貨義務，提供售后服務。如因供應商原因導致合同無法履行或延遲履行，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除合同，采購部門應按照合同約定和相關法律法規的規定辦理解除手續，并及時通知相關部門。七、購買監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對購買活動進行審計監督，檢查購買程序的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。各部門應配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。對于審計發現的問題，應及時整改，并將整改情況報告內部審計部門。2.外部監督公司應接受政府有關部門的監督檢查，如財政部門、審計部門、監察部門等。對于涉及公共利益、社會關注度高的采購項目，應主動接受社會監督，及時公開采購信息，保障公眾的知情權和監督權。八、違規處理1.對于在購買活動中違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包