建設(shè)公司會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會(huì)議的組織、召開、記錄、跟進(jìn)等流程，使公司內(nèi)部溝通順暢、決策科學(xué)、工作有序推進(jìn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組及全體員工。（三）會(huì)議分類1.公司級會(huì)議年度經(jīng)營會(huì)議：總結(jié)上一年度公司經(jīng)營情況，制定本年度經(jīng)營目標(biāo)、策略和計(jì)劃。季度工作會(huì)議：匯報(bào)季度工作進(jìn)展，分析存在問題，部署下季度工作任務(wù)。月度工作會(huì)議：各部門匯報(bào)月度工作完成情況及下月工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決部門間工作問題。總經(jīng)理辦公會(huì)：由總經(jīng)理主持，研究公司重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目安排及大額資金使用等事項(xiàng)。2.部門級會(huì)議部門例會(huì)：部門內(nèi)部定期召開，總結(jié)工作進(jìn)展，安排本周工作任務(wù)，傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神。專題會(huì)議：針對部門內(nèi)特定工作事項(xiàng)或問題召開，如項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)等。3.項(xiàng)目組會(huì)議項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)：宣布項(xiàng)目正式啟動(dòng)，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及相關(guān)要求。項(xiàng)目周會(huì)：匯報(bào)項(xiàng)目一周工作進(jìn)展，討論解決項(xiàng)目中遇到的問題，安排下周工作。項(xiàng)目總結(jié)會(huì)：在項(xiàng)目結(jié)束后召開，總結(jié)項(xiàng)目執(zhí)行情況，評估項(xiàng)目成果，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議發(fā)起1.公司級會(huì)議年度經(jīng)營會(huì)議由總經(jīng)理辦公室發(fā)起，提前[X]周通知各部門準(zhǔn)備相關(guān)資料。季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議由總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司工作安排確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，并提前[X]天通知參會(huì)人員。總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理確定會(huì)議議題和時(shí)間，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員。2.部門級會(huì)議部門例會(huì)由部門負(fù)責(zé)人確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，提前[X]天通知部門員工。專題會(huì)議由相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要發(fā)起，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員，并提前[X]小時(shí)通知。3.項(xiàng)目組會(huì)議項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理組織召開，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員參加，提前[X]天通知。項(xiàng)目周會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理主持，每周固定時(shí)間召開，提前[X]天通知參會(huì)人員。項(xiàng)目總結(jié)會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)召開，通知項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及相關(guān)要求等內(nèi)容。2.采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送通知，確保參會(huì)人員及時(shí)收到。對于重要會(huì)議，可同時(shí)進(jìn)行電話提醒。3.參會(huì)人員應(yīng)提前確認(rèn)能否參加會(huì)議，如因特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議組織者請假，并安排合適人員代為參會(huì)。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，如匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、文件草案等。安排好會(huì)議場地，確保音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備正常運(yùn)行。如有需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需的文具、茶水等。2.參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，準(zhǔn)備好發(fā)言內(nèi)容或問題。對于需要討論決策的會(huì)議，參會(huì)人員應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和思考，提出合理的意見和建議。三、會(huì)議召開（一）會(huì)議主持1.公司級會(huì)議一般由總經(jīng)理或指定人員主持，部門級會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目組會(huì)議由項(xiàng)目經(jīng)理主持。2.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，確保會(huì)議按時(shí)開始。3.主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題發(fā)言，避免跑題或出現(xiàn)混亂局面。對于偏離主題的發(fā)言，主持人應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)回到正軌。（二）會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程依次發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出。2.如有多人發(fā)言，應(yīng)注意時(shí)間控制，避免出現(xiàn)過長或過短的發(fā)言。一般每人發(fā)言時(shí)間控制在[X]分鐘左右，特殊情況除外。3.發(fā)言過程中應(yīng)尊重他人，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，可在他人發(fā)言結(jié)束后進(jìn)行補(bǔ)充或提出討論。（三）會(huì)議討論1.對于需要討論的事項(xiàng)，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)的碰撞和交流。2.討論過程中應(yīng)保持理性和客觀，避免情緒化的爭論。如有爭議，應(yīng)通過擺事實(shí)、講道理的方式進(jìn)行溝通，尋求共識。3.主持人應(yīng)及時(shí)總結(jié)討論結(jié)果，形成明確的結(jié)論或決議。對于一時(shí)無法達(dá)成共識的問題，應(yīng)明確下一步的工作方向和責(zé)任人。（四）會(huì)議記錄1.公司級會(huì)議、部門級重要會(huì)議及項(xiàng)目組關(guān)鍵會(huì)議應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果及決議等。3.會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時(shí)整理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。四、會(huì)議決議執(zhí)行與跟進(jìn)（一）決議傳達(dá)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議決議傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任人。2.傳達(dá)方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要、組織專門的傳達(dá)會(huì)議等，確保決議內(nèi)容傳達(dá)到位。（二）執(zhí)行責(zé)任明確1.根據(jù)會(huì)議決議，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人及完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.責(zé)任人應(yīng)制定具體的工作計(jì)劃，確保工作任務(wù)有序推進(jìn)。（三）進(jìn)度跟蹤1.相關(guān)責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展情況，以便及時(shí)掌握決議執(zhí)行情況。2.會(huì)議組織者應(yīng)建立工作進(jìn)度跟蹤臺賬，對決議執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（四）結(jié)果反饋1.工作任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作結(jié)果。2.會(huì)議組織者應(yīng)組織對工作結(jié)果進(jìn)行評估和驗(yàn)收，確保工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。五、會(huì)議紀(jì)律（一）按時(shí)參會(huì)參會(huì)人員應(yīng)提前安排好工作，確保按時(shí)參加會(huì)議。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，需提前請假。遲到[X]分鐘以上的視為缺席會(huì)議。（二）遵守秩序1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽電話或隨意走動(dòng)。2.保持會(huì)議室內(nèi)整潔，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。（三）認(rèn)真傾聽參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情。（四）積極發(fā)言鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的意見和建議。但發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議主題，不得發(fā)表與會(huì)議無關(guān)的言論。六、會(huì)議成本控制（一）合理安排會(huì)議時(shí)間1.根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和重要性，合理確定會(huì)議時(shí)長，避免會(huì)議時(shí)間過長或過短。2.盡量避免在同一時(shí)間安排多個(gè)會(huì)議，減少參會(huì)人員的時(shí)間沖突。（二）精簡參會(huì)人員1.嚴(yán)格控制參會(huì)人員范圍，確保參會(huì)人員與會(huì)議主題和議程相關(guān)。2.對于可參加可不參加的會(huì)議，盡量精簡參會(huì)人員，提高會(huì)議效率。（三）節(jié)約會(huì)議資源1.合理選擇會(huì)議場地，避免使用過于豪華或不必要的場地。