開發商公司檔案管理制度總則一、目的為加強開發商公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發展提供準確、可靠的歷史資料，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于開發商公司及其所屬各部門、各項目公司的檔案管理工作。三、管理原則1.統一領導、分級管理：公司檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，公司總部負責制定檔案管理的規章制度、業務標準和工作流程，并對各部門、各項目公司的檔案工作進行指導、監督和檢查；各部門、各項目公司應設立專人負責本部門、本項目公司的檔案管理工作，接受公司總部的領導和監督。2.集中管理、分散保存：公司檔案實行集中管理、分散保存的原則，公司總部設立檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和統一保管；各部門、各項目公司應設立檔案專柜，將本部門、本項目公司的檔案進行分類整理、立卷歸檔，并妥善保存。3.安全保密、便于利用：公司檔案管理工作應堅持安全保密、便于利用的原則，采取有效的措施，確保檔案的安全、完整和保密；同時，應積極為公司的各項工作提供便利，提高檔案的利用效率。四、檔案管理機構及其職責1.公司總部設立檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和統一保管。檔案管理部門的主要職責是：（1）制定公司檔案管理的規章制度、業務標準和工作流程；（2）負責公司檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用和統計等工作；（3）對各部門、各項目公司的檔案工作進行指導、監督和檢查；（4）負責公司檔案的鑒定、銷毀和移交等工作；（5）完成公司領導交辦的其他檔案管理工作。2.各部門、各項目公司應設立檔案專柜，指定專人負責本部門、本項目公司的檔案管理工作。檔案管理人員的主要職責是：（1）收集、整理、立卷、歸檔本部門、本項目公司的檔案資料；（2）保管本部門、本項目公司的檔案資料，確保檔案的安全、完整；（3）辦理本部門、本項目公司檔案的借閱、復制等手續；（4）定期對本部門、本項目公司的檔案進行清理、鑒定，對過期檔案提出銷毀意見；（5）完成公司領導和檔案管理部門交辦的其他檔案管理工作。檔案的分類與歸檔范圍一、檔案的分類公司檔案按照檔案的性質和內容，分為以下幾類：1.文書檔案：包括公司的各種文件、報告、通知、紀要、決議、合同、協議等。2.會計檔案：包括公司的各種會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.工程檔案：包括公司的各種工程設計圖紙、施工記錄、驗收報告、竣工圖紙等。4.人事檔案：包括公司員工的各種人事資料，如個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。5.客戶檔案：包括公司的各種客戶資料，如客戶信息、購房合同、物業服務合同等。6.其他檔案：包括公司的各種照片、音像資料、實物檔案等。二、歸檔范圍1.文書檔案的歸檔范圍（1）公司的各種文件、報告、通知、紀要、決議等，包括紙質文件和電子文件。（2）公司與外部單位簽訂的各種合同、協議等，包括紙質合同和電子合同。（3）公司的各種資質證書、榮譽證書、營業執照等，包括原件和復印件。（4）公司的各種印章、印鑒等，包括原件和復印件。（5）公司的各種會議記錄、紀要等，包括紙質記錄和電子記錄。（6）公司的各種請示、批復等，包括紙質文件和電子文件。（7）公司的各種報表、統計資料等，包括紙質報表和電子報表。（8）公司的其他重要文件和資料。2.會計檔案的歸檔范圍（1）公司的各種會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。（2）公司的各種會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。（3）公司的各種會計報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。（4）公司的各種審計報告、驗資報告等。（5）公司的其他會計資料，如納稅申報表、發票等。3.工程檔案的歸檔范圍（1）公司的各種工程設計圖紙，包括建筑設計圖紙、結構設計圖紙、給排水設計圖紙、電氣設計圖紙等。（2）公司的各種施工記錄，包括施工日志、隱蔽工程驗收記錄、工程質量檢驗記錄等。（3）公司的各種驗收報告，包括分項工程驗收報告、分部工程驗收報告、單位工程驗收報告等。（4）公司的各種竣工圖紙，包括建筑竣工圖紙、結構竣工圖紙、給排水竣工圖紙、電氣竣工圖紙等。（5）公司的其他工程資料，如工程變更記錄、工程索賠資料等。4.人事檔案的歸檔范圍（1）公司員工的各種人事資料，如個人簡歷、身份證復印件、學歷證書復印件、職稱證書復印件等。（2）公司員工的各種勞動合同、聘用合同等。（3）公司員工的各種培訓記錄、考核評價等。（4）公司員工的各種獎懲記錄、任免文件等。（5）公司員工的其他人事資料。5.客戶檔案的歸檔范圍（1）公司的各種客戶資料，如客戶信息、購房合同、物業服務合同等。（2）公司的各種客戶投訴記錄、處理意見等。（3）公司的各種客戶滿意度調查資料等。（4）公司的其他客戶資料。6.其他檔案的歸檔范圍（1）公司的各種照片、音像資料，如公司活動照片、工程施工照片、客戶服務照片等。（2）公司的各種實物檔案，如公司的禮品、紀念品等。（3）公司的其他重要資料。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各項目公司應指定專人負責本部門、本項目公司檔案的收集工作，確保檔案的及時收集和完整歸檔。2.檔案管理人員應定期到各部門、各項目公司收集檔案資料，對收集到的檔案資料進行登記、整理和歸檔。3.對于重要的檔案資料，檔案管理人員應及時跟進收集，確保檔案的完整性和準確性。4.檔案管理人員應加強與各部門、各項目公司的溝通和協調，及時了解檔案資料的產生和流轉情況，確保檔案的及時收集。二、檔案的整理1.檔案管理人員應按照檔案的分類和歸檔范圍，對收集到的檔案資料進行分類整理、立卷歸檔。2.檔案的整理應遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。3.檔案的整理應采用科學的方法和技術，如分類法、編號法、裝訂法等，確保檔案的整齊、規范和美觀。4.檔案的整理應定期進行，一般每年進行一次，對于重要的檔案資料應及時進行整理和歸檔。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.公司檔案實行集中管理、分散保存的原則，公司總部設立檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和統一保管；各部門、各項目公司應設立檔案專柜，將本部門、本項目公司的檔案進行分類整理、立卷歸檔，并妥善保存。2.檔案管理人員應加強對檔案的保管工作，采取有效的措施，確保檔案的安全、完整和保密。3.檔案的保管應符合國家有關檔案管理的法律法規和標準規范，如《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理規范》等。4.檔案的保管應采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。5.檔案的保管應定期進行檢查和維護，及時發現和處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的完好無損。二、檔案的利用1.公司檔案的利用應遵循保密、便捷、高效的原則，積極為公司的各項工作提供便利，提高檔案的利用效率。2.檔案的利用應按照規定的程序和權限進行，一般由檔案管理人員根據利用者的需求，提供相應的檔案資料。3.檔案的利用應采用查閱、復制、摘錄等方式，不得擅自涂改、損毀檔案資料。4.對于重要的檔案資料，應經公司領導批準后，方可提供利用。5.檔案管理人員應加強對檔案利用的管理和監督，及時了解檔案利用的情況，發現問題及時處理。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.公司檔案的鑒定工作應由檔案管理部門負責組織，相關部門和人員參與。2.檔案的鑒定應按照檔案的價值和保管期限，對檔案進行分類鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。3.檔案的鑒定應采用科學的方法和技術，如價值分析法、保管期限表法等，確保檔案的鑒定結果準確、可靠。4.對于超過保管期限的檔案，應經檔案鑒定小組鑒定后，提出銷毀意見。二、檔案的銷毀1.檔案的銷毀工作應由檔案管理部門負責組織，相關部門和人員參與。2.檔案的銷毀應按照規定的程序和權限進行，一般由檔案管理人員提出銷毀意見，經檔案鑒定小組