機關郵箱使用管理制度總則目的為規范機關郵箱的使用，確保信息傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于機關全體工作人員。基本原則1.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保郵箱信息安全，防止信息泄露。2.規范使用原則：按照規定的流程和要求使用郵箱，不得利用郵箱從事與工作無關的活動。3.及時高效原則：及時處理郵箱中的郵件，確保工作信息的及時傳遞和有效溝通。郵箱管理郵箱申請與開通1.新入職員工由所在部門負責人向公司行政部門提交郵箱開通申請，申請內容包括員工姓名、部門、職位等信息。2.行政部門審核申請信息無誤后，為員工開通郵箱，并告知員工郵箱賬號和初始密碼。郵箱賬號管理1.員工應妥善保管自己的郵箱賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。2.如發現賬號被盜用或密碼泄露，應立即向行政部門報告，并采取相應的措施進行處理。3.員工離職時，所在部門負責人應及時通知行政部門，行政部門在確認員工已完成工作交接后，注銷其郵箱賬號。郵箱容量與清理1.公司為員工提供的郵箱初始容量為[X]GB，隨著工作的開展，員工應及時清理郵箱中的郵件，確保郵箱容量不超過規定的限額。2.行政部門定期對員工郵箱容量進行檢查，對于超過規定限額的郵箱，將向員工發送提醒郵件，要求其及時清理。3.對于長期不使用或占用大量郵箱空間的郵件，行政部門有權進行清理。郵件使用規范郵件發送1.主題明確：郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.內容規范：郵件內容應條理清晰，語言通順，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。3.附件處理：如需發送附件，應確保附件內容與郵件主題相關，且附件格式應符合收件人的要求。附件名稱應準確反映附件內容，并盡量控制附件大小，避免因附件過大導致郵件發送失敗或接收方下載困難。4.收件人選擇：發送郵件時，應根據郵件內容準確選擇收件人，避免將郵件發送給無關人員。如需抄送其他人員，應明確抄送的目的和必要性，并確保抄送人員知曉郵件內容。5.密級設置：對于涉及公司機密或敏感信息的郵件，應根據信息的密級設置相應的保密標識，并按照公司保密規定進行發送和處理。郵件接收與處理1.及時查收：員工應每天定時查收郵箱郵件，確保及時了解工作動態和相關信息。2.認真閱讀：收到郵件后，應認真閱讀郵件內容，理解發件人的意圖和要求。3.及時回復：對于需要回復的郵件，應在收到郵件后的[X]個工作日內給予回復。如有特殊情況無法及時回復，應向發件人說明原因，并告知預計回復時間。4.分類處理：對收到的郵件應進行分類整理，根據郵件內容和性質分別采取相應的處理措施，如轉發、存檔、辦理等。5.重要郵件標記：對于重要郵件，應及時進行標記或存檔，以便日后查閱和參考。郵件轉發1.如需轉發郵件，應確保轉發內容完整，不得擅自修改郵件原文。2.在轉發郵件時，應注明轉發原因和轉發對象，并根據需要對轉發內容進行適當的說明和注釋。3.對于涉及公司機密或敏感信息的郵件，未經授權不得擅自轉發給外部人員。安全保密規定保密責任1.全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對通過機關郵箱傳遞的信息承擔保密責任。2.不得將郵箱賬號和密碼告知無關人員，不得利用郵箱從事任何損害公司利益或泄露公司機密的行為。信息安全保護1.加強對郵箱密碼的管理，定期更換密碼，密碼應包含字母、數字和特殊字符，長度不少于[X]位。2.注意防范網絡病毒和惡意軟件的攻擊，不隨意點擊郵件中的鏈接或下載附件，避免因操作不當導致信息泄露或系統感染病毒。3.如發現郵箱存在安全隱患或收到可疑郵件，應立即向行政部門報告，并配合采取相應的措施進行處理。保密信息范圍1.公司內部文件、資料、報表等涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等敏感信息的郵件。2.與公司客戶、合作伙伴等相關的涉及商業機密、合作協議等信息的郵件。3.其他按照公司保密制度應予以保密的信息。監督與考核監督檢查1.行政部門定期對機關郵箱的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括郵件發送與接收情況、郵箱賬號管理情況、安全保密措施落實情況等。2.對于違反本管理制度的行為，行政部門將及時進行糾正，并記錄在案。考核機制1.將機關郵箱使用情況納入員工績效考核體系，作為員工工作表現評價的重要依據之一。2.對于在郵箱使用過程中表現優秀，能夠嚴格遵守本管理制度，及時、準確地處理郵件，為工作開展提供有力支持的員工，給予適當的獎勵。3.對于違反本管理制度，如因郵箱使用不當導致信息泄露、工作延誤等情況的員工，將視情節輕重給予相應的處罰，包