房地產(chǎn)公司資料管理制度總則一、目的為規(guī)范房地產(chǎn)公司資料管理工作，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和及時性，提高資料的利用價值，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)公司總部及各項(xiàng)目公司、分公司的資料管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的各類資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)按照職責(zé)分工，對本部門、本項(xiàng)目、本公司的資料管理工作負(fù)責(zé)。3.安全保密原則：公司的各類資料涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保資料的安全。4.便于利用原則：公司的各類資料應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高資料的使用效率。四、資料分類1.行政管理資料：包括公司文件、會議紀(jì)要、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.人事管理資料：包括員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。3.財務(wù)管理資料：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.工程管理資料：包括工程圖紙、施工方案、驗(yàn)收報告、變更簽證等。5.營銷管理資料：包括銷售合同、客戶檔案、廣告宣傳資料等。6.其他資料：包括法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)資料等。資料的收集與整理一、資料的收集1.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)按照本制度的要求，及時收集本部門、本項(xiàng)目、本公司的各類資料，并將其移交至公司綜合管理部門。2.收集資料時，應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或篡改資料。3.對于重要的資料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，如紙質(zhì)文件、電子文件等，以確保資料的安全。二、資料的整理1.公司綜合管理部門應(yīng)按照資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行整理和分類，建立資料檔案。2.整理資料時，應(yīng)按照資料的形成時間、文號、類別等進(jìn)行排序，以便于查詢和檢索。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲和管理，確保電子文件的安全和可訪問性。資料的保管與利用一、資料的保管1.公司綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保資料的安全。2.資料檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號和標(biāo)識，便于查找和管理。3.對于重要的資料，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保資料的安全。4.資料檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行確定，定期對過期的資料進(jìn)行清理和銷毀。二、資料的利用1.公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目公司、分公司需要查閱資料時，應(yīng)填寫資料查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱資料時，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)印或帶走資料。3.對于需要借閱資料的，應(yīng)填寫資料借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過一個月，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱資料時，應(yīng)妥善保管資料，不得損壞或丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應(yīng)及時向公司綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。資料的更新與維護(hù)一、資料的更新1.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)及時將本部門、本項(xiàng)目、本公司的資料更新情況通知公司綜合管理部門，以便于公司綜合管理部門及時對資料檔案進(jìn)行更新。2.對于重要的資料，如法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)定期進(jìn)行更新，確保資料的時效性。二、資料的維護(hù)1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對資料檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于損壞或丟失的資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，確保資料的安全。3.對于已過期的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀，確保資料檔案的整潔和有序。附則一、